직원 자격증 응시료 처리

직원 자격증 응시료 처리란?

직원이 자격증을 따는 데 드는 응시료·교재비·학원비·갱신 교육비를 회사가 지원할 때의 처리입니다. 그 자격이 직원이 맡은 업무에 필요한지가 기준입니다. 업무에 필요한 자격 취득 비용은 회사의 교육훈련비로 비용 처리하고 직원 급여로 과세하지 않습니다. 업무와 관계없는 개인 자격을 회사가 대신 내주면 그 금액은 근로소득이 돼요.

항목별 처리

비용을 대주는 것과 달리, 자격을 땄다고 주는 축하금·수당은 업무 관련 여부와 상관없이 근로소득입니다. 수당은 4대보험 보수에도 포함돼요.

응시료·교재비 부가세

국가자격 시험 응시료는 보통 부가세가 붙지 않고, 책(교재)은 면세, 인가받은 학원의 교육비도 면세라 대부분 매입세액이 없습니다. 인가받지 않은 온라인 강의 플랫폼 수강료는 과세일 수 있어 세금계산서나 카드 전표로 공제 여부를 확인해요.

자격증 지원 처리 예시

• 회계팀 직원의 전산회계 1급 준비: 응시료 2만 5천원, 교재 3만원, 인터넷 강의 15만원 → 모두 교육훈련비, 직원 과세 없음
• 영업직이 아닌 사무직 직원의 운전면허 학원비 지원: 업무 관련성이 약해 근로소득으로 과세 검토
• 합격 후 월 5만원 자격수당: 매월 급여에 포함해 원천징수

반환 약정

지원 금액이 크면 "취득 후 일정 기간 안에 퇴사하면 지원금을 반환한다"는 약정을 둘 수 있습니다. 약정은 과세 여부를 바꾸지는 않지만, 회사 규정에 따라 지원했다는 근거가 되어 직무 관련성 설명에 도움이 돼요. 반환 약정이 비과세 요건인 경우는 대학·대학원 학비(학자금)입니다. → 학자금 비과세

처리 절차

1. 사내 규정에 지원 대상 자격 목록(직무별), 지원 항목, 한도, 신청 방법을 적습니다.
2. 직원이 신청서에 자격명과 업무 관련성을 적고 부서장이 확인해요.
3. 회사가 직접 결제하거나, 직원이 먼저 내면 영수증·응시표를 받아 정산해요.
4. 합격 여부와 무관하게 지원하는지, 합격 시에만 지원하는지 규정대로 처리해요.
5. 직무 무관 지원분·축하금·수당은 급여대장에 넣어 원천징수해요.

자주 하는 실수

• 합격 축하금을 교육훈련비로 처리함 — 비용 지원이 아니라 보상이므로 근로소득입니다.
• 직원 개인 계좌로 현금 지원하면서 영수증을 받지 않음 — 교육비인지 급여인지 근거가 없습니다.
• 직무와 무관한 자격을 전 직원 복지로 지원하면서 과세하지 않음.