임직원 개인용도 비용 회수

개요

임직원이 법인카드로 개인 물건을 사거나 회사 경비로 사적 지출을 한 것이 확인되면, 그 금액은 회사 비용에서 빼고 본인에게 돌려받아야 해요. 돌려받지 못하면 세무상 비용으로 인정되지 않고, 그 금액을 그 사람의 급여(상여)로 보아 소득세를 원천징수해야 해요. 임원인지 직원인지에 따라 처리 흐름은 같고, 대표의 경우는 대표 개인지출 회사정산 금지를 봐요.

처리 방식 비교

예시

직원이 법인카드로 주말에 개인 가전 45만 원(부가세 포함)을 결제한 것이 월말 카드 검토에서 발견됐습니다.

1. 직원에게 사용 목적을 확인하고, 사적 사용임을 인정받습니다.
2. 이미 비용(소모품비)으로 잡혀 있다면 취소하고 직원에 대한 미수금 45만 원으로 바꿔요. 부가세 4만 909원은 매입세액 공제 대상에서 빼요.
3. 직원이 회사 계좌로 입금하면 미수금이 사라지고 끝나요.
4. 입금이 어렵다면 "다음 달 급여에서 45만 원을 공제하는 데 동의합니다"라는 서면 동의를 받고 공제합니다. 근로기준법은 임금 전액 지급을 원칙으로 하므로, 동의 없이 회사가 일방적으로 공제하는 것은 피해요.
5. 끝내 회수하지 않기로 결정하면 45만 원을 그 직원의 급여에 더해 근로소득세를 원천징수하고, 연말정산에 반영해요.

개인용도 지출 찾는 방법

• 법인카드 사용 내역에서 주말·심야·휴가 기간 사용, 업무와 무관한 업종(가전·의류·레저)을 걸러 봐요.
• 같은 가맹점에서 반복되는 소액 결제를 확인해요.
• 영수증 미제출 건을 우선 확인해요. 관리 방법은 법인카드 영수증 미제출 관리를 봐요.

회수하지 않을 때 문제

• 비용이 부인되어 법인세가 늘고, 매입세액을 공제받았다면 부가세도 추징돼요.
• 세무조사에서 발견되면 회사가 뒤늦게 원천징수해야 하고 원천세 가산세가 붙을 수 있습니다. 원천세 수정신고 가산세 체크를 참고해요.
• 한 번 넘어가면 사적 사용이 관행처럼 굳어져요.

자주 묻는 질문

Q1. 직원이 사적으로 쓴 비용은 어떻게 하나요?

본인에게 회수하는 것이 원칙이고, 회수하면 세무 문제는 남지 않습니다.

Q2. 회수하지 못하면요?

비용에서 빠지고 그 임직원의 근로소득(상여)으로 처리해 원천징수해요.

Q3. 법인카드를 실수로 긁은 경우도 같나요?

실수라도 사적 지출이면 같은 방식으로 회수해요. 실수가 잦다면 개인카드와 법인카드를 다른 지갑에 두게 하는 등 사용 기준을 정해요. 법인카드 사적사용 처리를 참고해요.

Q4. 퇴사자는 어떻게 하나요?

퇴직금 정산 때 서면 동의를 받아 공제하거나 별도로 청구해요. 퇴사 전 미정산 내역을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.