출장비 정산 실무 — 규정 설계부터 분개·세무처리까지
요약
- 출장비는 여비규정을 먼저 설계하고, 정산 절차와 회계 분개, 세무 처리 순서로 처리하면 돼요.
여비규정 설계 핵심 항목
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 교통비 | 실비 or 정액 (항공·KTX 등급 기준) |
| 숙박비 | 직급별 상한 (예: 임원 15만 원, 일반 10만 원) |
| 일비 | 식대·잡비 포함 일정액 (예: 국내 3만 원/일) |
| 식비 | 일비 포함 or 별도 실비 (영수증 첨부) |
| 해외출장 | 지역별 차등 지급 (기획재정부 공무원 기준 참고) |
| 사전 승인 | 출장 3일 전 팀장/임원 승인 필수 |
출장비 정산 절차
- 출장 전: 출장 신청서 작성 + 사전 승인
- 출장 중: 영수증 수취 (교통비·숙박비·식비)
- 출장 후: 출장 보고서 + 출장비 정산서 제출 (5일 이내 규정 예시)
- 회계팀 검토: 규정 준수 여부 확인 + 정산 승인
- 지급: 다음 급여일 또는 별도 지급
회계 분개
법인카드로 지출한 경우
| 계정 | 차변 | 대변 |
|---|---|---|
| 여비교통비 | 300,000 | |
| 미지급금 (법인카드) | 300,000 |
개인비용 선지급 후 정산
| 계정 | 차변 | 대변 |
|---|---|---|
| 여비교통비 | 300,000 | |
| 미지급금(임직원) | 300,000 |
| 지급 시 | 차변 | 대변 |
|---|---|---|
| 미지급금(임직원) | 300,000 | |
| 보통예금 | 300,000 |
세무 처리
소득세 (근로소득 vs 비과세)
- 실비변상적 성격의 여비: 비과세 (소득세법 §12)
- 규정을 초과하거나 실제 출장과 무관한 지출: 근로소득 과세
- 일비·숙박비 정액 지급 시: 여비규정 내 금액은 실비 인정 가능
법인세 손금 인정 조건
- 업무 관련성 있는 출장
- 증빙 구비 (영수증, 교통카드 내역 등)
- 여비규정 내 금액
- 접대성 경비는 접대비로 구분 (출장비로 처리 불가)
해외 출장 특이사항
- 환율 처리: 지출일 기준 고시환율 적용
- 외화 영수증: 원화 환산 후 정산
- 비자·예방접종비: 업무 관련성 있으면 손금 인정
- 배우자 동반 비용: 원칙적으로 손금 불산입
디지털 정산 도구
- 경비 정산 앱 (렘즈, 경비야 등): 영수증 사진 업로드 → 자동 정산서 생성
- ERP 여비정산 모듈: 신청-승인-지급 자동화
- 법인카드 연동: 카드 사용 내역 자동 분류