재직증명서·경력증명서 발급 — 요청하면 즉시, 퇴사자는 3년 이내, 요구한 사항만 적어요
- 직원이나 퇴사자가 재직증명서·경력증명서(근로기준법상 사용증명서)를 요청하면 회사는 사실대로 적어 즉시 내줘야 해요(근로기준법 제39조). 계속 30일 이상 일한 근로자가 대상이고, 퇴사자는 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있어요. 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적어야 해서 퇴사 사유·징계 이력을 회사 판단으로 넣으면 안 되고, 발급 거부는 500만 원 이하 과태료예요.
사용증명서의 뜻
사용증명서는 근로자가 회사에서 일한 기간·업무·지위·임금 등을 회사가 사실대로 적어 주는 증명서예요(근로기준법 제39조). 실무에서는 재직 중이면 '재직증명서', 퇴사 후면 '경력증명서'라는 이름으로 발급해요. 직원이나 퇴사자가 요청하면 회사는 즉시 내줘야 하고, 거부하면 500만 원 이하 과태료 대상이에요(제116조 제2항). 퇴사자는 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있어요(시행령 제19조).
| 항목 | 기준 |
|---|---|
| 청구할 수 있는 사람 | 계속하여 30일 이상 근무한 근로자 |
| 청구 기한 | 재직 중 언제든, 퇴직 후 3년 이내 |
| 발급 기한 | 청구하면 즉시 |
| 적는 내용 | 사용 기간, 업무 종류, 지위, 임금, 그 밖에 필요한 사항 중 근로자가 요구한 사항만 |
| 수수료 | 법에 정한 수수료 없음 — 무료 발급이 원칙 |
| 위반 시 | 500만 원 이하 과태료 |
재직증명서·경력증명서·원천징수영수증 구분
직원이 "증명서 떼 주세요"라고 할 때 어떤 서류인지부터 확인해야 해요. 용도에 따라 회사가 발급하는 서류와 공단·국세청에서 직원이 직접 뗄 수 있는 서류가 나뉘어요.
| 서류 | 발급처 | 주로 쓰는 곳 | 비고 |
|---|---|---|---|
| 재직증명서 | 회사 | 은행 대출, 비자, 어린이집 | 근로기준법 제39조 사용증명서 |
| 경력증명서 | 회사 | 이직, 경력 인정, 자격시험 응시 | 퇴직 후 3년 이내 청구 |
| 근로소득 원천징수영수증 | 회사(또는 홈택스) | 소득 증빙, 대출 | 근로소득 원천징수영수증 읽는 법 |
| 건강보험 자격득실확인서 | 국민건강보험공단 | 재직 기간 확인 | 직원이 직접 발급 가능 |
| 국민연금 가입자 가입증명 | 국민연금공단 | 가입 기간 확인 | 직원이 직접 발급 가능 |
회사가 폐업했거나 퇴직 후 3년이 지나 회사 발급이 어려우면, 건강보험 자격득실확인서가 재직 기간을 보여 주는 대체 서류가 돼요.
발급 순서
- 요청 접수 — 요청자, 서류 종류, 용도, 적을 항목(임금 포함 여부), 제출처를 받아요.
- 본인 확인 — 퇴사자는 생년월일과 재직 기간을 근로자 명부와 대조해요. 근로자 명부 관리 기준은 근로자 명부와 임금대장 — 모든 사업장이 쓰고 3년 보존하는 노무 장부, 안 쓰면 과태료 500만 원 이하예요에 있어요.
- 작성 — 성명, 생년월일, 소속·직위, 담당 업무, 재직 기간(입사일~퇴사일 또는 현재)을 적고, 직원이 요청한 경우에만 임금을 넣어요.
- 발급번호·직인 — 발급대장에 번호를 매기고 회사 직인을 찍어요. 전자우편으로 보낼 때는 직인 날인본 PDF를 보내요.
- 발급대장 기록 — 발급일, 발급번호, 요청자, 용도, 발급 방법을 남겨요.
:::tip 예시 ㈜예시상사에 2026년 10월 한 주 동안 증명서 요청 3건이 들어왔어요.
- 재직자 박○○ 대리: 전세자금 대출용 재직증명서. 은행이 연봉 기재를 요구해 본인 요청에 따라 "2026년 연봉 42,000,000원"을 적었어요. 발급번호 2026-031.
