직원 횡령을 발견했을 때 — 손실 계상·손해배상채권·대손 처리 순서

2. 횡령손실 계상과 손해배상채권 인식

빠져나간 돈은 회사의 순자산을 줄인 사실이므로, 장부상 예금 잔액을 실제 잔액에 맞추면서 횡령손실을 계상하는 것이 첫 단계입니다. 법인세법 제19조 제1항은 손금을 자본 또는 출자의 환급, 잉여금의 처분 등을 제외하고 순자산을 감소시키는 거래로 생긴 손실 또는 비용으로 정하고, 같은 조 제2항은 사업과 관련해 발생한 통상적인 손실을 손비로 봐요. 다만 횡령은 회사가 횡령자에게 손해배상을 청구할 수 있는 상태를 함께 만들어요. 그래서 회계에서는 손실만 남기지 않고, 청구권이 확정되는 시점에 손해배상채권을 별도로 올려요. 청구권 인식 기준은 위키 문서 손해배상 채권에 따로 있으므로, 여기서는 처리 순서만 봐요.

1. 횡령액을 확인한 날, 예금을 실제 잔액에 맞추고 횡령손실로 계상해요.
2. 횡령자의 변상 합의서, 확정판결, 조정조서처럼 받을 권리가 문서로 확정되면 손해배상채권(미수금)을 올립니다.
3. 결산일마다 채권의 회수 가능성을 다시 평가하고, 회수가 불확실한 금액은 대손충당금 설정이나 대손 처리 여부를 검토해요.

청구서만 보낸 단계에서 채권으로 올릴 수 있는지는 받을 권리가 확정됐다고 볼 수 있는지에 따라 갈리므로, 결산 주석이나 내부 보고서에 청구권 보유 사실을 남겨 두는 편이 안전해요. 세무상 횡령 손실을 곧바로 손금에 넣을 수 있는지, 아니면 청구권이 있는 동안은 채권으로 두어야 하는지는 조문만으로 결론을 낼 수 없는 쟁점입니다. 신고 전에 세무대리인과 확인할 항목으로 남겨 둬요.

3. 대손금으로 손금에 넣는 시점

손해배상채권을 올렸다면 못 받게 된 금액은 대손금으로 처리하는 경로를 검토하게 돼요. 법인세법 제19조의2 제1항은 채무자의 파산 등 대통령령으로 정하는 사유로 회수할 수 없는 채권의 금액을 대손금으로 손금에 산입한다고 정해요. 사유는 시행령 제19조의2 제1항 각 호에 열거되어 있고, 횡령 사건에서 자주 만나는 항목은 다음과 같습니다.

제3항 제2호에 따라 제7호부터 제13호까지의 사유는 회사가 결산에서 손비로 계상해야 그 사업연도의 손금이 됩니다. 사유가 생겼는데 장부에 비용으로 올리지 않았다면 그 연도에는 손금으로 인정받기 어렵습니다. 반대로 제1호부터 제6호까지(제5호의2 포함)의 사유는 사유 발생일이 속한 사업연도에 손금이 되므로, 소멸시효가 지났는데도 채권을 장부에 계속 두고 있었다면 시효 완성 연도를 기준으로 점검해야 해요.

주의할 조항이 하나 더 있습니다. 법 제19조의2 제2항 제2호는 법 제28조 제1항 제4호 나목의 가지급금 등, 즉 특수관계인에게 업무와 관련 없이 지급한 가지급금 등에는 대손금 규정을 적용하지 않는다고 정해요. 이때 특수관계인 여부는 대여 시점을 기준으로 판단해요. 법인세법 시행령 제2조 제8항 제3호 가목은 법인의 임원·직원도 특수관계인 범위에 넣고 있습니다. 횡령 채권이 이 제외 조항의 가지급금 등에 해당하는지는 조문만으로 단정할 수 없는 쟁점이므로, 횡령자가 임원이거나 직원인 경우 대손 처리 전에 세무대리인에게 확인해야 합니다.

