직원 식대·교통비·법인카드 정산 흐름 — 경비보고서 처리 기준
요약
- 직원이 제출한 식대, 교통비, 법인카드 사용분을 업무 목적·증빙·승인 기준으로 정산하는 흐름을 정리했어요.
추천 대상 · 신입 회계 담당자, 경비 정산 담당자
직원 경비 정산은 무엇을 확인하나요?
직원 경비 정산은 업무 목적, 증빙, 승인, 환급 네 가지를 확인하는 절차예요. 식대와 교통비는 소액이라도 반복되면 비용 누락과 사적 사용 문제가 생길 수 있습니다.
| 지출 | 확인할 내용 | 처리 |
|---|---|---|
| 식대 | 참석자, 목적, 회식·접대 구분 | 복리후생비 또는 업무추진비 |
| 교통비 | 이동 목적, 출발·도착지 | 여비교통비 |
| 법인카드 | 카드 사용자, 영수증, 승인자 | 비용 또는 미확인 지출 |
| 개인카드 | 업무 목적, 환급 계좌 | 미지급금 후 환급 |
정산 순서
- 직원이 경비보고서를 제출해요.
- 영수증과 카드명세서를 대조해요.
- 업무 목적과 승인자를 확인해요.
- 계정과목을 분류해요.
- 환급 대상 금액을 확정해요.
- 회계 프로그램에 전표를 입력해요.
- 직원에게 환급하고 정산 완료 표시를 해요.
식대 구분 기준
- 직원 전체 또는 부서 회식: 복리후생비 가능
- 거래처와 식사: 업무추진비 가능성 큼
- 야근 식대: 회사 규정과 근무 기록 확인
- 개인 식사: 비용 처리 불가
교통비 구분 기준
택시, KTX, 항공, 주차비, 통행료는 업무 이동 목적이 분명해야 해요. 출퇴근 비용은 원칙적으로 개인 부담이지만 회사 규정에 따라 별도 지원할 수 있습니다.
체크리스트
- 영수증 또는 카드전표가 있다
- 지출 목적이 업무와 연결된다
- 승인자가 확인했다
- 접대비와 복리후생비를 구분했다
- 환급 계좌와 금액이 맞다
- 같은 건을 중복 정산하지 않았다
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 직원 개인카드 식대도 회사 비용으로 처리할 수 있나요?
업무 목적이 명확하고 회사가 승인해 환급했다면 가능할 수 있어요. 다만 사적 식사와 구분되는 근거가 필요해요.
Q2. 영수증 없이 카카오택시 내역만 있으면 되나요?
가능하면 카드전표나 영수증을 함께 보관하세요. 이동 목적과 방문처 메모를 남기면 보완에 도움이 돼요.
Q3. 거래처와 먹은 식사는 모두 접대비인가요?
대부분 업무추진비 성격으로 봐요. 회의 성격과 참석자, 목적에 따라 판단이 달라질 수 있으므로 메모를 남기세요.