직원 출장비, 어떻게 처리하나

실비 정산

출장에서 실제 쓴 교통비·숙박비·식비를 증빙으로 정산해 주면, 그것은 실비를 변상한 것이라 회사 비용이고 직원에게 과세되지 않습니다. 한편 매번 영수증을 챙기기 어려운 부분은 정액 일비로 주기도 하는데, 사회통념상 타당한 수준이면 인정돼요. 그래서 실비 정산을 기본으로 하고 일비는 합리적 범위로 정해요.

과다·가공은 부인돼요

증빙 없이 과하게 준 출장비나 실제 가지 않은 출장으로 만든 가공 출장비는 비용으로 인정되지 않습니다. 그뿐 아니라 그 돈을 받은 직원의 급여로 보아 세금이 매겨질 수 있습니다. 그래서 출장비를 급여를 우회하는 수단으로 쓰면 위험해요. 실제 출장 사실과 증빙을 갖춘 정당한 출장비만 처리해야 안전해요.

출장 사실과 지출 증빙

출장비를 비용으로 인정받으려면 출장 사실과 지출 증빙이 있어야 해요. 출장 명령이나 보고서로 출장을 보이고, 교통·숙박·식비 영수증을 챙겨요. 법인카드로 결제하면 증빙이 자동으로 남아 편해요. 해외 출장은 항공권·숙박 자료를 갖춰요. 출장 규정을 두고 그에 따라 정산하면 처리가 일관되고 사후 소명도 쉽습니다.

점검표

1. 실비 정산을 기본으로 해요.
2. 교통·숙박·식비 증빙을 챙겨요.
3. 일비는 합리적 범위로 정해요.
4. 과다·가공 출장비를 피해요.
5. 출장 사실을 자료로 남깁니다.
6. 출장 규정을 둬요.

대표에게 보고할 항목과 세무대리인에게 확인할 항목