채용절차법 — 상시 30명 이상 사업장의 개인정보 요구 금지와 채용서류 반환

채용절차법의 적용 범위와 입사지원서 개인정보 제한

채용절차의 공정화에 관한 법률(이하 채용절차법)은 구직자가 지원서를 내는 단계부터 합격 여부를 알리고 서류를 돌려주는 단계까지의 규칙을 정해요. 이 법의 적용 대상은 상시 30명 이상의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장이에요(제3조). 국가·지방자치단체가 공무원을 채용하는 경우는 빠져요. 30명 미만 사업장은 이 법의 과태료 대상이 아니지만, 직무와 관계없는 신체 조건을 채용 때 요구하면 안 된다는 남녀고용평등법 제7조와 개인정보 최소 수집 원칙(개인정보 보호법 제16조 제1항)은 규모와 관계없이 적용돼요.

입사지원서에서 가장 자주 문제 되는 조문이 제4조의3이에요. 구인자는 직무 수행에 필요하지 않은 정보를 기초심사자료(응시원서·이력서·자기소개서)에 적게 하거나 입증자료(학위증명서·경력증명서 등)로 받으면 안 돼요(제2조 제3호·제4호). 직무 수행에 필요하지 않은데 가족의 직업이나 키·몸무게를 적게 하는 양식은 이 조문에 걸려요. 입사 후 직원 정보를 다루는 방법은 직원 개인정보 처리에서 다뤄요.

핵심 기준

요구하면 안 되는 개인정보(제4조의3)

"직무의 수행에 필요하지 아니한" 정보가 금지 대상이에요. 직무 수행에 꼭 필요한 정보라면 법이 막지 않지만, 어떤 직무에 필요한지를 구인자가 설명할 수 있어야 해요. 일반 사무직·영업직에서 키나 체중이 필요하다고 보기는 어려워요.

채용 단계별 구인자 의무

제재

과태료는 고용노동부장관이 부과·징수해요(제17조 제4항). 또 남녀고용평등법 제37조 제4항 제1호는 근로자를 모집·채용할 때 직무 수행에 필요하지 않은 용모·키·체중 등 신체적 조건이나 미혼 조건을 요구한 경우 500만원 이하 벌금을 정하고 있어요.

채용서류 반환 절차

구직자가 합격하지 못했을 때 낸 서류를 돌려받는 권리가 제11조에 있어요. 흐름은 다음과 같아요.

1. 채용 여부가 확정되기 전까지 구직자에게 반환 청구기간, 반환 방법, 비용 부담 방식을 알려요(제11조 제6항).
2. 채용 여부 확정 후 불합격한 구직자가 서면이나 전자적 방법으로 반환을 청구하면, 구인자는 본인임을 확인하고 청구한 날부터 14일 이내에 서류를 발송하거나 전달해요(제11조 제1항·제2항, 시행령 제2조 제1항).
3. 반환은 특수취급우편물(등기 등)로 하는 것이 원칙이고, 구직자가 원하면 합의한 방법으로 전달할 수 있어요(시행령 제2조 제2항).
4. 반환 청구기간은 채용 여부가 확정된 날 이후 14일부터 180일까지의 범위에서 구인자가 정해요(시행령 제4조).
5. 청구기간이 지났거나 서류를 반환하지 않았다면 개인정보 보호법에 따라 서류를 파기해요(제11조 제4항).

반환에 드는 비용은 구인자가 부담하는 것이 원칙이에요. 다만 특수취급우편물 우편요금과 이용 수수료 범위에서는 구직자에게 부담시킬 수 있고, 이 경우 채용 여부가 확정되기 전까지 입금 계좌를 지정해 알려야 해요(제11조 제5항, 시행령 제5조). 구직자 신청으로 수취인 부담 발송을 하는 경우에는 계좌 지정이 필요 없어요.

반환 의무가 없는 서류는 두 가지예요. 홈페이지나 전자우편으로 제출받은 서류, 그리고 구인자 요구 없이 구직자가 자발적으로 낸 서류예요(제11조 제1항 단서). 확정된 채용대상자도 반환 청구 대상이 아니에요.

보관은 두 경우로 나뉘어요(시행령 제3조). 반환 청구가 없으면 반환 청구기간 동안 보관하고, 반환 청구가 있으면 서류를 발송하거나 전달한 시점까지 보관해요. 천재지변처럼 구인자 책임이 아닌 사유로 서류가 없어졌다면 반환 의무를 이행한 것으로 봐요(제11조 제3항 단서).

계산·처리 예시

㈜예시상사는 상시 근로자 32명이라 채용절차법 적용 대상이에요. 경력직 회계 담당자 1명을 뽑으면서 지원서 양식을 점검했어요.

채용 공고에 "서류는 3월 10일 확정 후 30일간 반환 청구 가능, 등기 반송 요금은 지원자 부담, 입금 계좌 안내는 공고문 하단"이라고 적었고, 3월 10일 최종 합격자를 확정했어요. 반환 청구기간은 확정일 이후 30일인 4월 9일까지로 정했어요(확정일 이후 14일부터 180일까지의 범위). 불합격자 한 명이 3월 20일 우편으로 반환을 청구하면 청구한 날부터 14일 이내인 4월 3일까지는 서류를 발송해야 하고, 4월 9일까지 청구가 없던 지원자의 서류는 개인정보 보호법에 따라 파기해요.

자주 하는 실수

• 오래 써 온 지원서 양식을 그대로 쓰는 것: 가족 관계, 키·몸무게, 혼인 여부 칸이 남아 있으면 30명 이상 사업장은 500만원 이하 과태료 대상이에요. 채용 플랫폼 기본 양식을 쓰더라도 해당 칸이 있는지 직접 점검해서 빼요.
• 선택 항목으로 두면 괜찮다고 보는 것: 법은 "기재하도록 요구하거나 입증자료로 수집"하는 것을 금지해요. 선택 항목이 요구에 해당하는지는 해석이 갈릴 수 있으니 칸 자체를 빼는 편이 안전해요.
• 반환 청구기간이 지난 불합격자 서류를 계속 쌓아 두는 것: 청구기간이 끝나면 개인정보 보호법에 따라 서류를 파기해야 해요. 파기 일정을 채용 진행표에 넣어 두면 빠뜨리지 않아요.
• 반환 청구기간을 정하고도 구직자에게 알리지 않는 것: 채용 여부가 확정되기 전까지 알리지 않으면 300만원 이하 과태료 대상이에요.
• 반환 비용을 구직자에게 떠넘기면서 계좌를 알리지 않는 것: 비용을 받으려면 확정 전에 입금 계좌를 통지해야 해요.
• 응시료나 면접 참가비를 받는 것: 채용서류 제출 비용 외의 금전 비용을 채용심사 목적으로 지원자에게 부담시키면 안 돼요(제9조). 사업장·직종 특수성으로 불가피해 고용노동부장관 승인을 받은 경우만 예외예요.

관련 문서

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