임직원 경비 선지급·정산 절차
요약
- 선지급 방식: 가지급금으로 처리 후 정산 시 비용으로 대체
- 후정산 방식: 직원이 먼저 지출 후 영수증 제출하면 환급
- 정산 기한 설정(예: 지출 후 2주 이내) 내부 규정 필요
추천 대상 · 회계 담당자
경비 정산 방식 2가지
| 방식 | 처리 순서 |
|---|---|
| 선지급 방식 | 회사 → 직원에게 선지급 → 직원이 쓰고 영수증 제출 → 정산 |
| 후정산 방식 | 직원이 먼저 지출 → 영수증 제출 → 회사가 환급 |
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선지급 방식 회계처리
[출장비 선지급 시]
(차) 가지급금(직원명) 500,000
(대) 보통예금 500,000
[정산 시: 실제 지출 400,000원, 잔여 100,000원 반환]
(차) 여비교통비 300,000
(차) 숙박비 100,000
(차) 현금(반환) 100,000
(대) 가지급금 500,000---
후정산 방식 회계처리
[직원이 영수증 제출 후 환급 시]
(차) 여비교통비 50,000
(차) 소모품비 30,000
(대) 보통예금 80,000---
경비 정산 흐름
1. 지출결의서 작성 (사전 승인)
↓
2. 경비 지출 (선지급 or 직원 자비)
↓
3. 영수증·세금계산서 수집
↓
4. 경비정산서 작성 및 제출 (지출 후 2주 이내 권장)
↓
5. 경리 검토 (업무 관련성, 증빙 확인)
↓
6. 승인 후 지급 or 정산---
경비정산서 필수 기재 항목
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 지출일 | 영수증의 날짜 |
| 지출 목적 | 업무 관련 사유 |
| 지출처 | 업소명 |
| 금액 | 지출 금액 |
| 계정과목 | 여비교통비, 소모품비 등 |
| 증빙 | 영수증 첨부 |
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가지급금 정산 지연 시 문제
| 문제 | 내용 |
|---|---|
| 인정이자 과세 | 특수관계인 가지급금은 법인세 인정이자 발생 |
| 세무조사 위험 | 정리 안 된 가지급금 → 횡령 의심 |
| 이자비용 손금불산입 | 가지급금 관련 이자 손금 불산입 |
> 반드시 정산 기한 내 처리 규정을 사내 규정으로 정하세요.
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자주 묻는 질문
Q1. 임직원이 개인 돈으로 경비를 선 지출했을 때 정산 절차는?
직원이 먼저 지출한 경비는 영수증(적격증빙)을 수취한 뒤, 경비정산서에 지출일·목적·금액·계정과목을 기재해 경리 부서에 제출합니다. 경리는 업무 관련성과 증빙을 확인 후 승인하며, 승인이 완료되면 직원 계좌로 이체합니다. 지출 후 2주 이내 제출을 사내 규정으로 정해 두면 월말 결산 지연을 막을 수 있습니다.
Q2. 미정산 경비가 오래 쌓이면 세무상 어떤 문제가 생기나요?
정산되지 않은 경비는 회계상 가지급금으로 처리됩니다. 가지급금이 특수관계인(임원·대주주 등)에게 귀속되면, 세법상 적정 이자율(현행 연 4.6%)로 계산한 인정이자가 법인 소득에 가산됩니다. 또한 장기 미정산 가지급금은 세무조사에서 횡령·불법 자금 유출 의심을 받을 수 있어 즉각 정리가 필요합니다.
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