하도급 서면실태조사 자료 제출 요청을 받았을 때 — 원사업자가 점검할 계약서·대금 지급 자료와 응답 순서

2. 요청 공문에서 먼저 확인할 사항

법 제22조의2 제3항은 공정거래위원회가 자료의 제출을 요구할 때 조사대상자에게 자료의 범위와 내용, 요구사유, 제출기한 등을 명시하여 서면으로 통지하도록 정해요. 그래서 공문을 받으면 다음 항목이 모두 적혀 있는지 확인하고, 응답 담당자가 아닌 사람이 공문을 받았다면 곧바로 담당 부서로 전달해야 해요.

제출기한이 업무 일정상 지키기 어려우면 공문에 적힌 문의처로 기한 연장이 가능한지 먼저 문의하는 것이 안전합니다. 기한을 넘기고 나서 설명하는 것보다 기한 안에 문의한 기록이 남아 있는 편이 낫습니다. 연장 여부와 방법은 이번 조사 계획에서 정하는 사항이므로 공문 안내를 따라요.

3. 조문별로 점검할 계약서와 대금 지급 자료

조사 항목은 조사 계획마다 정해지지만, 하도급법이 원사업자에게 요구하는 핵심 의무는 서면 발급, 대금 지급, 감액 금지, 수령증명서 발급, 보증 같은 것입니다. 응답을 입력하기 전에 아래 표대로 자료를 모아 두면 입력 도중에 숫자가 서로 어긋나는 일을 줄일 수 있습니다.

이 표에서 법 제3조 제1항의 서면 발급 기한은 위탁 종류에 따라 달라요. 제조위탁은 납품을 위한 작업을 시작하기 전, 수리위탁은 수리행위를 시작하기 전, 건설위탁은 계약공사를 착공하기 전, 용역위탁은 용역수행행위를 시작하기 전까지입니다. 서면은 전자문서를 포함하므로 전자계약도 인정되지만, 작업이나 공사를 시작한 뒤에 계약서를 소급해서 작성한 경우에는 응답 항목에서 그대로 드러나요.

지급기일은 목적물 수령일부터 60일 이내의 가능한 짧은 기한으로 정해야 하고(제13조 제1항), 지급기일을 정하지 않았다면 수령일을 지급기일로 보며, 수령일부터 60일이 지난 후로 정했다면 수령일부터 60일이 되는 날을 지급기일로 봅니다(제2항). 계약서의 지급기일 칸과 회계 시스템의 실제 지급일이 다르다면 두 자료 가운데 어느 것이 사실에 맞는지 확인하고 응답에는 실제 지급일을 사용해야 합니다.

4. 응답 순서와 일정

아래 순서는 공문 수령 직후부터 제출 완료까지의 작업을 담당 업무별로 나눈 실무 권장안입니다. 조사 항목과 기한은 공문에 따라 달라지므로 일수는 공문의 제출기한에서 거꾸로 배분해요.

4단계와 5단계에서 찾아낸 문제는 응답에 정직하게 반영해야 해요. 이미 지나간 지급 지연을 숨기려고 지급일을 고쳐서 입력하면 법이 금지하는 거짓 자료 제출이 돼요. 문제가 확인되었다면 응답과 별도로 늦게 지급한 대금과 지연이자를 수급사업자에게 지급하고 내부 절차를 고치는 쪽으로 대응해요.

5. 수급사업자의 자료 제출을 방해하지 않는 방법

서면실태조사에서는 수급사업자도 자료를 제출하는 경우가 있습니다. 법 제22조의2 제4항은 원사업자가 수급사업자로 하여금 제2항에 따른 자료를 제출하지 아니하게 하거나 거짓 자료를 제출하도록 요구해서는 안 된다고 정해요. 이를 어기면 법 제30조의2 제3항에 따라 원사업자에게 5천만원 이하, 그 임원·종업원과 그 밖의 이해관계인에게는 500만원 이하의 과태료가 부과돼요.

또 법 제19조 제3호는 수급사업자가 제22조의2 제2항에 따라 공정거래위원회가 요구한 자료를 제출했다는 이유로 수주기회를 제한하거나 거래를 정지하는 등 불이익을 주는 행위를 금지합니다. 이를 어기면 법 제30조 제2항 제1호에 따라 3억원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다. 응답 기간 중에 수급사업자에게 자료 제출을 만류하거나 답변 내용을 지시하는 문서나 메신저 안내는 만들지 않는 것이 좋고, 수급사업자가 문의해 오면 사실대로 제출하면 된다고 안내해요.

6. 응답 의무 위반의 제재

법 제30조의2 제6항은 제22조의2 제2항에 따른 자료를 제출하지 아니하거나 거짓으로 자료를 제출한 원사업자에게 500만원 이하의 과태료를 부과한다고 정해요. 응답 의무 위반의 과태료 상한은 500만원이지만, 서면 미발급이나 대금 지급 위반 같은 본래의 위반은 응답과 별개로 제재 대상이 돼요. 제재 구조는 다음과 같습니다.

