학원 수강료 환불 요청이 왔을 때 — 학원법 반환 기준으로 금액을 계산하고 면세 매출·현금영수증·카드 취소 정리
- 학원 수강료는 반환 사유가 생긴 날부터 5일 안에 학원법 별표 4 기준으로 계산해 돌려줘야 해요. 본인 의사로 그만둘 때의 시간 비율 계산과 장기 과정의 월별 계산, 카드·현금영수증 취소, 면세 매출 정정까지 사례 숫자로 담았습니다.
학원 원장이나 회계 담당자는 수강생이 중간에 그만두겠다고 할 때 두 가지를 동시에 처리해야 해요. 하나는 학원법이 정한 기준으로 얼마를 돌려줄지 계산하는 일이고, 다른 하나는 이미 끊은 카드 결제와 현금영수증, 장부의 수강료 수입을 돌려준 만큼 고치는 일입니다. 환불 비율은 수강 기간이 한 달 이내인지 넘는지, 수강이 얼마나 진행됐는지, 그만두는 이유가 수강생 본인 의사인지 학원 사정인지에 따라 달라지고, 세무 처리는 수강료가 면세인지 과세인지에 따라 갈려요. 아래에서는 반환 사유와 기한, 금액 계산식, 결제 수단별 정정, 장부 처리를 순서대로 다뤄요.
학원법이 정한 반환 의무와 5일 기한
학원의 설립·운영 및 과외교습에 관한 법률 제18조 제1항은 학습자가 수강을 계속할 수 없거나 학원 등록말소 등으로 교습을 계속할 수 없는 경우 학습자에게서 받은 교습비등을 반환하는 등 필요한 조치를 하도록 정해요. 반환 사유와 금액은 같은 법 시행령 제18조에서 정해요. 반환 사유는 세 갈래입니다.
| 반환 사유 | 해당 상황 |
|---|---|
| 학습자의 학원 격리 | 감염병 예방을 위한 격리 등 법 제5조의2에 따라 학원에서 격리된 경우 |
| 학원 쪽 사정 | 등록 말소, 교습소 폐지, 교습정지 명령을 받은 경우와 교습이나 학습장소 제공이 불가능해진 경우 |
| 학습자의 수강 포기 | 학습자가 본인 의사로 수강이나 학습장소 사용을 포기한 경우 |
반환 사유가 생기면 시행령 제18조 제3항에 따라 별표 4의 반환기준대로 반환사유 발생일부터 5일 이내에 돌려줘야 해요. 환불 요청을 받은 날과 학원 내부 정산일을 따로 두지 말고, 사유가 생긴 날을 기준으로 5일을 세요. 시행령 제18조 제4항은 학원 운영에 지장이 없는 범위에서 교습비등을 감면할 수 있다고 정하는데, 이는 기준보다 더 돌려주는 방향의 재량이며 기준 이하로 돌려줘도 된다는 뜻이 아닙니다.
본인 의사로 그만둘 때의 반환 금액
수강생이 본인 의사로 그만두는 경우는 교습 기간이 한 달 이내인지 한 달을 넘는지에 따라 계산이 달라져요. 별표 4의 내용은 시도교육청의 학원 안내 자료에 정리된 기준으로 확인했습니다.
| 교습 기간 | 반환 시점 | 반환 금액 |
|---|---|---|
| 1개월 이내 | 교습 시작 전 | 이미 낸 교습비등 전액 |
| 1개월 이내 | 총 교습시간의 3분의 1이 지나기 전 | 이미 낸 교습비등의 3분의 2 |
| 1개월 이내 | 3분의 1이 지난 후 2분의 1이 지나기 전 | 이미 낸 교습비등의 2분의 1 |
| 1개월 이내 | 총 교습시간의 2분의 1이 지난 후 | 반환하지 않음 |
| 1개월 초과 | 교습 시작 전 | 이미 낸 교습비등 전액 |
| 1개월 초과 | 교습 시작 후 | 그만둔 달분은 1개월 이내 기준으로 계산한 금액, 아직 시작하지 않은 달분은 전액 |
학원이 교습을 못 하게 된 경우와 학습자가 격리된 경우에는 일할 계산을 해요. 교육청 안내 자료에 따르면 반환액은 이미 낸 교습비등에서 일할 교습비에 교습 시작일부터 사유 발생일 전날까지의 일수를 곱한 금액을 뺀 값입니다. 이 경우에는 시간 비율 구간이 적용되지 않고 이용한 일수만큼의 교습비를 제하는 구조이므로, 본인 의사 포기 건과 같은 표를 쓰면 안 됩니다.
1개월 이내 기준에서 총 교습시간은 수강한 기간 전체의 수업 시간이고, 경과 시간은 반환 사유가 생긴 날까지 실제 지난 수업 시간으로 세요. 구간 경계에 걸리는 경우(정확히 3분의 1, 2분의 1)는 조문 문언이 '지나기 전'과 '지난 후'로 나뉘어 있어 해석이 갈릴 수 있으므로 관할 교육지원청에 확인해요.
