출장비 정산 표준

출장비 — 비과세 vs 과세 결정

임직원 출장비는 다음 요건 충족 시 근로소득 비과세 (소득세법 제12조).

요건 미충족 시 근로소득 가산 과세 + 회사 손금부인 위험.

정산 방법 — 2가지

방법 ① 실비 정산 (영수증 기준)

실제 사용한 금액만큼 정산. 영수증 모두 보관.

장점: 정확. 비과세 인정 안전. 단점: 영수증 분실 위험·관리 부담.

방법 ② 일당 (정액 지급)

사규에 정해진 일당 × 출장 일수.

장점: 단순. 영수증 부담 없음. 단점: 사회통념상 적정 한도 입증 필요.

대부분 회사는 두 방법 혼합 (교통·숙박 실비 + 식대·기타 일당).

표준 사규 — 직급별 한도 예시

회사·업종·시점에 따라 차이. 사규에 명시 + 매년 갱신.

출장비 5종 — 정산 방식

영수증 매칭 — 적격증빙

3만 초과 거래에 일반 영수증만 있으면 적격증빙 부족 + 가산세 2%.

회계 분개

일반 출장비 인식

(차) 출장비       100,000 / (대) 현금 (또는 미지급금)  100,000

(여객운송 등 매입세액 불공제분은 부가세 별도 분리 안 함)

카드 결제 출장비 (숙박)

(차) 출장비        100,000 / (대) 미지급금  110,000
(차) 부가세대급금   10,000

(숙박업은 매입세액 공제 가능)

일당 지급 (현금)

(차) 출장비  XX / (대) 현금  XX

단계별 절차

1단계: 출장 신청·승인

출장 신청서 작성. 사유·기간·예상 비용. 결재.

2단계: 출장비 가지급

출장 전 일당·예상 비용 가지급:

(차) 가지급금  XX / (대) 현금  XX

3단계: 출장 수행

영수증 모두 수집 (교통·숙박·식대·기타).

4단계: 출장 정산서 작성

복귀 후 정산서:

• 가지급금 vs 실제 사용
• 영수증 첨부
• 일당 산정

5단계: 정산 (환급 또는 추가 지급)

가지급 > 실제: 임직원이 반환. 가지급 < 실제: 추가 지급.

(차) 출장비   XX / (대) 가지급금  XX
                (또는 현금 추가 지급)

6단계: 영수증 보관

5년 보관. 출장 정산서 + 영수증.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 일당이 사회통념 초과면?

초과분만 임직원 근로소득 가산. 사회통념은 업종·시점별. 매년 사규 갱신.

Q2. 임원 출장이 사적 여행이면?

업무 무관 = 임원 사적 사용 → 상여처분 + 손금부인. 출장 사유 명확 입증.

Q3. 해외 출장 영수증이 외국어면?

번역 의무 없지만 거래 사실 입증 가능해야. 거래처·금액·일자 명확하면 인정.

Q4. 자가용 사용 정산은?

회사 사규에 km당 단가 명시. 주행 거리 × 단가. 실 영수증 없어도 사규 기준 가능.

Q5. 출장 중 술자리·접대?

거래처 접대 → 기업업무추진비. 매입세액 불공제 + 한도. 임직원 회식·복리후생과 구분.

자주 하는 실수

1. 영수증 분실로 가산 추정 지급 — 추정 지급은 임직원 근로소득 가산. 영수증 의무.
2. 자가용 정산 사규 없음 — km당 단가 사규 명시 필수.
3. 임원 사적 출장을 업무로 처리 — 상여처분 위험.
4. 3만 초과 거래 일반 영수증 — 적격증빙 부족.
5. 외환·환율 적용 누락 (해외 출장) — 한국은행 매매기준율 적용.

시작 전 체크리스트

• 회사 사규 출장비 조항 (직급별 일당·숙박·교통)
• 출장 신청·승인 절차 명문화
• 가지급 + 정산 절차
• 영수증 보관 시스템 (5년)
• 3만 초과 거래 적격증빙 확보
• 자가용 사용 km당 단가
• 해외 출장 환율·외화 정산 절차
• 임원 출장 별도 결재 라인