거래처 담당자 변경 인수인계
요약
- 거래처 담당자 변경 시 연락처, 정산 기준, 미해결 이슈를 정리해요. 거래처 담당자가 바뀌면 연락처, 세금계산서 받는 이메일, 대금 지급 조건을 넘겨받아 거래가 끊기지 않게 해야 해요.
추천 대상 · 신입 회계 담당자, 세무 담당자, 소규모 법인 대표
개요
거래처 담당자가 바뀌면 연락처, 세금계산서 받는 이메일, 대금 지급 조건을 넘겨받아 거래가 끊기지 않게 해야 해요. 이 시점은 "담당자가 바뀌었으니 계좌도 바뀌었다"는 사칭 메일이 들어오기 쉬운 때라, 인계와 검증을 함께 챙겨요. 반대로 우리 회사 담당자가 바뀔 때도 같은 목록으로 인계해요.
인계 항목
| 항목 | 확인할 내용 |
|---|---|
| 연락처 | 새 담당자 이름·직통번호·이메일 |
| 세금계산서 | 전자세금계산서 수신 이메일, 월합계 여부, 마감일 |
| 대금 | 결제 조건, 입금 계좌, 결제 담당 |
| 진행 중 거래 | 미납품 주문, 미발급 세금계산서, 반품·클레임 |
| 잔액 | 미수금·미지급금 잔액과 확인 일자 |
| 계약 | 계약 기간, 단가표, 갱신일 |
담당자 변경 인수인계 순서
- 담당자 변경 통보를 받으면 기존 담당자와 새 담당자를 모두 넣은 메일로 인계 항목을 확인받습니다.
- 전자세금계산서 수신 이메일을 바꾸고, 다음 발급분이 새 주소로 제대로 가는지 확인해요.
- 진행 중 거래와 잔액을 표로 정리해 양쪽이 확인해요. 잔액 대사는 월말 채권채무 잔액확인표: 미수·미지급을 거래처별로 닫기를 봐요.
- 계좌 변경 요청이 함께 오면, 메일에 적힌 번호가 아니라 기존에 알고 있던 대표번호로 전화해 확인한 뒤 바꿔요. 절차는 거래처 등록 은행계좌 검증을 봐요.
- 변경 내용을 거래처 원장과 거래처별 마감일 관리표에 반영하고, 영업·구매 부서에도 공유해요.
예시
B포장의 담당자가 바뀐 주에 "신임 담당자입니다. 이번 달부터 아래 계좌로 입금해 주세요"라는 메일이 왔습니다. 발신 주소가 기존 도메인과 한 글자 다르고, 새 계좌 예금주가 B포장이 아닌 개인 이름입니다. 대표번호로 확인해 보니 B포장은 계좌를 바꾼 적이 없었습니다. 이런 확인 없이 이달 대금 880만 원을 보냈다면 돌려받기 매우 어렵습니다.
인수인계를 빠뜨렸을 때 문제
- 세금계산서가 퇴사자 메일로 가서 수취 누락이 생겨요. 대응은 전자세금계산서 메일 미수신 대응을 참고해요.
- 인계되지 않은 미발급·반품 건 때문에 잔액이 어긋나 결산이 늦어져요.
- 사칭 계좌로 송금하면 대금을 이중으로 지급해야 할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Q1. 담당자가 바뀌면 무엇부터 챙기나요?
세금계산서 수신 이메일과 결제 계좌 두 가지를 먼저 확인해요. 둘 다 돈과 세금에 바로 연결돼요.
Q2. 계좌가 바뀐다고 하면요?
메일·문자에 적힌 번호가 아니라 기존에 쓰던 대표번호로 전화해 확인해요. 새 계좌 예금주가 거래처 명의인지도 봐요.
Q3. 인계 내용은 왜 문서로 남기나요?
잔액·조건에 대해 나중에 말이 달라지면 확인 메일이 근거가 돼요.
Q4. 우리 쪽 담당자가 퇴사하면요?
같은 인계 항목에 더해 홈택스·은행 권한, 전자계약 계정 같은 접근 권한도 회수·이관해요.