구매프로세스 업무분장 규정 문의

질문

안녕하십니까 담당자님. 회사의 현 상황은 다음과 같습니다. 구매 업무 프로세스 입니다. 사원 A = 구매요청서 작성 및 공급사 선정: 구매요청부서는 소요판단, 물품등록, 사양확정, 수량, 품질수준, 납기 등의 요구사항을 결정하고 비교견적을 통해 업체 선정 및 단가등을 포함한 구매요청서(견적서 첨부)를 작성함. 사원 B = 구매(발주): 구매요청서를 토대로 구매(발주)가 이루어짐. 사원 A = 입고/검수: 구매요청 건에 대해 입고 확인 및 검수를 진행함. 사원 B = 지출결의서 작성 및 매입전표 생성 : 입고확인서, 전자세금계산서, 구매요청서 등 필수 서류를 취합하여 지출결의서 작성 및 매입전표를 생성함. 사원 C = 대금지급: 작성된 지출결의서와 매입전표를 확인 후 공급사에 대금 지급을 진행함. 해당 프로세스에서 사원 A 와 사원 B 의 업무를 통합하여 사원 B 가 업무수행을 할경우 다양한 리스크가 발생할 것으로 예상됩니다,

• 실제로 물건을 구매하지 않고 구매했다고 보고가 가능함.
• 실제물건을 구매했더라도 그 물건이 실제 구매하려 했던 물품과 다를 수 있음. 따라서 개인 물품의 구매나 별도의 추가 물품을 같이 구매하여 횡령이 가능함.

이 외에도 많은 리스크가 있을 것으로 판단됩니다. 질문은 다음과 같습니다.

• 구매 프로세스 에서 필수로 분리해야 하는 권한(SOD)은 어떤것인지요?
• 구매 프로세스 업무분장관련 규정, 공식적인? 교육자료 등은 어디서 확인이 가능한지요?

답변

업무분장은 일반적으로 거래의 기록, 거래 승인 및 관련 자산의 보관에 대한 책임을 분리하는 것을 수반합니다(설계 운영 개념체계 문단A57). 다만 회사의 특성에 따라 업무분장이 필요한 기준의 정도는 다양할 수 있습니다(설계 및 운영 적용기법 문단 103). 따라서 본 운영위원회에서 특정 프로세스에서 필수로 분리해야 하는 권한을 구체적으로 제시할 수는 없으며, 공식적인 자료도 없음을 양해 부탁드립니다.

출처

https://www.k-icfr.org/sub/menu/qna.asp?rWork=TblRead&rNo=799&rGotoPage=16&rSchText=&rType=1

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