가지급금 직원 경비 전환

개요

직원에게 출장비·행사비를 미리 준 돈은 쓰기 전까지 쓴 곳이 정해지지 않았으므로 가지급금(임시로 준 돈)으로 둬요. 직원이 증빙을 내면 실제 쓴 금액만큼 여비교통비·회의비 같은 비용으로 바꾸고, 남은 돈은 돌려받습니다. 이 전환이 늦을수록 장부에 정체 모를 잔액이 쌓입니다.

정산 흐름과 분개

대표 가지급금은 성격이 달라 가지급금·가수금 처리 실무 — 임시 계정의 발생 원인과 정리 방법에서 따로 다뤄요.

예시

영업팀 김 대리에게 부산 출장비 50만 원을 미리 줬습니다. 출장 뒤 제출한 증빙은 다음과 같습니다.

• (차) 여비교통비 432,000원 / (대) 가지급금 432,000원
• 남은 68,000원 반납: (차) 보통예금 68,000원 / (대) 가지급금 68,000원

정산이 끝나면 김 대리 앞 가지급금 잔액은 0원이 돼요. 숙박비가 부가세 공제 대상 증빙(사업자 명의 현금영수증·세금계산서)이라면 부가세 신고 때 매입세액 공제도 검토해요.

정산 시 점검 항목

• 증빙 날짜·장소가 출장 일정과 맞는지
• 업무와 관련된 지출인지(가족 동반 비용, 개인 쇼핑 제외)
• 3만 원 넘는 지출에 적격증빙이 있는지
• 선지급액과 실제 지출액의 차이, 반납 여부

증빙이 부족할 때 처리

영수증을 잃어버렸다면 카드 사용 내역·계좌이체 기록으로 지출 사실을 보완하고, 지출결의서에 사유를 적습니다. 업무 관련성을 보여 줄 수 없는 금액은 반납받는 것이 원칙이고, 끝내 회수하지 못하면 그 직원의 근로소득으로 볼 수 있습니다. 처리는 임직원 개인용도 비용 회수를 봐요.

정액 일비(하루 얼마씩 주는 출장 수당)는 사내 여비 규정에 지급 기준이 있어야 비용 처리와 비과세 판단이 안정적입니다. 규정 없이 주면 급여로 보아 과세될 수 있습니다.

정산을 미룰 때 문제

• 실제로 쓴 비용이 비용으로 잡히지 않아 월별 손익이 틀어져요.
• 결산 때 원인 모를 가지급금이 남으면 대표·직원 중 누구에게 준 돈인지부터 다시 추적해야 해요.

자주 묻는 질문

Q1. 출장비 선지급도 가지급금인가요?

네. 정산 전에는 가지급금으로 두었다가 증빙으로 정산해 비용으로 전환해요.

Q2. 소액이면 선지급 때 바로 비용 처리해도 되나요?

금액이 작고 당일 정산된다면 실무상 바로 비용 처리하기도 하지만, 남는 돈이 생기는 구조라면 가지급금으로 두는 편이 추적이 쉽습니다.

Q3. 잔액이 계속 남으면 문제인가요?

자산이 부풀고 손익이 왜곡되므로 기한을 정해 정산해요. 독촉 기준은 임직원 경비 미정산 독촉을 봐요.