세미나·컨퍼런스 참가비 처리
요약
- 세미나 참가비, 출장비, 교육비를 함께 정리하는 실무 기준입니다. 직원이 업무 관련 세미나·교육·컨퍼런스·박람회에 참가하면서 낸 참가비와 교통·숙박비를 처리하는 방법입니다.
추천 대상 · 신입 회계 담당자, 세무 담당자, 소규모 법인 대표
세미나·컨퍼런스 참가비 처리란?
직원이 업무 관련 세미나·교육·컨퍼런스·박람회에 참가하면서 낸 참가비와 교통·숙박비를 처리하는 방법입니다. 참가비는 교육훈련비, 오가는 비용은 여비교통비로 나누고, 참가비에 부가세가 있는지(과세 행사인지 면세 교육인지)에 따라 매입세액 공제 여부가 갈려요. 직무와 관련된 참가라면 회사가 비용을 내도 직원 급여로 과세하지 않습니다.
면세 교육과 과세 행사
| 주최·형태 | 부가세 | 받는 증빙 |
|---|---|---|
| 주무관청의 인가·허가·등록을 받은 학교·학원·교육기관의 교육 과정 | 면세 | 계산서·카드 전표 |
| 요건을 갖춘 비영리 단체의 교육 | 면세인 경우가 많음 | 계산서 |
| 기업·협회가 여는 유료 컨퍼런스·세미나 | 과세 | 세금계산서 |
| 박람회 부스 참가비 | 과세 | 세금계산서(광고선전비) |
| 해외 컨퍼런스(해외 주최) | 국내 부가세 없음 | 인보이스·카드 전표 |
같은 "세미나"라도 주최 기관에 따라 달라지므로, 신청 전에 세금계산서 발행 여부를 확인해요. 면세 범위는 부가세 면세 대상에서 봐요.
분개 예시
직원 1명이 부산 업계 컨퍼런스에 참가했습니다.
| 지출 | 금액(부가세 포함) | 처리 |
|---|---|---|
| 참가비(세금계산서) | 330,000 | 교육훈련비 300,000 + 매입세액 30,000 |
| KTX 왕복 | 119,600 | 여비교통비(철도 운임은 매입세액 공제 대상이 아님) |
| 호텔 1박(법인카드) | 132,000 | 여비교통비 120,000 + 매입세액 12,000 |
| 출장 중 식사 | 22,000 | 여비교통비 또는 복리후생비 |
숙박비 매입세액은 일반과세자인 숙박업소에서 법인카드로 결제하면 공제받을 수 있습니다. 출장비 정산 기준은 출장비·교통비·숙박비 정산 SOP에서 봐요.
해외 컨퍼런스
참가비를 해외 주최 측에 카드로 결제하면 원화 청구액을 교육훈련비로, 해외결제 수수료는 지급수수료로 나눠요. 과세사업에 쓰는 교육 용역이면 대리납부 의무는 보통 없습니다. 항공·해외 숙박은 해외 출장비로 처리해요. → 임직원 출장비 정산·세무 — 일비·실비·세무 부담 구분
처리 절차
- 참가 신청서에 행사명, 주최, 일정, 비용, 업무 관련성을 적고 결재받습니다.
- 주최 측에 세금계산서 발행 여부를 확인하고 사업자 정보를 전달해요.
- 참가비와 교통·숙박비를 나눠 정산해요.
- 참가 확인(명찰·수료증·참가 확인 메일)과 행사 자료를 보관해요.
- 과세 참가비·숙박비 매입세액은 공제, 면세 교육은 계산서로 비용 처리해요.
직원 과세 여부
직무와 관련된 행사 참가비는 근로소득이 아닙니다. 업무와 무관한 취미 강좌, 가족 동반 비용, 행사 뒤 개인 관광 일정 비용을 회사가 대신 내면 그 부분은 근로소득으로 보거나 비용에서 빼야 해요.
자주 하는 실수
- 면세 교육기관 계산서에 부가세가 있다고 보고 공제함.
- 과세 컨퍼런스를 개인카드로 결제하고 세금계산서를 받지 않아 매입세액을 놓침.
- 온라인 웨비나 참가비를 해외 결제하고 인보이스를 보관하지 않음.