출장비·교통비·숙박비 정산 SOP
- 출장 정산 시 교통비, 숙박비, 일비, 증빙을 확인하는 표준 절차입니다.
추천 대상 · 신입 회계 담당자, 세무 담당자, 소규모 법인 대표
출장비 정산 SOP란?
임직원이 업무로 출장을 다녀오면 교통비·숙박비·식비·일비를 회사가 부담해요. 실제 든 비용을 규정에 맞게 돌려주는 여비는 실비 변상이라 직원 급여로 과세되지 않고 회사 비용(여비교통비)이 돼요(소득세법 시행령 제12조). 하지만 증빙 없이 정액으로 주거나 출장이 아닌데 여비 명목으로 주면 급여로 보아 원천징수 대상이 될 수 있어요. 그래서 출장 정산은 "출장 사실 → 항목별 증빙 → 규정 한도"를 같은 순서로 확인하는 표준 절차(SOP)로 두는 것이 좋아요.
항목별 기준
| 항목 | 증빙 | 부가세 매입세액 |
|---|---|---|
| 항공·KTX·고속버스·택시 | 승차권·카드 전표 | 여객운송이라 불공제 |
| 렌터카·주유 | 카드 전표 | 승용차 관련이면 대부분 불공제 |
| 숙박 | 카드 전표 또는 세금계산서 | 공제 가능 (일반과세자 숙소) |
| 출장 중 식비 | 카드 전표 | 공제 가능 |
| 일비(정액) | 출장 신청·결과 보고서 | 해당 없음 |
일비는 비과세인가요?
회사 여비 규정에 일비 기준이 정해져 있고, 실제 출장 일수에 따라 지급하며, 금액이 실비 변상 수준이라면 비과세 여비로 볼 수 있어요. 출장과 상관없이 매달 똑같이 주거나 과도하게 주면 급여로 보아 과세돼요. 또 자가운전보조금(월 20만원 비과세)을 받는 직원이 같은 시내 출장 교통비를 따로 받으면 자가운전보조금 비과세가 적용되지 않을 수 있어요(자가운전보조금 비과세).
정산 예시
1박 2일 부산 출장을 다녀온 직원이 KTX 왕복 12만원, 숙박 11만원(부가세 1만원 포함), 식비 4만4천원(부가세 4천원 포함)을 카드로 쓰고, 규정상 일비 하루 2만원을 받는다면 다음과 같아요.
| 항목 | 금액 | 회계 처리 |
|---|---|---|
| KTX | 120,000원 | 여비교통비 (매입세액 불공제) |
| 숙박 | 110,000원 | 여비교통비 100,000원 + 부가세대급금 10,000원 |
| 식비 | 44,000원 | 여비교통비 40,000원 + 부가세대급금 4,000원 |
| 일비 | 40,000원 | 여비교통비 (비과세 여비) |
| 합계 | 314,000원 | 공제 매입세액 14,000원 |
표준 절차
| 단계 | 확인 내용 |
|---|---|
| 1 | 출장 전 신청서(목적·일정·예상 비용)를 승인받습니다 |
| 2 | 출장 중 법인카드 사용, 개인카드면 전표 보관 |
| 3 | 복귀 후 1주 안에 결과 보고서와 정산서를 제출합니다 |
| 4 | 규정 한도(숙박 상한 등)와 증빙을 대조합니다 |
| 5 | 개인 부담분을 빼고 환급 또는 선지급금 정산 후 전표 처리합니다 |
미리 준 출장비(가지급)는 정산이 끝날 때까지 선급금·가지급금으로 두고, 오래 방치하지 않아요(가지급금 직원 경비 전환).
해외 출장
국외에서 쓴 비용은 국내 적격증빙(세금계산서 등)을 받을 수 없어도 해외 영수증·카드 명세서로 증빙이 인정돼요. 외화 금액은 사용일 환율이나 카드사 청구 원화 금액으로 적어요. 해외 일비도 규정에 근거해야 비과세 여비로 볼 수 있어요.
실무 체크리스트
- 출장 신청서와 결과 보고서가 있다
- 교통·숙박·식비 증빙이 모두 있다
- 여객운송비를 매입세액 불공제로 분류했다
- 일비가 규정 기준과 출장 일수에 맞다
- 자가운전보조금 수령자의 교통비 중복을 확인했다
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 출장 중 개인 일정이 섞이면요?
개인 일정에 해당하는 숙박·교통비는 본인 부담으로 빼고 정산해요. 가족 동반 비용은 회사 비용이 아니에요.
Q2. 영수증을 잃어버렸어요.
카드로 결제했다면 카드사 명세서로 대체할 수 있어요. 현금 결제분은 사후 발급을 요청하거나 거래 사실을 입증할 자료를 남겨요(현금영수증 지출증빙 누락 복구).