잔액조회서 회신이 오지 않는 거래처 — 감사인 대체적 절차에 낼 증빙 준비

2. 회사가 먼저 할 일

대체 증빙을 만들기 전에 회사가 해 볼 수 있는 일이 있습니다. 감사기준서 505 문단 A4는 조회처가 경영진의 승인이나 독려가 있는 조회서에 대해서만 회신하려고 할 수 있다고 설명해요. 또 문단 A7은 합리적인 기간 안에 회신을 받지 못하면 감사인이 추가 조회서를 보낼 수 있고, 주소가 맞는지 다시 확인한 뒤 보내는 방법을 예로 들어요.

• 감사인과 협의한 범위에서 거래처 담당자에게 전화나 메일로 조회서가 감사인으로부터 갔다는 사실을 알리고 회신을 부탁해요.
• 반송된 경우 사업자등록증 사본과 최근 세금계산서의 주소로 거래처 주소를 다시 확인해 감사인에게 알려요.
• 회신은 감사인에게 직접 가야 해요. 문단 6(a)가 외부조회를 조회처로부터 직접 입수한 서면 회신으로 정의하고, 문단 A11은 회신이 감사인에게 간접적으로 전달되는 경우를 신뢰성에 의문이 생기는 상황으로 듭니다.
• 회신서가 회사로 잘못 왔다면 회사가 감사인에게 전달하지 말고, 그 사실을 감사인에게 알려 감사인이 조회처에게 직접 서면 회신을 요청하게 해요. 문단 A14는 회신이 감사인에게 간접적으로 전달된 경우 감사인이 조회처에게 직접 서면 회신을 요청할 수 있다고 설명해요.
• 거래처 담당자가 전화로 맞다고 답한 경우에도 구두 회신은 그 자체로는 외부조회의 정의를 충족하지 못합니다(문단 A15). 감사인이 조회처에게 서면 회신을 요청할 수 있고, 서면 회신이 오지 않으면 문단 12의 대체적 감사절차가 필요해요.

3. 계정별 대체 증빙

감사기준서 505 문단 A18은 미회신의 대체적 감사절차 예를 다음과 같이 들어요. 매출채권 잔액에는 재무제표일 후 특정 현금회수, 선적서류, 보고기간말에 근접하여 발생한 매출거래에 대한 조사가 있고, 매입채무 잔액에는 재무제표일 후 현금지급, 제3자로부터의 서신, 상품수령증과 같은 기타 기록의 조사가 있습니다. 회사는 이 예시에 맞춰 다음 자료를 거래처별로 묶어 둬요.

선급금, 미수금, 미지급금처럼 기준서가 예를 들지 않은 계정은 같은 원리로 후속 현금 흐름과 거래 사실을 보여 주는 외부 증빙을 모읍니다. 기준서 문구에 없는 계정이므로 어떤 증빙이 충분한지는 감사인과 확인해요.

4. 증빙 준비 순서

1. 미회신 목록과 기말 잔액 확정: 감사인이 알려 준 미회신 거래처마다 기말 잔액과 계정을 적은 표를 만들어요. 반송된 거래처와 회신이 불충분한 거래처도 넣습니다.
2. 잔액을 미결제 거래 단위로 분해: 거래처 잔액을 세금계산서나 거래명세서 단위로 나눠요. 대체 증빙은 잔액 전체가 아니라 잔액을 이루는 거래마다 붙습니다.
3. 후속 현금 흐름 대응: 거래마다 기말 이후 입금(매출채권)이나 지급(매입채무)이 있었는지 통장 내역과 대조해요.
4. 후속 흐름이 없는 거래는 거래 사실 증빙: 납품확인서, 입고증, 계약서 등 거래가 실제 있었음을 보여 주는 자료를 붙입니다.
5. 기말 근접 거래는 귀속 시기 확인: 12월 말 매출이 12월에 납품되었는지 출고일과 인수일을 확인합니다.
6. 이의·분쟁 여부 확인: 거래처가 대금 일부를 다투고 있다면 그 사실과 합의 자료를 함께 둬요.
7. 매칭표 작성: 위 자료를 거래처별 한 장짜리 표로 연결해 감사인이 같은 자료를 두 번 요청하지 않게 해요.

