거래처 증빙 요청 마감표: 세금계산서·영수증·거래명세서 회수 관리
- 거래처 증빙은 요청일, 요청 자료, 담당자, 마감기한, 회수 상태를 표로 관리해야 합니다.
- 마감기한이 지난 항목은 재요청, 지급 보류, 세무대리인 질문 중 하나로 처리합니다.
- 수령한 자료는 파일명 규칙에 맞춰 저장하고 미결항목표에서 닫습니다.
추천 대상 · 거래처 증빙을 월말에 회수하는 회계 담당자, 세금계산서, 영수증, 거래명세서 누락으로 마감이 늦어지는 사업자, 거래처별 요청 이력과 회수 상태를 한곳에서 관리하려는 회사
거래처 증빙은 "언젠가 보내달라고 한 자료"로 남기면 월말마다 다시 찾게 돼요. 세금계산서, 영수증, 거래명세서, 계약서, 통장 사본처럼 거래처에서 받아야 하는 자료는 요청일과 마감기한을 정해 표로 관리해야 해요.
전체 미결항목 관리는 세무자료 미결항목 관리표: 답변·증빙·장부 처리 대기 항목 닫기, 내부 영수증 누락은 미제출 영수증 관리: 법인카드·개인카드 증빙 누락 보완에서 이어서 확인할 수 있습니다.
1. 마감표가 필요한 상황
거래처 증빙 요청 마감표는 다음 상황에서 필요해요.
| 상황 | 필요한 관리 |
|---|---|
| 세금계산서가 아직 발급되지 않음 | 발급 요청일과 발급 예정일 기록 |
| 거래명세서만 있고 세금계산서가 없음 | 어떤 증빙이 부족한지 표시 |
| 영수증 또는 카드전표가 없음 | 대체 증빙 가능 여부 확인 |
| 통장 사본이 없음 | 지급 전 계좌명의 확인 |
| 계약서 또는 발주서가 없음 | 비용 성격과 공급 내용을 확인 |
| 거래처 답변이 늦음 | 재요청일과 지급 보류 여부 기록 |
마감표의 목적은 거래처를 압박하는 것이 아니라, 회사 내부에서 어떤 자료가 아직 닫히지 않았는지 한눈에 보는 것입니다.
2. 마감표 기본 열
표는 복잡할 필요가 없습니다. 요청 이력과 닫는 기준이 보이면 돼요.
| 열 | 적는 내용 |
|---|---|
| 번호 | 월별 요청 순번 |
| 거래처 | 자료를 받아야 하는 거래처명 |
| 거래일 | 비용 또는 매입이 발생한 날짜 |
| 금액 | 증빙이 필요한 금액 |
| 요청 자료 | 세금계산서, 영수증, 거래명세서, 계약서 등 |
| 요청 사유 | 신고자료 누락, 지급 전 확인, 계정 판단 등 |
| 요청일 | 처음 요청한 날짜 |
| 마감기한 | 자료를 받아야 하는 날짜 |
| 담당자 | 내부 담당자 또는 거래처 담당자 |
| 상태 | 요청, 재요청, 수령, 보류, 완료 |
| 다음 조치 | 전화, 메일 재요청, 지급 보류, 세무대리인 질문 |
파일을 받으면 세무자료 파일명 규칙: 신고서·접수증·납부확인서 정리 기준에 맞춰 저장하고, 상태를 "수령" 또는 "완료"로 바꿔요.
3. 요청 자료 구분
요청 자료를 구체적으로 적어야 거래처가 바로 보낼 수 있습니다.
| 자료 | 요청할 때 확인할 내용 |
|---|---|
| 세금계산서 | 공급가액, 부가세, 공급일, 품목, 사업자등록번호 |
| 계산서 | 면세 거래 여부, 공급일, 품목 |
| 현금영수증 | 지출증빙용 발급 여부와 사업자번호 |
| 카드전표 | 승인번호, 거래일, 금액, 가맹점명 |
| 거래명세서 | 품목, 수량, 단가, 공급일 |
| 계약서 | 공급 범위, 대금 조건, 계약 기간 |
| 통장 사본 | 예금주와 거래처 사업자명 일치 여부 |
| 사업자등록증 | 상호, 대표자, 업태, 종목 |
계좌명의 확인이 필요한 경우는 거래처 계좌명의 불일치 대응: 지급 보류와 확인 절차과 함께 봐요.
4. 마감표 예시
| 번호 | 거래처 | 금액 | 요청 자료 | 요청일 | 기한 | 상태 | 다음 조치 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R01 | 가람상사 | 880,000 | 세금계산서 | 3월 22일 | 3월 25일 | 재요청 | 담당자에게 메일 재발송 |
| R02 | 나래물류 | 132,000 | 거래명세서 | 3월 23일 | 3월 26일 | 요청 | 품목명 확인 요청 |
| R03 | 다온테크 | 2,200,000 | 통장 사본 | 3월 23일 | 3월 24일 | 보류 | 지급 전 예금주 확인 |
| R04 | 라온기획 | 330,000 | 현금영수증 | 3월 24일 | 3월 27일 | 수령 | 파일명 변경 후 저장 |
기한이 지난 항목은 그대로 두지 말고 세무자료 미결항목 관리표: 답변·증빙·장부 처리 대기 항목 닫기에 연결해요.