- 2024년 3월 31일 퇴사자 김○○: 이직용 경력증명서. 퇴직 후 2년 6개월이라 3년 이내 → 바로 발급했어요. 김○○가 퇴사 사유는 빼 달라고 해서 적지 않았어요. 발급번호 2026-032.
- 2026년 8월에 25일 일하고 퇴사한 이○○: 경력증명서 요청. 계속 근무 30일 미만이라 법적 발급 의무는 없지만, 사실과 같은 내용이라 재직 기간(2026.8.1~8.25)과 업무만 적어 발급했어요. 발급번호 2026-033.
- 세 건 모두 발급대장에 기록하고, 직인 날인본 PDF를 전자우편으로 보냈어요.
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적으면 안 되는 내용
- 근로자가 요구하지 않은 사항 — 제39조 제2항은 증명서에 근로자가 요구한 사항만 적게 해요. 퇴사 사유, 징계 이력, 근무 평가를 회사 판단으로 넣으면 안 돼요.
- 취업을 방해하는 표시 — 비밀 기호를 넣거나 다른 회사와 명부를 공유해 취업을 방해하면 제40조 위반으로 5년 이하 징역 또는 5,000만 원 이하 벌금이에요(제107조).
- 주민등록번호 전체 — 생년월일로 충분해요. 제출처가 주민등록번호를 요구하면 직원이 직접 적게 하거나 뒷자리를 가려요. 기준은 직원 개인정보 처리 — 주민등록번호·계좌번호를 받고, 지키고, 파기하는 법에 있어요.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 퇴사한 직원이 회사와 사이가 나빴는데도 발급해야 하나요?
네. 사이와 관계없이 퇴직 후 3년 이내 청구라면 즉시 발급해야 해요. 미발급은 과태료 대상이고, 발급하면서 불리한 내용을 덧붙이는 것도 금지예요.
Q2. 재직증명서에 연봉을 적어 달라고 하면 적어야 하나요?
직원이 요청하면 사실대로 적어요. 적을 금액은 근로계약서·연봉계약서의 연봉이고, 성과급처럼 확정되지 않은 금액은 넣지 않아요. 직원이 요청하지 않았다면 임금은 적지 않는 것이 원칙이에요.
Q3. 대표이사나 임원도 경력증명서를 받을 수 있나요?
근로기준법 제39조는 근로자에게 적용돼요. 등기임원은 근로자가 아닌 경우가 많아 법적 의무는 아니지만, 회사가 사실대로 '임원 재임 증명서'를 발급하는 것은 문제없어요.
Q4. 수수료를 받아도 되나요?
근로기준법에 수수료 규정이 없고, 즉시 내주라는 의무만 있어요. 발급을 조건으로 비용을 요구하면 사실상 발급 거부로 볼 수 있으니 무료로 발급하세요.
자주 하는 실수
"담당자가 없어서" 며칠 미루는 실수 — 법은 즉시 발급이에요. 양식을 미리 만들어 두고 경영지원 담당자 2명 이상이 발급할 수 있게 하세요.
퇴사 사유를 습관처럼 적는 실수 — 퇴사 사유는 근로자가 요구할 때만 적어요. '권고사직', '징계해고' 같은 문구가 들어가면 제39조 제2항 위반이에요.
재직 기간을 4대보험 기록과 다르게 적는 실수 — 입사일은 근로계약서·4대보험 취득일과 같아야 해요. 수습 시작일과 정식 입사일을 섞어 쓰면 경력 인정 때 문제가 돼요.
발급대장을 남기지 않는 실수 — 위조 증명서 확인 요청이 오면 발급번호로 대조해야 해요. 대장이 없으면 진위를 확인해 줄 수 없어요.
실무 체크리스트
- 재직증명서·경력증명서 양식을 회사 직인 위치까지 맞춰 미리 만들어 두기
- 요청을 받으면 서류 종류·용도·임금 기재 여부를 확인하기
- 퇴사자는 퇴직일부터 3년 이내인지 근로자 명부로 확인하기
- 재직 기간을 근로계약서·4대보험 취득·상실일과 대조하기
- 근로자가 요구하지 않은 퇴사 사유·평가는 빼기
- 발급번호를 매기고 발급대장에 기록하기
- 회사 발급이 어려운 경우 건강보험 자격득실확인서 발급 방법 안내하기
- 퇴사 처리 때 직원 퇴사 즉시 처리 7가지와 함께 경력증명서 발급 방법을 안내하기