출장비·경비 정산 실무 — 사전 신청부터 영수증 정산, 전표 처리까지

출장비 구성 항목

경비 보고서 양식 (핵심 항목)

출장·경비 정산 보고서
작성일: 2026-05-26
신청자: 홍길동 (영업팀)
출장 기간: 2026-05-24 ~ 2026-05-25
출장지: 부산 (거래처 방문)
출장 목적: A사 신규 계약 협의

지출 내역:
날짜  | 항목     | 금액      | 영수증
5/24  | KTX      | 59,600원  | ✓
5/24  | 점심     | 15,000원  | ✓
5/24  | 택시     | 8,500원   | ✓
5/24  | 호텔     | 90,000원  | ✓
5/25  | 아침     | 8,000원   | ✓
5/25  | KTX 귀환 | 59,600원  | ✓
합계               240,700원

선지급(가지급): 200,000원
추가 지급 요청:  40,700원

팀장 확인: ____________
재무 확인: ____________

경비 정산 시 증빙 요건

• 3만원 이하: 간이영수증도 가능
• 3만원 초과: 세금계산서·신용카드·현금영수증 필수
• 법인카드 사용 시 별도 정산 불필요 (카드 명세서로 대체)
• 항공·KTX 이용: 탑승권 또는 결제 확인서 보관

선지급(가지급금) 처리

출장 전 가지급금 지급:
  (차) 가지급금 200,000 / (대) 보통예금 200,000

정산 후 (실지출 240,700원, 추가 40,700원 지급):
  (차) 여비교통비 240,700 / (대) 가지급금 200,000
                                 보통예금   40,700

가지급금 잔액 남은 경우 (환수)

출장비 실지출 160,000원, 가지급 200,000원:
  (차) 여비교통비 160,000 / (대) 가지급금 200,000
  (차) 보통예금    40,000 (잔액 환수)

일비 규정 적용

영수증 없이도 지급할 수 있는 일비(일당)를 사내 규정으로 정해두면 편리해요.

국내 출장 일비 예시:
  당일 출장: 20,000원
  1박: 30,000원
  2박 이상: 25,000원/일

세법상 일비는 실비 정산 또는 규정 금액 내에서만 비과세

해외 출장비 처리

• 외화 사용분은 환전 영수증 또는 카드 명세서의 원화 환산액으로 정산
• 해외 체재비는 기획재정부 고시 금액 이내에서 비과세
• 환차손익 발생 시 잡손실·잡수입 처리

개인 신용카드 사용 시

• 업무용 지출 시 개인 카드 사용도 정산 가능
• 단, 접대비는 법인카드 사용이 원칙
• 개인 카드 영수증도 계좌이체로 정산 처리

경비 정산 체크리스트

□ 출장 전 결재 완료 (사전 승인)
□ 영수증 전수 확인 (3만원 초과 건 적격 증빙 여부)
□ 경비 보고서 작성 완료 + 담당자 서명
□ 가지급금 정산 (잔액 환수 또는 추가 지급)
□ 전표 처리 (여비교통비·복리후생비 등 항목별 분류)
□ 영수증 파일링 (증빙 보관 5년)