거래처원장 작성 및 관리
요약
- 거래처원장 = 거래처별 채권·채무 잔액 관리 장부
- 매출거래처원장: 미수금 추적 관리
- 매입거래처원장: 미지급금 추적 관리
추천 대상 · 회계 담당자
거래처원장이란?
총계정원장이 계정과목별로 관리한다면, 거래처원장은 같은 내용을 거래처별로 세분화하여 관리해요.
총계정원장 (매출채권 계정)
└── 거래처원장 (ABC상사 잔액: 2,000,000)
└── 거래처원장 (XYZ통상 잔액: 1,500,000)
└── 거래처원장 (123무역 잔액: 500,000)
합계: 4,000,000원 ← 총계정원장 매출채권 잔액과 일치해야 함---
매출거래처원장 예시 (ABC상사)
| 날짜 | 적요 | 차변(매출 발생) | 대변(대금 회수) | 잔액 |
|---|---|---|---|---|
| 05/01 | 전기이월 | 2,000,000 | ||
| 05/08 | 매출 (세금계산서) | 3,000,000 | 5,000,000 | |
| 05/15 | 입금 수령 | 2,000,000 | 3,000,000 | |
| 05/31 | 입금 수령 | 1,000,000 | 2,000,000 |
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매입거래처원장 예시 (원재료 공급사)
| 날짜 | 적요 | 차변(지급) | 대변(외상) | 잔액 |
|---|---|---|---|---|
| 05/01 | 전기이월 | 1,500,000 | ||
| 05/10 | 매입 (세금계산서) | 800,000 | 2,300,000 | |
| 05/20 | 대금 지급 | 1,500,000 | 800,000 |
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거래처원장 작성 방법
| 방법 | 설명 |
|---|---|
| 회계 프로그램 자동 | 전표 입력 시 거래처 코드 지정하면 자동 관리 |
| 엑셀 수동 | 거래처별 시트 만들어 수동 입력 |
| 더존/위하고 | 거래처 코드 설정 후 자동 집계 |
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핵심 관리 포인트
| 포인트 | 내용 |
|---|---|
| 거래처 코드 통일 | 모든 전표에 거래처 코드 일관되게 사용 |
| 월말 잔액 대조 | 거래처원장 합계 = 총원장 잔액 확인 |
| 잔액 확인서 발송 | 분기별로 거래처에 잔액 확인 요청 |
| 장기 미수금 관리 | 90일 이상 연체 채권 별도 관리 |
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거래처별 잔액 확인서 양식
잔 액 확 인 서
수신: ABC상사 (귀중)
당사 장부상 YYYY.MM.DD 기준 귀사의 외상 잔액은
다음과 같습니다.
매출채권 잔액: 2,000,000원
위 금액에 이의가 있으시면 OO일까지
연락 주시기 바랍니다.
발신: 주식회사 OOO 경리부---
자주 묻는 질문
Q1. 거래처원장과 총계정원장의 차이는?
총계정원장은 매출채권·매입채무 등 계정과목별로 금액을 집계하는 장부입니다. 거래처원장은 동일한 계정과목을 거래처별로 세분화하여 어느 거래처에 얼마가 있는지 추적합니다. 두 장부의 합계는 항상 일치해야 합니다.
Q2. 거래처원장이 맞지 않을 때 가장 먼저 확인할 것은?
전기 오류와 미기장 여부를 먼저 점검합니다. 전표 입력 시 거래처 코드를 잘못 지정했거나 일부 거래를 거래처 코드 없이 입력한 경우가 가장 많습니다. 회계 프로그램에서 거래처 미지정 전표를 조회하고, 전기 잔액이 정확히 이월됐는지도 확인합니다.
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