벌점도 있습니다. 법 제26조 제2항은 제3조, 제13조 등의 규정을 위반한 원사업자 또는 수급사업자에게 위반과 피해 정도를 고려해 대통령령으로 정하는 벌점을 부과하고, 기준을 초과하면 관계 행정기관의 장에게 입찰참가자격 제한 등의 조치를 요청해야 한다고 정해요. 벌점의 구체적 점수와 기준은 시행령에서 정하므로 시행령으로 따로 확인해야 해요.

7. 숫자 예시: 대금 지급기일 점검

㈜예시상사는 제조위탁을 한 원사업자이고, 수급사업자 A사로부터 2026년 3월 10일에 목적물을 수령했으며 하도급대금은 50,000,000원이라고 가정해요. 실제 지급일은 2026년 5월 20일이었습니다.

3월 10일부터 60일째는 3월 31일(21일 경과), 4월 30일(51일 경과)을 지나 5월 9일입니다. 따라서 이 거래는 60일을 11일 초과한 것으로 응답에 반영해야 합니다. 법 제13조 제8항에 따라 지연이자는 공정거래위원회가 고시하는 이율을 적용해요. 고시 이율은 시기에 따라 바뀌므로 이번 지급 시점의 고시 값을 직접 확인해야 해요. 계산 구조만 보이기 위해 연 15%를 임의로 가정하면 50,000,000원 × 15% × 11일 / 365일 = 약 226,027원이 돼요. 이 15%는 설명용 가정값이며 실제 고시 이율이 아닙니다.

지연이자를 지급했다면 지급일과 금액을 증빙과 함께 보관합니다. 시행령 제6조 제1항 제4호는 법 제13조 제6항부터 제8항까지에 따른 어음할인료, 수수료, 지연이자를 지급한 경우 그 지급일과 지급금액을 서류로 보존하라고 정해요.

8. 서류 보존 기준과 자주 하는 실수

하도급거래 서류는 법 제3조 제12항과 시행령 제6조에 따라 보존해야 해요. 보존 대상에는 법 제3조 제1항의 서면, 수령증명서, 목적물 검사 결과, 하도급대금의 지급일·지급금액·지급수단, 하도급대금 산정 기준 서류와 입찰명세서·견적서 등이 포함돼요. 보존 기간은 법 제23조 제2항에 따른 거래가 끝난 날부터 3년이며, 기술자료 요구 서면과 비밀유지계약 관련 서류는 7년입니다(시행령 제6조 제2항). 상법에 따른 회계장부 보존 기간과 별개이므로 서류 종류별로 보존 기간을 따로 관리해야 해요.

• 공문을 담당 부서로 전달하지 않고 제출기한을 넘기는 경우. 기한이 임박했다면 기한 안에 문의처로 연락한 기록을 남겨요.
• 계약서의 지급기일을 입력하고 실제 지급일을 확인하지 않는 경우. 응답에는 실제 지급일을 사용해야 해요.
• 작업을 시작한 뒤에 계약서를 작성하고도 서면 발급일을 작업 착수 전으로 입력하는 경우. 이는 거짓 자료 제출이 될 수 있습니다.
• 수급사업자에게 서면 발급 사실을 맞춰 달라고 요청하는 경우. 제22조의2 제4항 위반이 될 수 있습니다.
• 월 마감 후 일괄 지급을 하면서 세금계산서 발행일을 수령일로 보는 경우. 수령일 기준은 제13조 제1항에 따라 별도로 확인하며, 납품이 잦아 월 1회 이상 세금계산서 발행일을 정한 경우에만 그 정한 날이 기준일입니다.
• 제출본만 저장하고 입력 근거 자료는 보관하지 않는 경우. 이후 설명이 필요할 때 입력 값과 원본 자료를 대조할 수 없게 됩니다.

9. 응답 전 체크리스트

• 공문의 자료 범위, 내용, 요구사유, 제출기한이 모두 적혀 있는지 확인했습니다.
• ㈜예시상사가 원사업자에 해당하는지 법 제2조 제2항으로 확인했습니다.
• 조사 대상 기간의 하도급 계약서와 추가·변경 위탁 서면을 모았습니다.
• 서면 발급일이 작업 착수 전(건설은 착공 전)인지 건별로 확인했습니다.
• 목적물 수령일과 실제 지급일을 대조해 60일 초과 건을 찾았습니다.
• 어음 지급 건의 할인료와 수수료 지급 여부를 확인했습니다.
• 감액이 있었다면 사유와 근거 서면을 준비했습니다.
• 응답 입력 값을 담당자 외 1인이 교차 검토했습니다.
• 수급사업자에게 자료 제출을 막거나 사실과 다르게 제출하도록 요구한 사실이 없는지 확인했습니다.
• 제출본과 입력 근거 자료를 함께 보관했습니다.