세무·노무 서류 보관 의무 기간 총정리
요약
- 세금계산서·장부는 5년, 근로계약서는 3년, 퇴직관련 서류는 3년 보관. 소멸시효보다 길게 보관하는 것이 안전.
추천 대상 · 신입 회계 담당자, 회계 담당자
세무·노무 서류 보관 의무 기간
세무조사·노동분쟁 발생 시 서류 미보관 = 불리한 입증 → 과세·과태료 위험
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세무 관련 서류 보관 기간
| 서류 | 보관 기간 | 근거 |
|---|---|---|
| 세금계산서 (수취·발급) | 5년 | 부가가치세법 §71 |
| 계산서 | 5년 | 소득세법·법인세법 |
| 신용카드 매출전표 | 5년 | 부가가치세법 §71 |
| 장부 및 증빙 서류 | 5년 | 국세기본법 §85의3 |
| 법인세·소득세 신고서류 | 5년 | 법인세법 §112 |
| 원천세 신고서류 | 5년 | 소득세법 §160 |
| 수입신고필증 | 5년 |
> 예외: 사기·포탈 등 부정 행위 관련 서류는 10년 보관 (소멸시효 연장)
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노무 관련 서류 보관 기간
| 서류 | 보관 기간 | 기산일 | 근거 |
|---|---|---|---|
| 근로계약서 | 3년 | 근로관계 종료일 | 근로기준법 §42 |
| 임금대장(급여명세서) | 3년 | 마지막 기재일 | 근로기준법 §42 |
| 근로자 명부 | 3년 | 근로자 퇴직 후 | 근로기준법 §42 |
| 4대보험 취득·상실 신고서류 | 5년 | 신고일 | 국민연금법 §95 |
| 퇴직금 지급 관련 서류 | 5년 | 지급일 | 근퇴법 §10 |
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보관 방법 — 실무 팁
| 방법 | 특징 |
|---|---|
| 종이 원본 | 법적으로 가장 안전하나 공간 문제 |
| 스캔 파일(전자 보관) | 원칙적으로 허용 — 원본과 동일한 내용이 유지돼야 함 |
| 전자세금계산서 | 홈택스에서 5년간 자동 보관 → 별도 출력 불필요 |
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보관 기간 카운트 시작 시점
| 서류 | 기산점 |
|---|---|
| 세금 신고 관련 | 법정 신고기한 다음 날 |
| 장부·증빙 | 사업연도 종료일 |
| 근로계약서 | 근로관계 종료일 |
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보관 의무 위반 시 제재
- 세무 서류 미보관: 세무조사 시 비용 불인정 → 추징 가능
- 노무 서류 미보관: 노동감독 시 과태료 최대 500만 원
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체크리스트
- 전자세금계산서는 홈택스에 5년간 자동 보관 확인
- 종이 세금계산서·영수증은 연도별 파일에 정리
- 근로계약서는 퇴직 후 3년 이상 보관
- 급여명세서(임금대장)는 매월 발행 후 3년 보관
- 5년 경과 서류는 파기 전 관리자 확인
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자주 묻는 질문
Q. 전자세금계산서를 출력해서 보관해야 하나요? 아니요. 전자세금계산서는 홈택스에 자동 보관되므로 별도 출력 불필요해요.
Q. 스캔한 서류가 원본 역할을 하나요? 세금계산서·영수증 등은 스캔 파일도 증빙으로 인정받는 경우가 많지만, 근로계약서 등 노무 서류는 원본이 유리해요.
Q. 부정 행위가 의심되면 10년 보관이 강제되나요? 세무조사에서 탈세·사기 혐의가 있으면 국세청이 10년 소급 조사를 할 수 있어요. 본인이 부정 행위를 하지 않았더라도 거래 상대방 문제로 연루될 수 있어 주의가 필요해요.
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→ 관련 항목: 세무조사 선정 기준 — 조사 대상이 되는 사업자 · 세금계산서 · 근로계약서 필수 기재사항과 작성법