거래 기록·관리
요약
- 거래처 등록은 매출·매입 분리 관리가 원칙이에요.
- 분개의 기본 원칙(차변=대변, 거래의 8요소)을 지켜야 해요.
- 코드 매핑·승인 권한 매트릭스로 분개 일관성을 확보해요.
추천 대상 · 회계 입력·검증 실무자
거래 기록·관리란?
거래 기록·관리는 회사에서 발생한 매출·매입·지출·수금 거래를 빠짐없이 식별하고, 승인받고, 분개하고, 사후 검증하는 회계 운영 흐름이에요. 회계기준 체계가 재무제표 작성 기준이라면, 거래 기록은 그 기준을 장부에 실제로 반영하는 일상 절차예요. 세법도 사업자에게 장부를 기록하고 증빙과 함께 보관할 의무를 지우기 때문에(부가가치세법 제71조, 법인세법 제112조), 거래 기록은 결산과 세금 신고의 출발점이 돼요.
거래 기록의 단계
| 단계 | 핵심 작업 | 관련 문서 |
|---|---|---|
| 거래처 등록 | 매출·매입 거래처 분리·필수정보 입력 | 매출 거래처 등록 관리 · 매입 거래처 등록 관리 |
| 거래 식별 | 거래 유형 코드 매핑 | 거래 식별 코드 매핑 |
| 분개 | 차변·대변 분개 원칙 | 거래 분개 기본 원칙 |
| 승인 | 권한 매트릭스·전결 | 거래 승인 권한 매트릭스 |
| 사후 검증 | 이상거래·중복·오류 점검 | 거래 사후 검증 |
거래 기록 시 확인 항목
| 확인 항목 | 실무 질문 | 연결 |
|---|---|---|
| 증빙 | 세금계산서·카드전표·현금영수증이 있는가 | 적격증빙 |
| 내부통제 | 누가 승인했고 권한이 맞는가 | 내부통제·자금 통제 |
| 분개 | 계정과목과 차변·대변이 맞는가 | 계정과목 |
| 결산 연결 | 월말·연말 결산에서 누락이 없는가 | 결산 기본 |
증빙은 어떤 기준으로 받나요?
사업자에게서 재화·용역을 사고 건당 3만원을 넘게 지출했다면 세금계산서·계산서·신용카드 매출전표·지출증빙용 현금영수증 같은 적격증빙을 받아야 해요. 간이영수증만 받으면 비용 자체는 인정되더라도 법인은 증빙불비가산세(적격증빙을 받지 않은 금액의 2%)를 물 수 있어요. 기업업무추진비(접대비)는 3만원 초과 건에 적격증빙이 없으면 비용으로도 인정되지 않아요(기업업무추진비). 장부와 증빙은 법정신고기한부터 5년간 보관해요.
처리 예시
거래처에서 사무용품 55만원(부가세 포함)을 법인카드로 샀다면 다음과 같이 처리해요.
- 카드 승인 내역과 매출전표를 확인해 매입 거래처가 등록돼 있는지 봐요.
- 거래 유형을 '소모품 구입'으로 식별하고 전결 규정에 맞는 승인자를 확인해요.
- 분개: 차변 소모품비 500,000원·부가세대급금 50,000원 / 대변 미지급금(카드) 550,000원.
- 월말에 카드사 명세서와 장부를 대조하고, 부가세 신고 때 매입세액 공제 자료로 넘깁니다(신용카드 매입세액 공제).
증빙·기록 누락 시 불이익
- 증빙 없는 지출은 비용 인정이 막히거나 가산세가 붙고, 대표가 쓴 것으로 보여 가지급금이 될 수 있어요.
- 장부를 기록하지 않은 개인사업자는 무기장가산세 세무: 장부 안 쓰면 붙는 가산세가 생길 수 있어요.
- 거래 누락은 결산 수치를 틀리게 만들어 나중에 수정신고 부담으로 돌아와요.
자주 하는 실수 / FAQ
- 거래처 등록과 증빙 수취가 분리되어 장부와 실제 거래처 정보가 달라져요.
- 승인권한 없이 비용이 처리되어 내부통제·자금 통제 점검에서 걸려요.
- 같은 거래를 카드전표와 세금계산서로 중복 입력해 거래 사후 검증이 필요해져요. 카드로 결제하고 세금계산서도 받았다면 공제는 한 번만 받아요.
Q. 월말에 몰아서 입력해도 되나요? 가능은 하지만 증빙 분실과 누락이 늘어요. 최소한 주 단위로 입력하고 월말에는 월말 마감 통장·카드·세금계산서 대조표 — 누락 전표 찾는 실무표로 통장·카드·세금계산서를 대조하는 편이 안전해요.