법인사업자 거래처 증빙 패키지
- 법인 거래처 등록 시 사업자등록증, 통장사본, 담당자 정보를 정리합니다.
추천 대상 · 신입 회계 담당자, 세무 담당자, 소규모 법인 대표
개요
새 거래처와 거래를 시작할 때 받아 둘 자료를 한 묶음(패키지) 으로 정해 두면, 세금계산서를 못 받거나 대금을 엉뚱한 계좌로 보내는 사고를 줄일 수 있습니다. 사업자등록증·통장 사본·계약서·세금계산서 담당자 정보가 기본이고, 거래 시작 단계에서 한 번에 모아요.
거래처 기본 패키지
| 자료 | 확인 내용 | 왜 필요한가 |
|---|---|---|
| 사업자등록증 사본 | 상호·대표자·과세유형·업종 | 세금계산서 기재 정보의 기준 |
| 통장 사본 | 예금주가 사업자 명의인지 | 대금 오지급·명의 위장 방지 |
| 계약서·발주서 | 금액·지급 조건·공급 시기 | 거래 실재 입증 |
| 세금계산서 담당자 | 이름·이메일·연락처 | 전자세금계산서 수신·수정 요청 |
| 법인 등기사항증명서(고액 거래) | 대표자·본점 | 대표자 확인 |
증빙 수취 기준은 비용처리 즉답 매뉴얼 — 업무 관련성·증빙·세무 리스크 판단표과 적격증빙에서 정리해요.
확인 절차
- 거래 시작 전 패키지 자료를 이메일로 요청해요.
- 홈택스 사업자등록 상태 조회로 계속사업자인지, 휴·폐업이 아닌지 확인해요.
- 과세유형을 봐요. 면세사업자는 세금계산서 대신 계산서를 받고, 간이과세자는 세금계산서를 발급하지 못하는 경우가 있습니다.
- 통장 예금주가 사업자등록증의 상호·대표자와 같은지 대조해요. 다르면 사유를 문서로 받습니다. 방법은 거래처 등록 은행계좌 검증을 봐요.
- 거래처 원장(거래처 목록)에 등록하고, 자료는 거래처별 폴더에 보관해요.
예시
㈜예시상사가 월 500만 원 규모의 포장재 납품 계약을 새로 맺는다고 할 때, 사업자등록증에는 '일반과세자, 제조업'이 적혀 있고 통장 예금주도 같은 법인명이면 정상 등록해요. 그런데 통장 예금주가 대표 개인 이름이라면 법인 명의 계좌로 바꿔 달라고 요청해요. 개인 계좌로 대금을 보내면 나중에 거래 실재를 소명할 때 설명할 자료가 하나 더 필요해져요.
거래처 자료 없이 거래할 때 문제
- 폐업한 사업자와 거래하면 세금계산서가 발급되지 않거나 매입세액 공제가 막힐 수 있습니다. 공제 요건은 매입세액 공제를 봐요.
- 실제 공급자가 아닌 명의로 받은 세금계산서는 사실과 다른 세금계산서로 보아 매입세액이 불공제되고 가산세가 붙을 수 있습니다.
- 담당자 정보가 없으면 전자세금계산서가 엉뚱한 메일로 가 수취 누락이 생겨요. 대응은 전자세금계산서 메일 미수신 대응을 참고해요.
보관 기간
거래 증빙은 법인세 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하는 것이 기본입니다. 계약이 끝난 거래처 자료도 이 기간 동안은 지우지 않습니다. 보관 방법은 세금계산서 보관방법을 참고해요.
자주 묻는 질문
Q1. 거래 전에 무엇을 먼저 확인하나요?
사업자 상태(휴·폐업)와 통장 명의 일치 여부를 먼저 봐요. 이 두 가지로 대부분의 사고를 막을 수 있습니다.
Q2. 면세사업자면 무엇이 다른가요?
세금계산서가 아니라 계산서를 받고, 매입세액 공제는 없습니다.
Q3. 소액 거래도 다 받아야 하나요?
일회성 소액 거래는 사업자등록번호와 적격증빙 정도면 충분해요. 반복·고액 거래일수록 패키지 전체를 갖춰요.
Q4. 거래 도중 거래처가 폐업하면요?
폐업한 사업자는 더 이상 세금계산서를 정상 발급할 수 없어, 폐업 전 공급분이라도 뒤늦게 받기가 어려워져요. 그래서 거래처 상태를 분기마다 한 번씩 다시 조회하고 폐업 소식을 들으면 미발급분부터 정리해요.