부서별 비용 승인 흐름

개요

비용을 쓰기 전에 누가 승인하는지를 금액대별로 정해 두면 불필요한 지출과 증빙 누락을 함께 줄일 수 있습니다. 승인 흐름은 "신청 → 승인 → 지출 → 증빙 제출 → 회계 확인" 다섯 단계가 기본이고, 금액이 클수록 승인 단계가 올라가요. 기준 금액은 법으로 정해진 것이 없어 회사 규모에 맞게 정해요.

금액대별 승인표 예시

위 금액은 직원 20명 안팎 회사를 가정한 예시입니다. 거래가 쪼개져 기준을 피하지 않도록 "같은 목적의 지출은 합산 금액 기준"이라는 규칙을 함께 둬요.

세무상 꼭 맞춰야 할 증빙

승인 규정과 별개로, 세법이 요구하는 증빙 기준을 승인 단계에서 걸러야 나중에 비용이 부인되지 않습니다.

• 건당 3만 원을 넘는 지출은 세금계산서·계산서·카드전표·현금영수증 같은 적격증빙을 받습니다. 없으면 증빙불비 가산세 대상이 될 수 있습니다.
• 거래처 접대비(기업업무추진비)는 3만 원을 넘으면 법인카드 등 적격증빙이 없을 때 비용으로 인정되지 않습니다. 기업업무추진비를 참고해요.
• 법인카드 사용 기준은 법인카드 사용 기준과 관리 방법을 따라요.

비용 승인 흐름 운영 순서

1. 금액대별 승인권자와 필요 자료를 규정으로 정하고 전 직원에게 공유해요.
2. 신청서(또는 전자결재)에 목적·금액·거래처·예산 항목을 적습니다.
3. 승인 후 지출하고, 지출 후 정해진 기한(예: 7일) 안에 증빙을 제출해요.
4. 회계 담당은 승인 내역과 증빙·금액이 일치하는지 확인하고 비용 처리해요.
5. 예외(긴급 사후 승인, 예산 초과)는 사유를 기록해 월 1회 대표에게 묶어서 보고해요.

예시

영업팀이 전시회 부스 비용 450만 원을 쓰려 해요. 300만 원 초과라 대표 승인 대상이고, 견적 2곳과 계약서를 붙여 올려요. 승인 뒤 계약금 200만 원과 잔금 250만 원을 나눠 내더라도 같은 목적이므로 합산 450만 원 기준으로 한 번에 승인받습니다. 행사 뒤 세금계산서 2장을 받아 제출하면 회계 담당이 계약서 금액과 대조해요.

승인 없이 지출할 때 문제

• 승인 없이 쓴 비용은 업무 관련성을 설명할 자료가 약해, 세무조사에서 개인 지출과 구분하기 어렵습니다.
• 증빙 제출이 늦어지면 월말 마감이 밀리고 미정산 가지급금이 쌓입니다. 임직원 경비 미정산 독촉을 참고해요.

자주 묻는 질문

Q1. 모든 지출에 사전 승인이 필요한가요?

소액 반복 지출까지 사전 승인을 받게 하면 업무가 느려져요. 소액은 사후 승인, 고액은 사전 승인으로 나누는 것이 일반적입니다.

Q2. 승인 없이 먼저 쓰면요?

부득이한 경우 사후 승인과 사유 기록으로 보완하되, 반복되면 카드 한도 조정 등으로 관리해요.

Q3. 예산과 어떻게 연결하나요?

신청서에 예산 항목을 적게 하고, 예산을 넘는 지출은 한 단계 위 승인을 받게 해요. 예산관리 실무 — 예산 수립과 실적 비교를 참고해요.