5. ㈜예시상사 예시

㈜예시상사는 12월 결산법인이고 감사인이 보낸 조회서 중 B사가 회신하지 않았습니다. 12월 31일 B사 매출채권 잔액은 66,000,000원이며 구성은 다음과 같습니다.

첫 번째 거래는 입금으로 정리돼요. 두 번째 거래는 납품 서류로 거래 사실을 보여 주지만 대금이 들어오지 않았으므로 감사인이 후속 절차를 이어 갈 수 있습니다. 회사는 B사가 분쟁 중인지, 지급 일정을 약속했는지, 반품 협의가 있었는지를 담당자 메일이나 통화 기록으로 보강하는 것이 좋습니다. 33,000,000원이 회수되지 않는다면 대손 여부는 회사가 따로 판단합니다.

매입처 C사의 외상매입금(매입채무) 22,000,000원도 미회신이었습니다. 1월 20일 22,000,000원을 이체한 내역과 12월 28일 입고증이 있다면 매입채무 대체 증빙으로 충분한지 감사인이 판단하게 돼요. 이 경우 기말 이후 지급 한 건과 입고증 한 건으로 잔액 전부가 설명되어 추가 요청이 줄어들어요.

6. 대체 절차로 해결되지 않는 경우

다음 경우에는 증빙을 더 모아도 감사인이 만족하지 못할 수 있으므로 일정에 여유를 두고 감사인과 일찍 협의해야 해요.

• 회신이 예상보다 적거나 많은 경우: 문단 A19는 이것이 이전에 식별되지 않은 부정위험요소일 수 있다고 설명하며, 감사인은 위험 평가와 계획한 절차를 바꿀 수 있습니다.
• 경영진주장을 확인할 정보가 회사 밖에서만 입수 가능한 경우: 문단 A20이 적극적 조회의 회신이 필요한 예로 들어요.
• 경영진의 통제무력화나 공모 같은 부정위험요소 때문에 회사에서 받은 증거를 신뢰할 수 없는 경우: 문단 A20이 같은 이유로 듭니다.
• 적극적 조회의 회신이 필요하다고 감사인이 결정했는데 받지 못한 경우: 문단 13에 따라 감사인이 감사기준서 705에 따른 감사의견 영향을 판단해요.

7. 자주 하는 실수

• 회신서를 회사로 받아 감사인에게 전달해요. 감사인이 직접 입수한 증거가 아니므로 신뢰성이 낮아져요.
• 거래처 담당자의 구두 확인이나 메신저 대화 캡처를 조회서 회신 자체로 내요. 문단 6(a)는 감사인이 조회처로부터 직접 입수한 서면 회신을 외부조회로 정의하고, 문단 A15는 구두 회신이 그 자체로는 외부조회의 정의를 충족하지 못한다고 설명해요. 이런 자료는 회신이 아니라 대체 증빙의 일부로 냅니다.
• 잔액 전체에 대해 입금 내역 하나만 제출해요. 입금 금액이 잔액을 구성하는 어느 거래에 대응하는지 매칭이 없으면 감사인이 다시 요청해요.
• 기말 이후 입금이 있는데 입금 내역 대신 회사가 만든 입금 전표만 제출해요. 은행이 발행한 거래내역처럼 회사 밖에서 만들어진 자료가 신뢰성이 높습니다(문단 2).
• 미회신 거래처가 소액이라 증빙을 생략합니다. 문단 12는 각각의 미회신에 대해 대체적 감사절차를 수행하도록 요구하므로 소액 거래처도 자료를 요청받을 수 있습니다.

8. 체크리스트

• 감사인이 알려 준 미회신 거래처의 기말 잔액과 계정을 표로 만들었습니다.
• 반송된 조회서의 주소를 사업자등록증과 최근 세금계산서로 다시 확인했습니다.
• 거래처에 회신을 요청했고, 회신은 감사인에게 직접 보내 달라고 안내했습니다.
• 잔액을 세금계산서나 거래명세서 단위로 나누었습니다.
• 거래마다 기말 이후 입금 또는 지급 내역을 통장 거래내역과 대조했습니다.
• 후속 흐름이 없는 거래에는 납품확인서, 입고증, 계약서를 붙였습니다.
• 12월 말 거래의 출고일과 인수일로 귀속 시기를 확인했습니다.
• 거래처별 매칭표를 한 장으로 만들어 감사인에게 전달했습니다.