견적서 발주서 거래증빙 관리

개요

견적서와 발주서는 거래가 어떻게 시작됐는지 보여 주는 서류입니다. 법이 보관을 강제하는 증빙은 세금계산서·계산서·카드전표 같은 적격증빙이지만, 견적서·발주서를 세금계산서·거래명세서와 한 묶음으로 두면 "이 거래가 실제로 있었고 금액이 합리적이었다"는 점을 설명하기 쉬워져요.

거래 흐름별 서류

거래명세서 작성은 거래명세서 작성, 세금계산서와의 대조는 거래명세서 세금계산서 대조에서 정리해요.

견적서·발주서 관리 방법

1. 거래마다 번호를 붙입니다. 예: 발주번호 PO-2026-031
2. 견적서·발주서·거래명세서·세금계산서에 같은 번호를 적거나, 파일명에 번호를 넣어 한 폴더에 둬요.
3. 발주는 금액대별 승인 권한자가 결재해요. 승인 기준은 부서별 비용 승인 흐름을 봐요.
4. 월말에 발주 금액·납품 수량·세금계산서 금액이 모두 같은지 대조하고, 다른 건은 표시해 원인을 확인해요.
5. 증빙은 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해요.

예시

㈜예시상사가 사무용 의자 20개를 견적 단가 15만 원에 받았습니다. 발주서에는 20개 300만 원, 실제 납품은 18개였고 세금계산서는 20개 기준 300만 원(부가세 별도)으로 왔습니다. 대조표에서 2개 차이가 보이므로 공급자에게 수정세금계산서를 요청하거나 나머지 2개 납품 일정을 확인해요. 발주서가 없었다면 몇 개를 사기로 했는지부터 다퉈야 해요.

견적·발주 자료가 없을 때 문제

• 고액 거래나 특수관계자와의 거래에서 견적·발주 자료가 없으면 가격의 적정성이나 거래 실재를 의심받을 수 있습니다.
• 납품 수량과 세금계산서 금액이 다른데 모르고 지나가면 과다 지급과 매입세액 과다 공제가 동시에 생겨요. 공제 요건은 매입세액 공제를 봐요.
• 금액 차이를 뒤늦게 발견하면 수정세금계산서 발급 사유와 방법에 맞춰 정정해야 해요.

자주 묻는 질문

Q1. 견적서·발주서도 꼭 보관해야 하나요?

법정 보관 대상은 아니지만 거래 실재와 금액 근거를 보여 주는 자료라 함께 보관하는 편이 안전해요.

Q2. 전화나 메신저로 발주한 거래는요?

메신저 대화 캡처나 이메일 확인이라도 남기고, 가능하면 사후에 발주서를 작성해 둬요.

Q3. 여러 견적 중 비싼 곳을 골랐다면요?

선정 사유(품질·납기 등)를 한 줄이라도 기록해 둬요. 특수관계자 거래라면 더 중요해요.

Q4. 견적서 금액과 세금계산서 금액이 다르면 무엇이 맞나요?

세금계산서는 실제 공급한 금액으로 발급해야 해요. 견적 이후 단가 협상·수량 변경이 있었다면 발주서나 변경 합의 메일로 차이 사유를 남겨 두면 돼요.

발주·검수·지급 담당 분리

한 사람이 발주·검수·지급을 모두 맡으면 오류와 부정을 걸러 낼 사람이 없으므로 최소한 발주와 지급은 나눠요.