종이 영수증 스캔·전자화 문서 보존법령 실무 가이드
요약
- 종이 영수증을 스캔해 전자 파일로 보관하려면 국세청 고시 기준의 요건을 맞춰야 해요. 원본을 폐기하려면 별도 조건도 충족해야 해요.
전자화 문서 보존의 법적 근거
법인은 장부와 관련 서류를 사업연도 종료일로부터 10년간 보존해야 합니다(국세기본법 제85조의3, 법인세법 제116조). 2020년 이후 국세청 고시(전자문서 및 전자서명 서비스 제공에 관한 고시)에 따라 종이 원본을 스캔한 전자 이미지도 일정 요건을 충족하면 원본과 동일한 효력이 인정돼요.
전자화 문서 요건 (국세청 고시 기준)
| 요건 | 세부 내용 |
|---|---|
| 해상도 | 200dpi 이상, 문서 내용이 육안으로 식별 가능 |
| 색상 | 원본 색상 재현 (영수증 도장·서명 포함) |
| 파일 형식 | PDF, TIFF, JPEG 등 열람 가능 형식 |
| 무결성 | 스캔 후 편집·수정 불가 (PDF/A 형식 권장) |
| 메타데이터 | 스캔 일자·담당자·원본 폐기 여부 기록 |
| 인덱싱 | 날짜·거래처·금액 등으로 검색 가능한 구조 |
원본 폐기 조건
전자화 문서를 근거로 원본 종이 영수증을 폐기하려면 다음 요건을 모두 충족해야 합니다:
- 국세청 고시 요건을 충족하는 스캔·저장 절차를 거쳤을 것
- 전자화 문서의 무결성이 확인됐을 것 (해시값·타임스탬프)
- 전자화 문서 보존 시스템이 접근 로그를 유지할 것
- 원본 폐기 기록(일자·방법·담당자)을 별도 보관할 것
주의: 국세청이 세무조사에서 전자화 문서만 있는 경우, 원본이 없어도 요건 충족 시 인정하지만 요건 미충족이 의심되면 불인정할 수 있습니다. 고가·고위험 거래(10만 원 이상)는 원본을 최소 3년은 병행 보관하는 것이 안전해요.
보존 기간 요약
| 서류 유형 | 보존 기간 | 법적 근거 |
|---|---|---|
| 장부·전표·세금계산서 | 10년 | 국세기본법 제85조의3 |
| 법인세 신고서 | 10년 | 법인세법 제116조 |
| 전자세금계산서 | 10년 (국세청 서버 보관) | 부가가치세법 제32조 |
| 근로계약서·급여명세서 | 3년 (근로기준법) | 근로기준법 제42조 |
| 주주총회 의사록·이사회 의사록 | 10년 이상 (상법) | 상법 제396조 |
실무 전자화 절차
- 스캔 — 복합기·스캐너(200dpi 이상)로 PDF 저장. 파일명에 날짜·거래처·금액 포함 (예: 20260608_한전_123000.pdf)
- 분류·저장 — 연도·월·계정별 폴더 구조로 저장. 개인 PC가 아닌 공용 서버 또는 클라우드 저장.
- 무결성 확인 — PDF/A 형식으로 저장하거나, 스캔 즉시 해시값 생성 후 기록.
- 원본 처리 — 중요 거래는 원본 보관 또는 봉투에 넣어 연도별 보관. 소액(1만 원 미만)은 일정 기간 후 폐기 가능.
체크리스트
- 스캔 해상도가 200dpi 이상인가?
- 전자화 파일이 공용 서버 또는 클라우드에 저장되어 있는가?
- 파일명에 날짜·거래처·금액이 포함됐는가?
- 전자화 문서 접근 로그가 유지되는가?
- 고가·고위험 거래 원본을 별도 보관하고 있는가?
- 보존 기간 10년 후 폐기 일정이 계획됐는가?
Q1. 스마트폰으로 촬영한 영수증 사진도 전자화 문서로 인정되나요?
사진 해상도와 무결성 요건을 충족하면 인정 가능해요. 단, 사진 파일은 편집이 쉬워 무결성 입증이 어렵습니다. 경비지출 앱(웹케시·네이버 경비 등)을 통해 스캔한 경우 앱 자체가 타임스탬프와 무결성 처리를 하므로 더 안전해요.
Q2. 전자 세금계산서는 별도 보관이 필요한가요?
전자세금계산서는 국세청 서버에 10년간 보관되므로, 발행인과 수취인 모두 국세청 홈택스에서 조회 가능해요. 별도 파일 저장 없이도 법적 보존 의무를 충족해요.