장부·증빙 보관 — 몇 년이나 가지고 있어야 하나
요약
- 신고가 끝났어도 장부와 증빙은 바로 버리면 안 되고 정해진 기간 동안 보관해야 해요. 증빙이 없으면 불이익이 생기고, 전자 파일로 보관해도 돼요.
신고했다고 바로 버리면 안 돼요
세금 신고를 마치면 장부와 영수증·세금계산서 같은 증빙을 정리하고 싶어져요. 하지만 바로 버리면 안 돼요. 법으로 정해진 기간 동안 보관해야 해요. 나중에 세무서가 확인을 요청하거나 세무조사가 나오면 그때 증빙으로 사실을 입증해야 하기 때문입니다.
정해진 기간 보관
장부와 증빙은 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해요. 역외거래 자료는 7년, 법인의 상업장부와 중요 서류는 상법에 따라 10년 보관해야 해요. 그래서 "올해 신고 끝났으니 작년 자료는 버려도 된다"고 생각하면 위험해요.
증빙이 없을 때 불이익
| 상황 | 결과 |
|---|---|
| 증빙 있음 | 비용·거래를 입증 |
| 증빙 없음 | 비용 부인·가산세 위험 |
증빙이 없으면 실제로 쓴 비용이라도 입증하지 못해 인정받기 어렵습니다. 나중에 비용이 부인되면 세금과 가산세를 더 내게 돼요. 그래서 보관은 단순 의무를 넘어 회사를 지키는 일입니다.
전자로 보관해도 돼요
종이로 쌓아 두기 부담스러우면 전자적 방법으로 보관할 수 있습니다. 전자세금계산서나 스캔 자료 등을 요건에 맞게 보관하면 돼요. 다만 나중에 찾아볼 수 있게 분류·정리해 두어야 실제로 도움이 돼요. 보관만 하고 못 찾으면 의미가 없습니다.
점검표
- 장부·증빙의 보존기간을 확인해요.
- 연도별로 분류해 보관해요.
- 전자 보관 요건을 확인해요.
- 찾기 쉽게 정리해요.
- 보존기간 전 자료를 폐기하지 않습니다.
- 세무조사 대비 자료를 점검합니다.
대표에게 보고할 항목과 세무대리인에게 확인할 항목
| 대상 | 질문 예시 | 자료 |
|---|---|---|
| 대표 보고 | 장부·증빙은 일정 기간 보관해야 합니다 | 보관 현황 |
| 대표 보고 | 없으면 비용 입증이 안 됩니다 | 증빙철 |
| 세무대리인 | 우리 자료의 보존기간은요? | 신고 연도 |
| 세무대리인 | 전자 보관 요건은요? | 보관 방식 |