법인카드에 개인 지출이 섞였을 때: 월말 비용 승인·불공제 분류 루틴
- 법인카드 내역에 개인 지출이나 접대성 지출이 섞이면 월말에 다섯 줄로 나눠 분류한 뒤 세무사에게 넘기면 돼요.
법인카드 내역은 왜 월말에 바로 나눠야 하나요?
법인카드는 결제 수단일 뿐, 결제된 모든 금액이 자동으로 회사 비용이 되는 것은 아닙니다. 국세청은 사업용 신용카드 자료를 조회할 수 있게 하고 매입세액 공제 가능성을 사전 분류하지만, 실제 지출 목적까지 회사 대신 판단해 주지는 않습니다.
특히 대표 개인 지출, 접대성 지출, 차량 관련 비용, 임직원 복리후생, 거래처 선물은 월말에 용도를 나누지 않으면 부가세 신고와 법인세 결산 때 다시 전표를 뒤져야 해요. 5~10인 회사라면 카드 사용 다음 달 초에 대표와 회계 담당자가 함께 승인 목록을 확정하는 루틴이 필요해요.
카드 내역을 다섯 줄로 먼저 분류하기
| 분류 | 예시 | 월말 처리 |
|---|---|---|
| 일반 업무비 | 소모품, 소프트웨어, 택배, 회의실 | 증빙과 사용 부서 저장 |
| 접대성 지출 | 거래처 식사, 선물, 경조사 | 상대방, 목적, 참석자 메모 |
| 복리후생 | 직원 식대, 회식, 교육비 | 대상 직원과 사내 기준 확인 |
| 불공제 검토 | 차량, 숙박, 항공, 주유, 면세 거래 | 부가세 공제 여부 별도 검토 |
| 개인 지출 의심 | 가족 사용, 생활용품, 사업 무관 결제 | 대표 확인 후 회사 비용 제외 검토 |
부가세 관점: 공제 후보와 불공제 후보를 나누기
국세청 사업용 신용카드 자료는 공급자 업종과 사업자 구분을 바탕으로 매입세액 공제 가능성을 분류해요. 다만 사업 무관 지출, 접대성 지출, 가사 지출, 비영업용 승용차 관련 비용 등은 불공제 검토 대상이 될 수 있습니다.
따라서 월말 카드 검토표에는 “카드 결제액”만 적지 말고, 공급가액, 부가세, 사용 목적, 공제 검토 결과를 함께 저장해야 해요. 공제 여부가 애매한 금액은 세무사가 신고 전 다시 판단할 수 있게 별도 목록으로 보내는 편이 유리합니다.
법인세 관점: 회사 비용인지 먼저 확인하기
법인카드 개인 사용 의심 항목은 단순히 부가세만의 문제가 아닙니다. 회사 업무와 관련 없는 지출이라면 비용 처리, 대표와의 정산, 급여성 처리 여부를 세무사와 확인해야 해요. 결산 때 한 번에 찾으려 하면 사용 목적을 기억하기 어렵고, 대표 확인도 늦어져요.
- 결제자와 실제 사용자가 같은지 확인해요.
- 거래처명만 보고 판단하지 않고 사용 목적을 한 줄로 남겨요.
- 사적 사용 의심 금액은 대표 확인 전까지 일반 비용으로 확정하지 않습니다.
- 반복되는 개인성 지출은 다음 달 카드 사용 규칙에 반영해요.
월말 승인 순서
- 카드사 사용 내역을 월 단위로 내려받습니다.
- 전자세금계산서, 현금영수증, 간이영수증을 같은 날짜와 금액으로 대조합니다.
- 지출 목적을 일반 업무비, 접대성, 복리후생, 불공제 검토, 개인 지출 의심으로 나눠요.
- 개인 지출 의심 항목은 대표에게 금액과 거래처를 보내 확인해요.
- 세무사에게 공제 검토 목록과 비용 제외 검토 목록을 분리해 전달해요.
- 다음 달부터 막을 수 있는 항목은 카드 사용 규칙에 추가합니다.
대표에게 보고할 한 장 요약
대표에게는 전체 카드 사용액보다 “확정 비용”, “세무 검토 필요”, “개인 지출 의심”, “현금 유출 영향” 네 줄로 보고하는 것이 좋습니다. 이렇게 해야 대표가 세금 리스크와 현금흐름을 동시에 볼 수 있습니다.
예를 들어 이번 달 카드 사용액이 1,200만 원이라도, 그중 90만 원이 개인 지출 의심이고 160만 원이 불공제 검토 대상이라면 세무사에게 전달할 자료와 대표가 환급·정산할 자료가 달라져요.