4. ㈜예시상사 사례로 보는 처리 순서

㈜예시상사는 12월 결산 법인입니다. 자금 담당 직원이 2026년 3월부터 9월까지 일곱 차례에 걸쳐 총 3,600만원을 개인 계좌로 이체한 사실이 2026년 10월에 확인되었습니다. 횡령 기간이 모두 2026 사업연도 안이므로 전기오류수정 문제는 생기지 않습니다. 직원은 2026년 11월에 2,000만원을 변상하는 합의서를 쓰고 같은 달 2,000만원을 실제로 갚았습니다. 남은 1,600만원은 2027년 6월에 확정된 법원의 면책결정으로 회수할 수 없게 되었다고 가정해요.

2026 사업연도는 횡령손실 3,600만원과 손해배상이익 3,600만원이 상쇄되므로 순자산은 변상금 입금 후 1,600만원의 미수금만큼 남습니다. 2027 사업연도에는 면책결정이 시행령 제19조의2 제1항 제5호의 사유에 해당하고, 사유 발생일이 속한 2027 사업연도의 손금으로 1,600만원을 대손금으로 신고하는지 검토하게 돼요. 여기서 직원이라는 지위가 앞서 본 제외 조항에 걸리는지가 마지막 쟁점입니다. 위 분개는 설명을 위한 예시이며, 계정과목과 순서는 회사의 회계방침에 따라 다를 수 있습니다.

변상금을 나중에 일부 회수하는 경우에도 정리가 필요해요. 법 제19조의2 제3항은 대손금으로 손금에 넣은 금액 중 회수한 금액은 회수한 날이 속하는 사업연도의 익금으로 산입한다고 정해요. 2027년 이후에 면책된 1,600만원 중 일부가 들어오면 그 사업연도의 익금으로 올려야 합니다.

5. 신고 때 첨부하는 서류와 자료

대손금을 손금으로 신고하는 회사는 법인세 신고와 함께 대손충당금및대손금조정명세서를 제출해야 합니다(시행령 제19조의2 제8항, 법 제19조의2 제4항). 명세서 외에 아래 자료를 한 묶음으로 보관해 두면 사후 검증 때 설명이 쉬워져요.

• 횡령 금액과 기간을 확정한 내부 조사 보고서와 은행 거래내역
• 횡령자의 변상 합의서, 지급 내역, 입금 증빙
• 회수불능 사유를 증명하는 법원 결정문이나 조정조서 사본
• 횡령자의 지위를 확인할 수 있는 인사기록
• 대손으로 처리한 이사회 보고 또는 결재 문서

6. 자주 하는 실수

• 횡령 금액을 확정하지 않은 채 장부를 고쳐요. 조사 중에 금액이 바뀌면 분개를 다시 해야 하므로, 은행 거래내역과 조사 보고서로 금액을 먼저 확정해요.
• 손해배상채권을 올린 뒤 회수 가능성 평가를 하지 않습니다. 변상 합의서가 있어도 횡령자의 재산이 없으면 채권은 장부에서 가치가 없습니다. 결산마다 회수 가능성을 다시 봐요.
• 회수불능 사유가 생긴 연도에 손비로 계상하지 않습니다. 시행령 제19조의2 제3항 제2호에 해당하는 사유는 손비로 계상한 날이 속하는 사업연도에 손금이 되므로, 결산에서 올리지 않으면 그 연도의 손금 기회를 놓쳐요.
• 소멸시효가 지난 채권을 그대로 둬요. 시효 완성 사유는 사유 발생일의 사업연도가 기준이므로, 채권 목록을 연 1회 시효 기준으로 점검합니다.
• 변상금 회수를 익금으로 올리지 않습니다. 이미 손금에 넣은 대손금을 나중에 회수하면 회수한 날이 속하는 사업연도의 익금입니다.

7. 처리 체크리스트

• 횡령 금액·기간·횡령자 지위를 문서로 확정했습니다.
• 횡령 기간이 전기에 걸쳐 있는지 확인하고, 걸쳐 있으면 전기오류수정 여부를 판단했습니다.
• 횡령손실 계상과 손해배상채권 인식 시점을 정했습니다.
• 회수불능 사유가 시행령 제19조의2 제1항 어느 호인지 확인했습니다.
• 횡령자가 특수관계인에 해당할 때의 대손 처리 가능 여부를 세무대리인과 확인했습니다.
• 대손충당금및대손금조정명세서와 증빙 서류를 준비했습니다.
• 변상금 회수 시 익금 산입 시점을 관리 목록에 올렸습니다.