전도금(소액현금) 운영 완전 가이드 — 한도 설정·정산 주기·분개·실수 방지
요약
- 전도금은 부서별 소액 지출을 빨리 처리하려고 미리 지급하는 현금이에요. 지급, 지출, 정산, 보충의 4단계로 돌아가고 부서별 한도를 정해요.
전도금이란 무엇인가
전도금(前渡金, Petty Cash)은 부서나 담당자에게 미리 일정 금액의 현금을 지급해 소액 지출에 사용하게 하는 제도입니다. 매 거래마다 경영진의 승인·계좌이체를 받기 어려운 소액 지출(택배비·사무용품비·간식비 등)을 빠르게 처리할 수 있습니다.
전도금 제도의 기본 흐름:
- 지급: 경리팀이 부서에 정해진 한도 금액을 선지급 (예: 영업팀에 월 50만 원)
- 지출: 부서 담당자가 소액 지출 시 영수증 수령·보관
- 정산: 주기적으로(주 1회 또는 월 1회) 영수증과 잔액을 경리팀에 제출
- 보충: 지출액만큼 경리팀이 현금을 보충 지급
전도금 한도 설정과 부서별 관리
전도금 한도는 부서 특성과 월 소액 지출 예상액을 기준으로 설정해요. 너무 낮으면 자주 보충해야 하고, 너무 높으면 현금 관리 위험이 증가해요.
| 부서 예시 | 월 한도 예시 | 주요 지출 항목 |
|---|---|---|
| 영업팀 | 50~100만 원 | 거래처 방문 교통비·식비·소액 선물 |
| 총무팀 | 30~50만 원 | 사무용품·택배비·청소용품 |
| 연구소 | 30~50만 원 | 소모성 실험 재료·도서 |
| 생산팀 | 20~30만 원 | 소도구·소모품 긴급 구입 |
전도금 한도 초과 지출 방지: 한도를 초과하는 지출은 전도금이 아니라 일반 지출결의서·법인카드를 사용하도록 규정에 명시해야 해요. 단일 거래 한도(예: 3만 원 이상은 법인카드 사용)도 함께 설정하면 효과적입니다.
전도금 분개 처리
전도금의 회계처리는 4단계로 나뉘어요.
| 단계 | 분개 | 계정과목 예시 |
|---|---|---|
| ① 전도금 지급 | (차) 전도금 500,000 / (대) 현금 500,000 | 전도금(자산) 증가 |
| ② 지출 발생 (부서 내 처리) | 회계 장부에 미반영 (부서 내부 기록) | — |
| ③ 정산 및 보충 | (차) 교통비·소모품비 등 380,000 / (대) 현금 380,000 | 비용 계정 인식 + 현금 보충 |
| ④ 월말 잔액 검증 | 전도금 잔액 = 지급액 - 정산된 지출액 | 재무상태표 전도금 잔액 확인 |
정산 시 분개 설명: 보충 방식은 "지출된 금액만큼 현금을 다시 지급"하는 방식입니다. 영수증 합계가 38만 원이면 38만 원을 현금으로 지급하고, 비용(교통비·소모품비 등)과 현금을 각각 처리해요. 전도금 계정 잔액은 항상 처음 지급액을 유지해요.
현금 과부족 처리
정산 시 영수증 합계와 현금 잔액이 맞지 않는 경우가 생겨요.
- 현금 부족 (영수증 합계 < 현금 지출액): 원인 불명 지출이 있는 경우. 이유를 찾으면 해당 비용 계정으로 처리. 찾지 못하면 잡손실로 처리.
(차) 잡손실 X,000 / (대) 현금 X,000 - 현금 과잉 (영수증 합계 > 현금 잔액): 현금 관리 오류. 찾지 못하면 잡이익 처리.
(차) 현금 X,000 / (대) 잡이익 X,000
현금 과부족이 자주 발생하면 전도금 관리가 부실하다는 신호입니다. 부서 담당자에게 영수증 즉시 보관 습관을 교육하세요.
전도금 운영 실수 방지 체크리스트
- 부서별 전도금 한도 규정 문서화 완료 (규정에 금액·정산 주기·담당자 명시)
- 단일 거래 한도 초과 시 법인카드·지출결의서 사용 규칙 고지
- 정산 주기(주 1회 또는 월 1회) 고정 일정으로 캘린더 등록
- 정산 시 영수증·잔액 동시 제출 의무화
- ERP에서 부서별 전도금 계정 분리 설정 (부서 코드 구분)
- 월말 전도금 잔액과 장부 잔액 일치 여부 확인
- 현금 과부족 발생 시 원인 규명 → 잡손익 처리 기준 마련