중소기업 비용 전결권한 규정 — 금액별 결재 단계·직무분리 원칙 설계 가이드

2. 금액 구간별 전결권한 설계 예시

다음은 직원 30~50명 규모의 중소기업에 적용할 수 있는 비용 전결권한 표 예시입니다. 회사 규모와 조직 구조에 맞게 조정하세요.

주의사항: 금액은 예시일 뿐입니다. 업종(제조업은 원자재 단가가 높아 기준 상향 필요), 거래 형태, 결재자 구성에 따라 조정해야 해요. 전결권한 표를 규정 문서로 정식화하고 전 직원에게 공지해야 해요.

3. 지출결의서 필수 기재사항

지출결의서는 비용 집행 전 작성하는 문서로, 사후 검토 시 집행 근거가 돼요. 다음 항목을 반드시 포함해야 해요.

4. 직무분리 3원칙 — 내부통제의 핵심

전결권한 규정만큼 중요한 것이 직무분리입니다. 한 사람이 지출 요청·승인·집행·기록을 모두 담당하면 부정이 발생해도 발견이 어렵습니다.

1. 요청과 승인 분리: 비용을 요청하는 사람(담당자)과 승인하는 사람(팀장·이사)을 다르게 해요. 팀장이 자신의 지출을 본인이 승인하면 통제가 안 됩니다.
2. 집행과 기록 분리: 실제 자금을 이체하는 사람(자금 담당)과 회계 기록(전표 입력)을 하는 사람을 다르게 해요. 같은 사람이 하면 이체 후 기록을 삭제·수정할 수 있습니다.
3. 자산 보관과 기록 분리: 현금·재고·고정자산을 보관하는 사람과 장부에 기록하는 사람을 다르게 해요. 특히 현금 담당자가 현금 장부도 관리하면 위험해요.

소규모 법인의 현실적 적용: 직원 5~10명 미만 소규모 법인에서는 직무분리를 완전히 구현하기 어렵습니다. 이 경우 대표이사가 정기적으로 통장 내역·전표를 직접 확인하고, 이중 서명(대표이사 + 담당자) 방식을 활용하면 리스크를 줄일 수 있습니다.

5. 전결권한 규정 도입 체크리스트

• 금액 구간별 전결권한 표 작성 완료
• 전결권한 표 이사회·주총 승인 또는 대표이사 결재로 공식화
• 지출결의서 양식 제작 및 전 직원 배포
• 직무분리 3원칙에 따라 담당 직무 재배분
• 금액 기준 초과 시 상위 결재자 승인 없이 집행 불가 프로세스 구축
• 분기별 지출결의서·전표 사후 검토 일정 수립
• ERP에서 전결권한 상한 초과 전표 생성 시 경고 알림 설정 (가능한 경우)