경비 처리 절차 — 영수증 수취부터 전표 입력·결산까지
- 경비 = 적격증빙 必 (세금계산서·카드·현금영수증)
- 지출결의서 → 결재 → 전표 입력 순서
- 법인카드 우선, 현금 사용 시 현금영수증 필수
추천 대상 · 회계 담당자, 전 직원 (경비 사용자)
경비 처리란?
경비 처리는 업무상 발생한 지출을 회사 장부에 비용으로 기록하는 작업이에요. 단순히 돈을 돌려받는 것이 아니라, 세법상 손금으로 인정받으려면 증빙 요건을 갖춰야 해요.
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경비 처리 흐름도
[지출 발생]
직원이 업무상 비용 사용
↓
[증빙 수취] ← 가장 중요!
적격증빙 받기 (카드·세금계산서·현금영수증)
↓
[지출결의서 작성]
항목·금액·목적·거래처 기재
↓
[결재]
팀장 → 대표이사 (내부전결규정에 따라)
↓
[경리 접수 & 전표 입력]
계정과목 선택 → 전표 작성
↓
[지급]
법인카드: 자동 / 현금: 개인 계좌 이체 정산
↓
[증빙 보관]
5년 (법인세법) / 10년 권장---
경비 증빙 수취 요건
| 지출 금액 | 필요 증빙 |
|---|---|
| 3만원 초과 | 적격증빙 必 적격증빙 |
| 3만원 이하 | 간이영수증 가능 (기업업무추진비도 3만원 이하는 간이영수증 가능, 경조사비는 20만원 이하까지) |
적격증빙 종류
> ⚠️ 3만원 초과 현금 지출에 적격증빙이 없으면 → 비용은 인정되지만 증빙불비가산세 2% 부담. 가산세
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계정과목별 처리 요령
| 경비 종류 | 계정과목 | 주의사항 |
|---|---|---|
| 식대 (직원) | 복리후생비 | 회식비는 회식비 증빙 구분 참고 |
| 식대 (거래처 접대) | 기업업무추진비 | 건당 3만원 초과면 법인카드 등 적격증빙 필수 기업업무추진비 |
| 교통비 | 여비교통비 | 대중교통·택시·주차 |
| 출장비 | 여비교통비 | 출장비 정산 표준 |
| 사무용품 | 소모품비 | 100만원 이상은 자산 처리 검토 |
| 도서·구독료 | 도서인쇄비 | 도서 잡지비 교육비 증빙 |
| 교육·연수비 | 교육훈련비 | 교육훈련비 |
| 통신비 | 통신비 | 업무용 핸드폰만 통신비 공과금 증빙 |
| 차량 유지비 | 차량유지비 | 업무용 승용차 한도 업무용 승용차 관련비용 명세서 |
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법인카드 사용 원칙
법인카드는 경비 처리의 가장 편리한 수단이에요.
- 사용 목적 기재 필수 (카드사 영수증에 메모 또는 별도 기록)
- 개인 사용 금지 법인카드 사용제한
- 월말 카드 명세서와 장부 대조 필수
- 미지급금으로 계상 → 청구 시 결제
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현금 지급 경비 처리 (사후 정산)
직원이 개인 돈으로 먼저 지출한 경우:
[절차]
1. 지출결의서 작성 (직원)
2. 영수증 첨부 (원본)
3. 결재 승인
4. 회계 담당자가 직원 개인 계좌로 이체
5. 전표 입력[분개 예시 — 직원 출장비 150,000원 정산]
(차) 여비교통비 150,000
(대) 보통예금 150,000---
월말 경비 정산 체크리스트
- 법인카드 명세서 수령 → 전표 미입력 건 처리
- 현금 지출 영수증 수거 → 정산 전표 입력
- 미결재 지출결의서 확인 → 결재 촉구
- 접대비 한도 확인 기업업무추진비 (한도 초과 시 세무조정)
- 업무용 승용차 운행일지 확인 업무용 승용차 관련비용 명세서
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자주 묻는 질문
Q. 개인 법인카드로 결제한 경비는 어떻게 처리하나요?
법인카드로 결제한 경비 처리는 크게 세 단계입니다. 먼저 증빙 수취 단계에서 카드 매출전표(영수증)를 원본 보관하고, 사용 목적·거래처·계정과목을 메모해 두세요. 다음으로 지출결의서 작성 및 결재 단계로, 금액·목적·날짜를 기재한 지출결의서를 팀장 또는 대표 결재 라인에 올립니다. 마지막으로 회계처리 단계에서 경리 담당자가 계정과목(복리후생비·여비교통비·기업업무추진비 등)을 선택해 전표를 입력합니다. 법인카드 청구는 다음 달 카드 대금 결제일에 미지급금 → 보통예금 분개로 처리해요. 개인카드를 업무에 사용한 경우에는 사후 현금 정산 방식으로 동일하게 처리하되, 법인카드에 비해 세무 리스크가 높으므로 가급적 법인카드 사용을 권장합니다.
Q. 경비처리 후 사후 감사에서 문제가 된다면?
세무조사나 감사에서 경비처리가 문제로 지적되는 경우, 가장 먼저 해야 할 일은 증빙 보관 상태 확인입니다. 적격증빙(세금계산서·카드전표·현금영수증)이 있으면 원칙적으로 비용 인정이 됩니다. 증빙은 갖췄으나 업무 관련성이 문제라면, 지출 당시의 메모·이메일·사용 목적 자료 등 보조 증빙을 제출해 업무 관련성을 소명해야 해요. 적격증빙이 없는 3만원 초과 지출은 증빙불비가산세(지출액의 2%)가 부과되고, 업무 관련성 자체가 부인되면 해당 금액은 손금불산입(비용 부인) 처리됩니다. 이의가 있으면 세무조사 결과 통보 후 과세전적부심사 또는 국세심판원 심판 청구 절차를 통해 불복할 수 있어요.