법인카드 사적사용 발견 시 처리
요약
- 법인카드 개인 사용이 의심될 때 확인 자료, 반납 처리, 급여 반영 가능성을 정리했습니다.
추천 대상 · 신입 회계 담당자, 세무 담당자, 소규모 법인 대표
개요
법인카드를 사적으로 쓴 것이 발견되면 그 금액을 회사 비용에서 빼고, 쓴 사람에게 회수하거나 급여(상여)·가지급금으로 정리해야 해요. 사적 사용분은 업무와 무관해 손금이 아니고(법인세법 제19조), 부가세 매입세액도 공제되지 않아요. 방치하면 가지급금 인정이자, 대표 상여 처분, 매입세액 추징이 한꺼번에 생기고, 금액과 경위에 따라 업무상 횡령 문제로 번질 수도 있어요.
누가 썼느냐에 따른 처리
| 사용자 | 회수하는 경우 | 회수하지 않는 경우 |
|---|---|---|
| 대표·임원 | 회수할 때까지 가지급금으로 두고 인정이자 계산 | 상여로 처분해 대표 근로소득세 원천징수 |
| 직원 | 급여에서 공제하거나 입금받아 정리 (급여 공제는 본인 동의 필요) | 급여(근로소득)로 보아 원천징수 |
| 구분 불가 | 사용 목적을 소명받을 때까지 가지급금·미결산 처리 | 소명 안 되면 사용자 상여로 처분 |
대표에게 회수하는 방식은 대표 가지급금 발생 방지 체크에서 정리해요.
예시 — 대표가 사적으로 110만원 사용
대표가 가족 식사에 법인카드로 110만원(부가세 10만원 포함)을 쓰고, 회계상 복리후생비 100만원·부가세대급금 10만원으로 처리돼 있었다고 해 볼게요.
| 단계 | 처리 |
|---|---|
| 1. 비용 취소 | 복리후생비 100만원과 부가세대급금 10만원을 취소 |
| 2. 채권 인식 | 차변 가지급금(대표) 110만원 / 대변 복리후생비 100만원·부가세대급금 10만원 |
| 3. 부가세 | 이미 신고해 10만원을 공제받았다면 수정신고로 10만원을 납부 (가산세 포함) |
| 4. 회수 | 대표가 110만원을 입금하면 가지급금 소멸 |
회수가 늦어지면 그 기간만큼 인정이자가 익금에 더해져요. 연말까지 회수하지 않으면 결산 때 상여로 처분할지 가지급금으로 둘지를 결정해야 해요.
발견 후 정리 순서
| 단계 | 확인 내용 |
|---|---|
| 1 | 카드 명세서에서 사용처·시간·금액으로 의심 거래를 추립니다 |
| 2 | 사용자에게 업무 관련성을 소명받습니다 |
| 3 | 사적 사용분을 비용에서 제외하고 매입세액을 조정합니다 |
| 4 | 회수하거나 상여·급여로 정리합니다 |
| 5 | 내부 보고 후 재발 방지 조치를 적용합니다 |
사적 사용을 찾는 기준(주말·심야 사용, 주거지 근처 마트, 백화점·명품, 가족 동반 여행지)은 법인카드 사적사용 처리에도 정리돼 있어요.
재발 방지 장치
- 업종 제한: 유흥·골프·백화점 등 업종을 카드사에서 차단 → 법인카드 사용제한
- 사용자별 한도와 권한 분리 → 법인카드 한도·권한 관리
- 사용 후 3영업일 안에 사용 목적 입력, 미입력 건은 월말에 회수 요청
- 월말 명세서를 사용자가 아닌 사람이 검토
자주 묻는 질문
Q1. 사적 사용분은 비용인가요?
아니에요. 업무와 무관한 지출이라 손금으로 인정되지 않아요. 이미 비용으로 신고했다면 세무조정으로 손금불산입해야 해요.
Q2. 매입세액은요?
공제받았다면 해당 과세기간을 수정신고해 돌려줘야 해요. 아직 신고 전이면 불공제로 분류해 두면 돼요.
Q3. 금액이 작으면 그냥 넘어가도 되나요?
작은 금액도 반복되면 세무조사에서 "사적 사용이 관행"으로 판단돼 다른 지출까지 의심받아요. 금액과 상관없이 같은 기준으로 정리하세요.