직원 출장비 정산 완전 가이드 — 일비·실비 구분부터 비과세 처리까지

2026년 6월 9일읽는 데 3분

요약

출장비의 구성 요소

직원 출장비는 크게 두 가지로 나뉘어요. 일비(日費)는 출장 일수에 따라 정액으로 지급하는 비용이고, 실비(實費)는 실제 지출한 교통비·숙박비·식비 등을 영수증 기준으로 지급하는 비용입니다.

출장비 비과세는 소득세법 제12조 및 같은 법 시행령 제12조에 근거해요. 두 가지 조건을 모두 충족해야 해요.

업무 목적: 회사 업무를 수행하기 위한 출장이어야 해요. 관광·개인 용무가 섞이면 해당 부분은 비과세 불가입니다.
사회 통념상 적정 수준: 임원·일반 직원 간 심한 차별이 없고, 동종 업계·기업 규모 대비 과도하지 않아야 해요. 국내 출장 일비 기준으로 임원 5만 원/일, 일반 직원 3만 원/일 수준이 통념 내로 인정받는 경우가 많습니다.

출장비 규정(여비규정)을 사규로 명문화해 두면 세무조사 시 비과세 근거가 명확해져요.

방식	선지급 (전도금 방식)	사후정산 (가지급금 방식)
흐름	출장 전 예상 금액 지급 → 출장 후 영수증 정산 → 차액 반납 또는 추가 지급	직원이 먼저 개인 지출 → 출장 후 영수증 제출 → 회사 지급
회계 처리	출장 전: (차) 가지급금 / (대) 현금·보통예금 → 정산 후: (차) 여비교통비 / (대) 가지급금	정산 시: (차) 여비교통비 / (대) 미지급금·보통예금
장점	직원 개인 부담 없음	실제 지출만 정산해 과지급 방지
주의점	정산 지연 시 가지급금 잔액 발생 → 인정이자 계산 대상	직원 일시 자금 부담

가지급금 주의: 선지급 후 정산을 1개월 이상 미루면 세무상 가지급금이 돼요. 출장 복귀 후 5영업일 이내 정산을 사규에 명시하십시오.

법인세법상 출장비는 업무 관련성과 적격 증빙 두 가지를 충족해야 손금으로 인정돼요.

업무 관련성 입증: 출장 신청서(사전)·출장 복명서(사후)에 방문처·목적·결과를 기록합니다. KTX·항공권은 출장지로의 이동을 입증해요.
적격 증빙: 3만 원 초과 지출은 세금계산서·신용카드 영수증·현금영수증 등 적격증빙이 필요해요. 간이영수증만 있는 경우 증명서류합계표 제출 대상입니다.
일비의 경우: 영수증 없이 정액으로 지급하더라도, 출장 사실(출장 신청서·복명서·이동 내역)만 입증되면 손금 인정돼요.

복명서 없이 일비만 지급: 일비는 영수증이 필요 없지만 출장 사실을 입증할 서류(출장 신청서·복명서·교통 내역)는 반드시 있어야 해요. 서류 없는 일비 지급은 근로소득으로 처리해야 해요.
가족 동반 출장 전액 비용 처리: 배우자·자녀를 동반한 출장에서 가족 교통비·숙박비를 전액 법인 비용으로 처리하면 비과세 부인 대상입니다. 가족분 비용은 제외하거나 급여 포함 처리해야 합니다.
고가 호텔 숙박비 전액 처리: 1박 50만 원 이상 고가 호텔은 업무상 불가피한 사유를 소명하지 못하면 초과분이 업무무관비용으로 손금불산입될 수 있습니다.
해외 출장 일비를 근로소득에서 제외 누락: 국내 출장은 비과세 범위가 넓지만, 해외 출장 일비는 국외근로소득 비과세 한도(일반 월 100만 원, 원양어선·외항선·해외건설 근로자 월 500만 원)와 별도로 적용되는 기준이 있습니다. 세무사와 금액 수준을 사전 확인하십시오.

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