감사인이 전표 데이터 전체를 요청할 때 - 분개 테스트용 원장 추출과 이상 전표 소명

추출 전에 정해 둘 범위와 기준

전표 파일은 한 번 뽑아서 넘기면 감사인이 그 파일을 모집단으로 삼아 표본을 고르고 이상 조건을 걸러 내요. 모집단에 빠진 전표가 있으면 감사 결과의 신뢰성이 떨어지므로, 감사기준서 500은 감사인이 기업이 생산한 정보를 쓸 때 그 정보의 정확성과 완전성에 대한 감사증거를 입수하도록 요구합니다(문단 9, 적용지침 A60). 감사인이 이 확인을 하려면 회사가 뽑은 파일이 장부와 맞는다는 점을 보여 줄 수 있어야 해요. 추출 전에 아래 네 가지를 정해요.

결산 후 입력된 전표를 빼고 보내면 감사인이 가장 먼저 보는 구간이 모집단에서 빠집니다. 전표일자 기준으로 걸러 내면 12월 말 일자로 이듬해 1월에 입력한 전표도 그대로 포함돼요. 반대로 입력일자 기준으로만 걸러 내면 일자가 사업연도 안에 있는 전표가 빠질 수 있어, 전표일자를 기본으로 하고 입력일자를 열로 함께 넣습니다.

파일에 들어갈 열

분개 테스트에서 감사인이 거르는 조건은 계정과 금액 외에 누가 언제 어떤 설명으로 입력했는지에 달려 있습니다. 적용지침 A44는 부적합한 분개가 가진 특성으로 다음을 들어요. 관련성이 없거나 비경상적이거나 거의 쓰지 않는 계정에 대한 분개, 통상 분개를 하지 않는 직원이 한 분개, 보고기간말에 이루어진 분개, 설명이나 적요가 거의 없이 장부 마감 후에 이루어진 분개, 재무제표 작성 전이나 작성 중에 계정 식별번호 없이 이루어진 분개, 반올림된 숫자나 일관된 끝자리 수를 가진 분개입니다. 이 조건과 감사인이 추가로 확인하는 항목을 걸 수 있으려면 다음 열이 있어야 해요.

회계 프로그램마다 이력 열이 달라요. 수정·삭제 이력이 따로 저장되지 않는 프로그램이라면 없다고 그대로 알리고, 대신 전표 변경을 어떻게 통제하는지 설명할 수 있게 준비해요. 열이 없는 것을 감추거나 비슷한 값으로 채워 넣으면 이후 소명이 더 어려워집니다.

파일이 장부와 맞는지 대조하는 순서

파일을 넘기기 전에 회사가 먼저 세 가지를 맞춰요. 대조 결과는 파일과 함께 감사인에게 보내면 완전성 확인이 빨라져요.

1. 전표의 차변 합계와 대변 합계가 같은지 확인해요.
2. 계정별로 기초잔액에 전표 합계를 반영해 만든 기말잔액이 시산표의 기말잔액과 같은지 확인해요.
3. 전표 번호 범위 안에 빠진 번호가 있는지 확인하고, 빠진 번호가 있으면 삭제나 결번 사유를 적어 둬요.

㈜예시상사의 12월 결산 사업연도를 예로 들겠습니다. 추출한 분개 줄은 31,842줄이고 차변 합계와 대변 합계가 각각 12,486,350,000원으로 같습니다. 계정별로 대조하니 외상매출금은 기초 840,000,000원에 차변 5,210,000,000원이 더해지고 대변 4,980,000,000원이 빠져 기말 1,070,000,000원이 되어 시산표와 일치합니다. 전표번호 가운데 12건이 빠져 있고, 프로그램 로그에서 입력 직후 삭제된 건임을 확인해 사유와 함께 별도 표로 만들어 둬요.

계정별 대조에서 차이가 나오는 대표적인 이유는 결산 후 입력한 전표를 추출 조건에서 놓친 경우, 별도 장부(연결 조정이나 사업장별 장부)의 전표를 합치지 않은 경우, 자동 전표를 다른 메뉴에서 뽑지 않은 경우입니다. 차이를 먼저 찾아 파일을 고쳐서 보내는 쪽이 감사인이 찾아 되묻는 것보다 낫습니다.

