소액현금(정액자금전도제) 운영과 회계처리 실무
요약
- 소액 지출은 정액자금전도제로 소액현금을 운영하고, 전도금 한도를 정해 회계처리해요.
소액현금(정액자금전도제)이란?
부서별로 일정 금액의 현금을 미리 지급하고, 소액 지출을 자체적으로 처리하게 한 뒤 사용액만큼 보충해 주는 현금 관리 방법이에요. 매번 회계팀에 승인받지 않아도 소액 지출이 가능해 업무 효율이 높아져요.
운영 절차
- 전도금 지급: 회계팀 → 각 부서에 일정액 지급 (예: 30만 원)
- 소액 지출: 부서에서 필요할 때마다 지출 (영수증 보관)
- 보고 및 보충: 정기적으로(주 1회 또는 월 1회) 사용 내역 보고 + 사용액만큼 보충
- 월말 잔액 확인: 현금 잔액과 영수증 합계가 전도금 총액과 일치하는지 확인
회계처리 분개
1. 전도금 지급 시
| 계정 | 차변 | 대변 |
|---|---|---|
| 소액현금(자산) | 300,000 | |
| 보통예금 | 300,000 |
2. 보충 시 (소모품비 12만 원, 교통비 8만 원 사용)
| 계정 | 차변 | 대변 |
|---|---|---|
| 소모품비 | 120,000 | |
| 여비교통비 | 80,000 | |
| 보통예금 | 200,000 |
보충 시 소액현금 계정을 거치지 않고 바로 비용 계정으로 처리해요.
3. 월말 잔액 불일치 (현금 과부족) 발생 시
| 계정 | 차변 | 대변 |
|---|---|---|
| 잡손실 (현금 부족) | 5,000 | |
| 소액현금 | 5,000 |
전도금 한도 설정 기준
- 부서 규모, 월별 평균 소액 지출 수준 고려
- 일반적으로 1~2주 분 소액 지출액을 기준으로 설정
- 너무 크면 관리가 느슨해지고, 너무 작으면 잦은 보충 요청 발생
내부통제 체크포인트
| 통제 항목 | 방법 |
|---|---|
| 영수증 100% 수취 | 지출 시 반드시 영수증 첨부 |
| 정기 실사 | 현금 잔액 + 영수증 합계 = 전도금 총액 확인 |
| 사용 한도 설정 | 건당 5만 원 이하 등 규정 수립 |
| 사용 목적 제한 | 업무용 지출만 허용, 개인 지출 금지 |
| 담당자 교체 시 인수인계 | 현금 실사 후 인계 |
디지털 전환 대안
최근에는 소액현금 대신 다음 수단을 활용하는 기업이 늘고 있어요:
- 법인 선불카드: 충전 한도 내에서 사용, 영수증 자동 수집
- 경비처리 앱: 사진 촬영으로 영수증 자동 업로드·정산
- 법인카드 부서별 발급: 사용 내역 실시간 모니터링 가능
실무 주의사항
- 소액현금은 반드시 별도 장부(소액현금출납장) 작성
- 현금 부족이 반복되면 횡령 위험 신호 — 즉각 조사 필요
- 결산 시 소액현금 잔액도 현금및현금성자산에 포함