여비교통비·출장비 정산 완전 가이드 — 국내·해외 출장비 회계처리와 증빙·비과세
요약
- 출장비를 실비로 정산하면 근로소득 비과세가 돼요. 교통·숙박·식비·일비를 구분하고, 가지급금 정산 분개와 항목별 부가세 매입세액공제 여부, 증빙 관리를 챙겨요.
출장비(여비교통비)의 구성
출장비는 임직원이 업무를 위해 출장할 때 드는 비용으로, 회계상 여비교통비(판매비와관리비)로 처리해요. 크게 교통비·숙박비·식비·일비로 나뉘어요.
| 구성 | 내용 | 정산 방식 |
|---|---|---|
| 교통비 | KTX·항공·택시·버스 등 이동 비용 | 실비 정산 |
| 숙박비 | 호텔·모텔 등 숙박료 | 실비 또는 1박 한도 정액 |
| 식비 | 출장 중 식대 | 실비 또는 정액 |
| 일비 | 통신·세탁 등 기타 잡비 | 정액 지급 |
근로소득 비과세 — 실비변상 범위
출장비는 실비변상적 성질의 급여(소득세법 시행령 제12조)로, 실제 소요 비용을 정산해 지급하면 근로소득으로 보지 않아 비과세돼요. 다만 사회통념상 타당한 범위를 넘는 정액 지급은 근로소득으로 과세될 수 있습니다.
- 실비 정산: 영수증으로 실제 비용을 정산하면 전액 비과세하고 회사 비용으로 처리해요.
- 정액 지급(일비): 출장 규정에 따른 합리적 정액은 비과세이고, 과다한 부분은 근로소득으로 봐요.
- 출장 규정 구비: 직급별 숙박·일비 한도를 사내 출장비 규정으로 정해두면 비과세 입증에 유리해요.
가지급(전도금) 정산 회계처리
출장 전에 비용을 미리 지급하는 경우 가지급금으로 처리했다가 출장 후 정산해요.
출장 전 가지급: (차변) 가지급금 500,000 / (대변) 보통예금 500,000
출장 후 정산(실제 470,000원 사용, 30,000원 반납): (차변) 여비교통비 470,000 · 현금 30,000 / (대변) 가지급금 500,000
부가가치세 매입세액공제 여부
출장비는 항목별로 부가가치세 매입세액공제 가능 여부가 달라요. 항공·철도·택시 같은 여객운송 용역은 세금계산서가 발급되지 않아 공제받을 수 없습니다(부가가치세법 제39조).
| 항목 | 매입세액공제 |
|---|---|
| 항공·KTX·택시·버스(여객운송) | 불공제 — 세금계산서 발급 안 됨 |
| 숙박비 | 공제 가능 — 사업 관련, 세금계산서·신용카드 영수증 |
| 식비 | 공제 가능 — 접대성 지출 제외 |
| 해외 출장비 | 국외 거래로 부가세 없음 |
증빙 관리
- 출장신청서·보고서: 출장 목적·기간·장소를 기록해 업무관련성을 입증해요.
- 법인카드 우선: 가능하면 법인카드로 결제해 증빙을 자동으로 확보합니다.
- 적격증빙: 3만 원 초과 지출은 세금계산서·계산서·신용카드·현금영수증 등 적격증빙이 필요해요.
출장비 정산 체크리스트
- 직급별 숙박·일비 한도를 출장비 규정으로 명문화
- 출장 전 가지급금, 출장 후 정산 분개 처리
- 3만 원 초과 지출 적격증빙 수취·보관
- 여객운송비는 매입세액 불공제로 처리
- 정액 일비가 사회통념 범위인지 점검
- 해외 출장비는 부가세 없이 비용 처리