문서보관기간 문의드립니다.

질문

저희는 현재 구.내부회계시스템을 사용하여 검토수준의 회사입니다. 앞으로 모회사 연결시스템을 사용예정이라, 현재 시스템에서 과거자료를 다운로드받아놓으려고하는데 18.11월기준 문서보관 제척기간이 8년으로 늘어남에 따라 좀 헷갈려서 문의드립니다. 현재시점에서 과거 5개년치만 보관해도 되는지? 과거 8개년치를 보관해야하는지? 궁금합니다.

답변

내부회계관리제도 평가와 관련된 문서의 보존기간은 외감법 등의 해석이 필요한 사항으로서, 본 위원회가 위 질의에 대한 답변을 드릴 수 없는 사항임을 양해하여 주시기 바랍니다. (참고) 참고로 기타 법령에서 규정하고 있는 장부등의 보존기한은 다음과 같으며, 해당 회사 내부 규정(예: 문서보관규정 등)에 따른 보관기간도 함께 고려할 필요가 있습니다.

• 상법 제33조(상업장부등의 보존) 제1항: 상인은 10년간 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 보존하여야 한다. 다만, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존하여야 한다.
• 「국세기본법」 제85조의3제1항 및 제2항: 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류를 성실하게 작성하여 비치해야 하고, 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 한다
• 외감법 제8조 제5항: 회사의 감사는 내부회계관리제도의 운영실태를 평가하여 이사회에 사업연도마다 보고하고 그 평가보고서를 해당 회사의 본점에 5년간 비치하여야 한다. 감사(위원회)의 평가보고서의 근거가 되는 경영진의 내부회계관리제도 운영실태보고서 및 그 평가 근거 문서(예: 설계 및 운영 평가 조서 및 증빙서류, 통제미비점 리스트 등)의 보존기간에 대해 모범규준 등에서 별도 규정된 바는 없습니다.
• 상장회사 내부회계관리규정 표준예시의 업무지침 제정을 위한 참고자료: 외감법 제35조 제3항의 과징금 부과 제척기한을 참고하여 문서보관 기간을 8년으로 제시하고 있습니다.

출처

https://www.k-icfr.org/sub/menu/qna.asp?rWork=TblRead&rNo=483&rGotoPage=47&rSchText=&rType=1

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