영수증·간이영수증 수합·정리 SOP — 직원 경비 처리 표준
요약
- 직원이 가져온 영수증, 간이영수증, 카드전표를 어떻게 분류하고 증빙으로 보관할지 단계별로 정리했어요.
추천 대상 · 신입 회계 담당자, 경비 정산 담당자
직원이 영수증을 가져오면 무엇부터 보나요?
영수증을 받으면 먼저 거래 목적, 결제 수단, 금액, 적격증빙 여부를 확인하세요. 모든 영수증을 같은 방식으로 처리하면 비용 인정과 매입세액 공제에서 오류가 생겨요.
| 확인 항목 | 볼 내용 | 조치 |
|---|---|---|
| 사용 목적 | 업무 관련 지출인가 | 개인 사용이면 반려 |
| 결제 수단 | 법인카드, 개인카드, 현금 | 정산 방식 결정 |
| 금액 | 3만 원 초과 여부 | 적격증빙 필요 여부 판단 |
| 증빙 종류 | 세금계산서, 카드전표, 현금영수증, 간이영수증 | 회계 처리 구분 |
수합 절차
- 직원별 영수증 봉투 또는 업로드 폴더를 만들어요.
- 영수증마다 사용일, 사용처, 사용 목적을 적게 해요.
- 법인카드 명세서와 영수증을 대조해요.
- 3만 원 초과 현금 지출은 적격증빙 여부를 확인해요.
- 간이영수증은 별도 목록으로 분리해요.
- 반려할 지출은 사유를 적어 직원에게 돌려줘요.
간이영수증 처리 기준
간이영수증은 적격증빙이 아니에요. 일반적으로 소액 거래의 보조 증빙으로만 쓰고, 3만 원 초과 거래라면 세금계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증을 요청해야 해요.
| 상황 | 처리 |
|---|---|
| 3만 원 이하 업무 지출 | 비용 처리 가능, 보관 |
| 3만 원 초과 현금 지출 | 적격증빙 미수취 가산세 검토 |
| 접대비 성격 | 3만 원 초과 시 법인카드·세금계산서 필요 |
| 개인 지출 | 비용 처리 불가 |
회계 입력 전 체크리스트
- 업무 관련성이 설명되어 있다
- 결재권자 승인이 있다
- 카드명세서와 영수증 금액이 일치한다
- 3만 원 초과 지출의 적격증빙이 있다
- 접대비와 복리후생비를 구분했다
- 원본 또는 전자 스캔본을 보관했다
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 개인카드로 쓴 업무비도 비용 처리할 수 있나요?
업무 관련성이 있고 회사가 정산했다면 가능해요. 다만 매입세액 공제와 증빙 요건은 별도로 확인해야 해요.
Q2. 영수증을 잃어버렸다면 어떻게 하나요?
카드명세서, 계좌이체 확인증, 거래처 재발급 가능 여부를 확인하세요. 반복 분실은 내부 규정으로 제한하는 것이 좋습니다.
Q3. 종이 영수증은 얼마나 보관해야 하나요?
세법상 증빙 보관 기간을 고려해 5년 이상 보관하는 흐름이 안전하고, 법인은 장부·증빙 보관 기간을 더 길게 잡는 경우가 많아요.