감사인이 이상 전표로 가려내는 모습

감사인은 받은 파일에서 앞 절의 특성 조건을 걸어 후보를 추리고, 후보 가운데 일부를 골라 증빙과 대조해요. 감사기준서 240 적용지침은 부적합한 분개가 많이 나오는 계정도 예시해요. 복잡하거나 비경상적인 거래를 담은 계정, 유의적 추정치와 기말 조정사항을 담은 계정, 과거에 왜곡표시 경향이 있었던 계정, 차이조정이 제때 안 된 계정, 내부거래를 담은 계정이 그 예입니다(적용지침 A44). 선수수익·충당금처럼 추정이나 기말 조정이 들어가는 계정과 가지급금·내부거래 계정에 기말 수동 전표가 있으면 감사인이 후보로 고를 수 있습니다.

후보에 오른 전표는 사업상 이유와 승인, 증빙이 있는지 감사인이 확인하는 대상이고, 오류나 부정으로 판정된 것이 아닙니다. ㈜예시상사 파일에서 추려진 후보를 예로 들면 다음과 같습니다.

소명 자료를 준비하는 방법

소명은 전표마다 같은 틀로 정리해 두면 빨라요. 아래 순서로 한 장에 담아 감사인의 질문에 바로 답할 수 있게 해요.

1. 거래 내용: 무슨 거래이고 언제 일어났는지 한두 줄로 적습니다.
2. 사업상 이유: 왜 그 시점에 그 계정으로 처리했는지, 회계기준에서 어떤 근거로 그렇게 처리했는지 적습니다.
3. 증빙: 계약서, 세금계산서, 입금 내역, 검수 확인서처럼 거래가 있었음을 보여 주는 문서의 이름과 위치를 적습니다.
4. 승인: 누가 언제 승인했는지, 승인 시스템의 기록 위치를 적습니다.
5. 입력 사정: 마감 후 입력이나 비정규 작성자처럼 눈에 띄는 특성이 있다면 이유를 적습니다. 예를 들어 담당자 휴가로 대리 입력했다거나 감사 수정 요청으로 입력했다는 식입니다.

소명서에 쓴 내용은 증빙과 일치해야 해요. 입력 사정을 추측으로 적었다가 증빙과 다르면 해당 전표뿐 아니라 파일 전체에 대한 감사인의 신뢰가 떨어져요. 모르는 부분은 모른다고 하고 확인해서 답하겠다고 적는 편이 안전합니다.

자주 하는 실수

• 결산 후 전표 누락: 사업연도 말일까지 입력일자로 걸러 내 마감 후 입력분이 빠져요. 전표일자와 입력일자를 함께 기준으로 점검해요.
• 전표 한 건 단위 추출: 전표 헤더만 뽑으면 계정별 금액이 없어 테스트가 안 돼요. 분개 한 줄 단위로 뽑습니다.
• 엑셀 편집 후 제출: 열을 지우거나 정렬하고 값을 고쳐 보내면 원 데이터와 달라져요. 프로그램에서 내려받은 원본을 그대로 제출하고, 대조표와 설명은 별도 시트에 둬요.
• 추출 조건 미보관: 어떤 메뉴에서 어떤 조건으로 뽑았는지 기록이 없어 다시 뽑을 때 숫자가 달라집니다. 메뉴 경로와 조건, 추출일시를 적어 둬요.
• 자동 전표 제외: 감가상각이나 외화환산 같은 자동 전표를 다른 모듈에서 생성하는 회사가 많습니다. 모든 모듈의 전표가 파일에 들어갔는지 확인해요.
• 소명 시점 늦춤: 감사인이 질문한 뒤에야 증빙을 찾기 시작해요. 파일을 보내기 전에 기말 수동 전표와 큰 금액 전표를 직접 훑어 두면 질문에 바로 답할 수 있습니다.

제출 전 체크리스트

• 전표일자 기준 기간과 결산 후 입력분이 모두 포함되었습니다.
• 본사·공장·지점 장부와 자동 전표 모듈이 모두 포함되었습니다.
• 차변 합계와 대변 합계가 같습니다.
• 계정별 기초잔액과 전표 합계로 만든 기말잔액이 시산표와 같습니다.
• 전표번호 결번과 삭제 전표의 사유를 적었습니다.
• 입력일시, 작성자, 승인자, 적요, 수정 이력 열이 들어 있고 없는 열은 사유를 적었습니다.
• 프로그램에서 내려받은 원본 파일을 보관하고 추출 조건을 기록했습니다.
• 기말 수동 전표와 큰 금액 전표의 소명서를 만들어 두었습니다.