직원 개인정보 처리 — 주민등록번호·계좌번호를 받고, 지키고, 파기하는 법

절차수정일 2026년 10월 8일택스위키 편집위원회읽는 데 7분근거 3건

요약

급여·4대보험·원천세 업무에 쓰는 직원 주민등록번호는 소득세법·4대보험법에 근거가 있어 동의 없이 처리할 수 있지만, 동의만으로는 주민등록번호를 처리할 수 없어요(개인정보 보호법 제24조의2). 근로계약 이행에 필요한 성명·계좌번호도 동의가 필요 없고, 비상연락처·사진처럼 필요 범위를 넘는 정보만 따로 동의를 받아요. 주민등록번호는 암호화해 보관하고, 퇴사자 자료는 근로자 명부 3년·원천징수 증빙 5년이 지나면 지체 없이 파기해요.

경리가 다루는 직원 개인정보

경리는 회사에서 가장 민감한 개인정보를 가장 많이 만지는 자리예요. 입사 서류에서 주민등록번호·주소·계좌번호를 받고, 연말정산 때는 부양가족 주민등록번호와 의료비 자료까지 받아요. 개인정보 보호법은 "받아도 되는 근거가 있는지(수집)", "새지 않게 지키는지(안전조치)", "다 쓰면 지우는지(파기)" 세 단계를 봐요.

정보	쓰는 업무	처리 근거	별도 동의
성명·주민등록번호	원천징수·지급명세서·4대보험 신고	소득세법·국민연금법·국민건강보험법 등 법령	필요 없음
급여 계좌번호	급여 이체	근로계약 이행	필요 없음
부양가족 성명·주민등록번호	연말정산 인적공제	소득세법	필요 없음
의료비·교육비 등 간소화 자료	연말정산	직원 본인이 제출	필요 없음 — 부양가족 자료는 부양가족 간소화 자료 제공 동의 — 부모님·성인 자녀 자료 보는 법
비상연락처·증명사진·경력 상세	인사 관리	계약 이행에 꼭 필요하다고 보기 어려움	필요
건강 정보(건강검진 결과 등)	인사 관리	민감정보	별도 동의 필요

주민등록번호는 동의로 처리할 수 없어요

주민등록번호는 다른 개인정보와 규칙이 달라요. 법률·대통령령 등이 구체적으로 요구하거나 허용할 때만 처리할 수 있고, 직원 동의서를 받아도 근거가 없으면 처리할 수 없어요(개인정보 보호법 제24조의2). 급여·원천세·4대보험은 법령 근거가 있어서 문제없지만, 다음은 근거가 없어요.

사내 출입증·사번에 주민등록번호 앞뒤를 섞어 쓰는 것
사내 행사 참가 신청서에 주민등록번호를 받는 것
거래처 담당자 명함 관리에 주민등록번호를 적는 것

생년월일이 필요하면 생년월일만 받으세요.

2023년 개정 후 동의서 범위

2023년 9월 15일 개정으로 계약을 이행하는 데 필요한 정보는 동의 없이 수집할 수 있게 됐어요(제15조 제1항 제4호). 그래서 입사 때 "개인정보 수집·이용 동의서"를 일괄로 받던 관행은 이렇게 바뀌어요.

법령·근로계약에 필요한 항목(성명·주민등록번호·주소·계좌번호·부양가족)은 동의서 대신 안내문으로 수집 목적·항목·보유 기간을 알려요.
필요 범위를 넘는 항목(비상연락처·사진·가족 직장 정보 등)만 선택 동의로 따로 받아요. 거부해도 채용·근로 조건에 불이익을 주면 안 돼요.
동의서·안내문은 근로계약서 — 임금·근로시간·휴일을 서면으로 약속하는 문서와 미작성 벌금와 함께 보관해요.

급여 파일 안전조치

대상	조치
급여대장·4대보험 파일	파일 열기 비밀번호 설정, 주민등록번호 칸은 암호화하거나 뒷자리 가림 처리
전자우편 전송	세무대리인에게 보낼 때 파일 암호화 + 비밀번호는 문자 등 다른 경로로 전달
공유 폴더	경리·인사 담당자만 접근 권한, 퇴사·전보 시 바로 권한 회수
출력물	지급명세서·원천징수영수증 출력물은 잠금 서랍 보관, 버릴 때 세단기
급여 프로그램	담당자별 계정 사용(공용 계정 금지), 비밀번호 주기적 변경

주민등록번호 같은 고유식별정보는 암호화가 의무예요(제29조·시행령 안전성 확보조치). 엑셀 파일에 그대로 두고 메일로 주고받는 게 가장 흔한 위반이에요.