반환 금액 계산 사례
㈜예시상사가 운영하는 예시학원의 두 가지 사례입니다. 금액은 교습비 기준이며 교재비 등은 따로 보지 않습니다.
| 구분 | 사례 A(1개월 과정) | 사례 B(3개월 과정) |
|---|---|---|
| 납부 교습비 | 240,000원 | 540,000원(월 180,000원) |
| 총 교습시간 | 24시간 | 월 18시간 |
| 그만둔 시점 | 10시간 경과 | 2개월째 4시간 경과 |
| 적용 기준 | 3분의 1(8시간) 지나고 2분의 1(12시간) 전이라 2분의 1 | 그만둔 달은 3분의 1(6시간) 전이라 3분의 2, 나머지 1개월은 전액 |
| 반환 금액 | 240,000 × 1/2 = 120,000원 | 180,000 × 2/3 = 120,000원 + 180,000원 = 300,000원 |
| 학원 유보 금액 | 120,000원 | 240,000원(1개월분 180,000원 + 2개월째 60,000원) |
사례 B에서 첫 달분 180,000원은 이미 수강을 마쳤으므로 반환 대상이 아닙니다. 그만둔 달인 2개월째 몫 180,000원 중 3분의 2인 120,000원과, 아직 시작하지 않은 3개월째 몫 180,000원을 합해 300,000원이 반환액입니다. 원 단위로 나누어떨어지지 않는 금액이 나오면 원 미만 처리 방법을 조문으로 확인하지 못했으므로, 학원 규칙에 처리 방식을 미리 적어 두는 것이 분쟁을 줄입니다.
결제 수단별 정정 방법
돌려줄 금액이 정해지면 받은 방식대로 되돌려요.
| 결제 수단 | 정정 방법 | 확인할 점 |
|---|---|---|
| 신용카드 | 승인 취소 | 전액 반환이면 승인 취소, 일부 반환이면 부분 취소가 되는지 카드 단말기 기능 확인 |
| 현금(계좌이체) | 수강생 계좌로 환불액 이체 | 이체 내역과 환불 사유 기록 보관 |
| 현금영수증 발급분 | 환불 금액만큼 현금영수증 취소 | 취소 일자와 환불 일자 일치 여부 |
| 계산서 발급분(기업 위탁 수강 등) | 계산서 정정 발급 | 당초 발급 내역과 환불 금액 대조 |
카드와 현금영수증은 취소 처리가 되지 않으면 수강생 쪽에서는 교육비 지출로 남고 학원 쪽에서는 환불한 금액까지 수입으로 신고된 상태가 돼요. 환불을 현금으로 이체하고 결제 기록은 그대로 두는 것이 가장 흔한 누락입니다.
면세 매출과 장부 정정
학원 교습은 부가가치세법 제26조 제1항 제6호의 교육 용역으로 면세입니다. 시행령 제36조 제1항 제1호는 주무관청에 등록된 학원 등에서 가르치는 것을 면세 범위로 정해요. 다만 같은 조 제2항에 따라 무도학원과 자동차운전학원은 면세에서 제외되므로, 이런 학원의 환불은 과세 거래의 환불이어서 부가세 정정이 따라와요. 일반 교과·예능·외국어 학원의 환불은 부가세가 없습니다.
환불액은 수강료 수입에서 차감합니다. 같은 과세기간 안에 환불하면 그 해 수입금액이 환불액만큼 줄어들어요. 개인사업자인 학원의 수입금액은 소득세법 제78조에 따른 사업장 현황신고에서 다음 해 2월 10일까지 신고하므로, 환불이 연말에 몰렸다면 신고 전에 수입금액에 반영됐는지 확인해요.
| 구분 | 차변 | 대변 | 금액 |
|---|---|---|---|
| 수강료 수령(사례 B) | 현금 및 예금 | 교습비수입(면세) | 540,000원 |
| 환불(사례 B) | 교습비수입(환불 차감) | 현금 및 예금 | 300,000원 |
미리 낸 수강료를 선수금으로 처리하는 학원이라면 환불 시 선수금에서 먼저 차감해요. 장부상 수입이 최종 240,000원이 되어야 사례 B의 유보 금액과 맞습니다.
자주 하는 실수
- 5일 기한을 환불 요청 접수일로 착각: 기한은 반환 사유 발생일부터 5일입니다.
- 한 달 과정 기준을 장기 과정에 그대로 적용: 한 달을 넘는 과정은 그만둔 달분만 시간 비율로 계산하고 나머지 달분은 전액 돌려줍니다.
- 학원 사정 환불에 시간 비율 적용: 학원이 교습을 못 하게 됐거나 학습자가 격리된 경우는 일할 계산입니다.
- 카드 취소나 현금영수증 취소 누락: 이체로만 돌려주면 수강생 지출 증빙과 학원 수입이 어긋나요.
- 운전학원·무도학원을 면세로 오인: 두 업종은 교육 용역 면세에서 빠져요.
환불 처리 점검 목록
- 반환 사유가 세 가지 중 무엇인지 확인하고 사유 발생일을 기록
- 사유 발생일부터 5일 이내 환불 완료 일정 확정
- 교습 기간이 1개월 이내인지 초과인지에 따라 별표 4 계산
- 총 교습시간과 사유 발생일까지 경과한 교습시간 확인
- 카드 승인 취소, 현금영수증 취소, 계산서 정정 중 해당 건 처리
- 수강료 수입 차감 분개와 환불 계산 근거 보관