근로자 명부와 임금대장 — 모든 사업장이 쓰고 3년 보존하는 노무 장부, 안 쓰면 과태료 500만 원 이하예요

근로자 명부와 임금대장의 뜻

근로자 명부와 임금대장은 근로기준법이 모든 사업장에 작성·보존을 의무로 정한 노무 장부예요. 근로자 명부는 "누가 언제부터 무슨 일을 하는가"를, 임금대장은 "누구에게 매달 얼마를 왜 줬는가"를 적어요(근로기준법 제41조·제48조). 둘 다 신고·제출 절차는 없지만, 근로감독이나 임금체불 진정이 들어오면 고용노동부가 가장 먼저 요구하는 서류예요. 상시 근로자 1명 이상이면 모두 해당하고, 작성하지 않거나 보존하지 않으면 각각 500만 원 이하 과태료 대상이에요(제116조 제2항).

근로자 명부에 적을 항목

법 제41조 제1항이 성명·생년월일·이력을 정하고, 시행령 제20조가 나머지 항목을 정해요. 입사 서류를 받을 때 아래 표 순서대로 채우면 빠지는 칸이 없어요.

주민등록번호 전체를 명부에 적을 법적 근거는 없어요. 명부에는 생년월일만 적고, 주민등록번호는 4대보험·원천징수 업무 파일에서만 따로 관리하는 것이 안전해요. 처리 기준은 직원 개인정보 처리 — 주민등록번호·계좌번호를 받고, 지키고, 파기하는 법에 정리돼 있어요.

임금대장에 적을 항목

시행령 제27조 제1항은 10가지 항목을 정해요. 급여 프로그램에서 출력하는 '급여대장'이 이 항목을 모두 담고 있으면 그대로 임금대장으로 인정돼요.

상시 4명 이하 사업장은 7번(근로시간 수)과 8번(연장·야간·휴일근로 시간 수)을 적지 않아도 돼요(시행령 제27조 제2항). 5명 이상이면 8번이 빠진 급여대장은 임금대장 요건을 못 채워요. 같은 항목으로 직원에게 주는 서류가 임금명세서예요.

작성·보존 순서

1. 입사일 — 근로계약서를 받는 날 근로자 명부 1행을 만들어요.
2. 매월 급여일 — 급여 확정 후 급여대장을 출력(또는 PDF 저장)하고, 근로시간·연장근로 시간 칸이 채워졌는지 확인해요.
3. 변동 발생 — 주소 변경, 부서 이동, 계약 갱신이 생기면 그 주에 명부를 정정해요.
4. 퇴사일 — 명부에 퇴직 연월일과 사유를 적고, 퇴사자 폴더로 옮겨요. 3년 보존이 이날부터 시작돼요.
5. 연 1회(12월) — 보존 기간이 지난 명부·대장을 골라 파기하되, 임금대장은 세법 기준 5년이 지났는지 함께 봐요.

전자 파일로 작성·보관해도 돼요. 다만 정정 이력이 남도록 날짜별 파일로 저장하거나 급여 프로그램의 변경 이력 기능을 켜 두세요.

:::tip 예시 ㈜예시상사(상시 18명)는 2026년 10월 근로감독 대상으로 통보받았어요. 감독관이 요청한 서류는 근로자 명부, 최근 3년 임금대장, 근로계약서였어요.

• 근로자 명부: 재직자 18명 + 최근 3년 퇴사자 7명 = 25명분을 출력했어요. 2023년 5월 퇴사자 1명은 퇴직 연월일·사유 칸이 비어 있어 사직서 사본을 보고 바로 채웠어요.
• 임금대장: 2023년 10월~2026년 9월 36개월분을 급여 프로그램에서 PDF로 뽑았어요. 생산 직원 4명의 연장근로 수당 420,000원이 금액만 있고 시간 수(16시간)가 빠져 있어, 근태 기록과 함께 시간 수를 추가한 정정본을 냈어요.
• 계산 확인: 통상시급 17,500원 × 16시간 × 1.5 = 420,000원으로 수당과 시간이 맞는다는 것을 감독관에게 보여 줬어요.
• 결과: 시정 지시 없이 종결됐어요. 이후 급여대장 양식에 '연장·야간·휴일근로 시간' 칸을 고정으로 넣었어요.

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자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 급여 프로그램의 급여대장을 임금대장으로 써도 되나요?

돼요. 이름이 아니라 내용이 기준이에요. 시행령 제27조의 10가지 항목이 모두 들어 있으면 임금대장이에요. 5명 이상 사업장은 특히 근로시간 수와 연장·야간·휴일근로 시간 수가 출력되는지 확인하세요.

Q2. 하루 이틀 일한 일용직도 기록해야 하나요?

근로자 명부는 사용 기간 30일 미만 일용근로자를 빼도 돼요(시행령 제21조). 임금대장은 일용근로자도 지급할 때마다 적어야 해요. 일용직 일당 지급 기록은 일용근로자: 원천징수·지급명세서·4대보험 처리 기준 원천징수·근로내용확인신고 자료로도 함께 쓰여요.

Q3. 보존 기간 3년은 언제부터 세나요?

근로자 명부는 근로자가 해고·퇴직·사망한 날부터, 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터 3년이에요(시행령 제22조 제2항). 다만 급여 지급 기록은 원천징수 증빙이라 세법상 5년 보관이 필요해서, 실무에서는 임금대장을 5년 보관해요.

Q4. 본사와 공장이 따로 있으면 하나로 써도 되나요?

법은 "각 사업장별로" 작성하라고 정해요. 하나의 파일로 관리하더라도 사업장 구분 칸을 두고, 사업장별로 출력할 수 있게 하세요.

자주 하는 실수

실무 체크리스트

• 재직자 전원이 근로자 명부에 있는지, 입사일·업무·계약기간 칸이 채워졌는지 확인하기
• 최근 3년 퇴사자의 퇴직 연월일과 사유를 명부에 적기
• 급여대장 출력물에 시행령 제27조 10가지 항목이 모두 있는지 대조하기
• 상시 5명 이상이면 연장·야간·휴일근로 시간 수 칸을 급여대장 양식에 고정하기
• 매월 급여 확정 후 급여대장 PDF를 월별 폴더에 저장하기
• 주소·부서·계약 변경이 생기면 그 주에 명부 정정하기
• 12월에 보존 기간(명부 3년, 임금대장 5년)이 지난 자료만 골라 파기하기
• 퇴사 처리 때 근로관계 종료 처리 — 퇴사·해고·계약만료 시 경리 업무 순서와 함께 명부의 퇴직 칸을 채우기