퇴사자 자료 보관 기간과 파기

퇴사했다고 바로 지우면 안 되고, 다른 법에서 보관하라는 기간은 지켜야 해요. 그 기간이 끝나면 지체 없이(실무 기준 5일 이내) 파기해요(제21조).

자료	보관 기간	근거
근로자 명부·근로계약서·임금대장	3년	근로기준법 제42조
원천징수 관련 장부·증빙(지급명세서 등)	법정신고기한이 지난 날부터 5년	국세기본법 제85조의3
4대보험 신고 자료	3년	각 보험법 서류 보존 규정
선택 동의로 받은 비상연락처·사진	퇴사 즉시	처리 목적 달성

:::tip 예시 ㈜예시상사 직원 김예시 씨가 2026년 3월 31일 퇴사했어요.

근로계약서·근로자 명부: 2029년 3월 31일까지 보관 후 파기
2026년 귀속 근로소득 지급명세서: 제출기한 2027년 3월 10일 → 5년 뒤 2032년 3월 10일까지 보관
비상연락처·증명사진: 퇴사일에 바로 파기
파기 방법: 전자 파일은 복구 불가능하게 삭제(급여 프로그램 퇴사자 자료는 보관 기간 후 삭제 기능 사용), 종이는 세단
파기 기록: 파기 일자·항목·방법·담당자를 파기 관리대장에 1줄로 남김

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위반하면 받는 제재

위반	제재
근거 없이 주민등록번호 처리	과태료 3,000만 원 이하
안전조치(암호화·접근 통제) 미이행	과태료 3,000만 원 이하
보관 기간 지난 정보 미파기	과태료 3,000만 원 이하
유출 사고 발생	과징금 전체 매출액 3% 이하 + 정보주체 통지·신고 의무

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 세무대리인에게 직원 주민등록번호를 넘겨도 되나요?

원천세·연말정산 신고를 맡기는 것은 처리 업무를 위탁하는 것이라 가능해요. 대신 위탁 계약서에 개인정보 처리 위탁 내용을 넣고, 파일은 암호화해서 보내세요.

Q2. 퇴사자가 자기 자료를 지워 달라고 하면요?

세법·근로기준법상 보관 기간이 남은 자료는 지우지 않고 분리 보관한다고 답하면 돼요. 선택 동의로 받은 정보는 바로 지워요.

Q3. 입사 지원자 이력서는 언제 지우나요?

불합격자 서류는 채용 절차가 끝나면 목적을 달성한 것이에요. 채용절차법에 따라 반환 청구 기간(최대 180일)을 두는 경우 그 기간이 지나면 파기해요.

자주 하는 실수

주의

입사 동의서에 주민등록번호 동의를 받아 두면 된다고 보는 실수 — 주민등록번호는 동의로 처리할 수 없어요. 법령 근거가 있는 업무(급여·원천세·4대보험)에만 써요.

주의

주민등록번호가 그대로 든 급여 엑셀을 메일로 주고받는 실수 — 암호화 의무 위반이에요. 파일 비밀번호를 걸고, 비밀번호는 다른 경로로 알려요.

주의

퇴사자 자료를 몇 년째 그대로 두는 실수 — 보관 기간이 지난 자료를 남겨 두는 것도 위반이에요. 매년 1월 보관 기간이 끝난 자료를 골라 파기하고 기록해요.

실무 체크리스트

입사 서류 항목을 법령 근거 항목과 선택 동의 항목으로 나누기
선택 동의서에 거부 시 불이익이 없다는 문구 넣기
급여·4대보험 파일에 비밀번호 걸고 주민등록번호 칸 암호화하기
공유 폴더 접근 권한을 경리·인사 담당자로 제한하기
세무대리인 위탁 계약서에 개인정보 처리 위탁 조항 넣기
매년 1월 보관 기간이 끝난 퇴사자 자료를 골라 파기하기
파기 관리대장에 일자·항목·방법·담당자 남기기

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