5. 요청 문구에 들어갈 내용
거래처에 보낼 요청 문구는 짧고 구체적이어야 해요.
| 항목 | 문구에 넣을 내용 |
|---|---|
| 거래 기준 | 거래일, 금액, 품목 |
| 필요한 자료 | 세금계산서, 거래명세서, 영수증 등 |
| 마감기한 | 회사 내부 마감일 |
| 회신 방법 | 메일, 메신저, 전자세금계산서 발급 |
| 문의처 | 내부 담당자 이름과 연락처 |
| 지연 시 처리 | 지급 보류 또는 다음 달 이월 가능성 |
예시는 다음처럼 씁니다.
| 상황 | 요청 문구 |
|---|---|
| 세금계산서 요청 | "3월 12일 거래분 880,000원에 대한 세금계산서 발급을 3월 25일까지 부탁드립니다." |
| 거래명세서 요청 | "품목 확인을 위해 3월 납품분 거래명세서를 회신 부탁드립니다." |
| 통장 사본 요청 | "지급 전 예금주 확인을 위해 사업자 명의 통장 사본을 전달 부탁드립니다." |
| 재요청 | "월말 세무자료 마감 때문에 아래 증빙을 다시 요청드립니다. 가능하면 오늘 중 회신 부탁드립니다." |
세무 판단이 필요한 문구는 세무대리인 질문 정리표: 금액·거래처·증빙 상태로 묻는 법에 따로 정리해요.
6. 증빙 요청 마감기한 기준
기한은 신고일이 아니라 회사 내부 마감일 기준으로 잡아야 해요.
| 기준 | 권장 기한 |
|---|---|
| 월말 장부 마감 | 월말 3영업일 전 |
| 세무대리인 자료 송부 | 송부 예정일 2영업일 전 |
| 지급 예정 건 | 지급 예정일 전 |
| 계좌명의 확인 | 지급 승인 전 |
| 부가세 신고자료 | 신고자료 취합일 전 |
| 다음 달 이월 항목 | 이월 사유 확정 전 |
기한을 지나도 자료가 오지 않으면 "요청" 상태가 아니라 "재요청" 또는 "보류" 상태로 바꿔요.
7. 지급 보류와 연결
증빙이 없다고 모든 지급을 멈추는 것은 아닙니다. 하지만 지급 전 확인이 필요한 항목은 별도로 표시해야 해요.
| 보류 검토 상황 | 처리 |
|---|---|
| 계좌명의가 거래처와 다름 | 통장 사본과 사업자등록증 확인 전 보류 |
| 세금계산서 발급 조건인데 미발급 | 발급 예정일 확인 |
| 계약서 없이 큰 금액 지급 | 계약 근거 확인 |
| 거래명세서 없이 품목 불명확 | 품목 확인 후 지급 |
| 반복적으로 증빙 지연 | 담당자와 지급 조건 재확인 |
지급을 보류하는 항목은 거래처 지급보류 관리: 계좌·증빙·승인 문제로 돈을 멈출 때와 연결해 담당자, 사유, 해제 조건을 남겨요.
8. 세무대리인에게 보내는 방식
거래처 증빙 요청 마감표는 세무대리인에게 그대로 보내기보다, 완료 항목과 미결 항목을 나누어 전달해요.
| 구분 | 보내는 내용 |
|---|---|
| 완료 항목 | 파일명 정리된 증빙 묶음 |
| 미결 항목 | 거래처, 금액, 부족 자료, 요청일, 기한 |
| 판단 필요 | 비용 처리 가능 여부, 대체 증빙 가능 여부 |
| 지급 보류 | 보류 사유와 해제 조건 |
| 이월 항목 | 다음 달에 다시 확인할 항목 |
자료 묶음은 월별 세무자료 마감 체크리스트: 신고 전 자료 잠금 순서 순서에 맞춰 정리하면 누락을 줄일 수 있습니다.
실무 체크리스트
- 거래처별로 부족한 증빙을 구체적으로 적었나요?
- 요청일과 마감기한을 모두 남겼나요?
- 담당자 또는 요청 대상을 적었나요?
- 기한이 지난 항목을 재요청 또는 보류 상태로 바꿨나요?
- 수령한 자료를 파일명 규칙에 맞춰 저장했나요?
- 지급 보류 항목은 해제 조건을 남겼나요?
- 세무대리인에게 완료 항목과 미결 항목을 나누어 보냈나요?