견적 발주 청구서 흐름
요약
- B2B 거래는 견적·발주·납품·청구·결제 5단계로 진행돼요. 각 단계 증빙이 일치해야 거래 사실 입증과 회계 분개가 정확해요.
B2B 거래 — 5단계 표준 흐름
기업 간 거래는 보통 다음 5단계로 진행:
1. 견적 → 2. 발주 → 3. 납품 → 4. 청구 → 5. 결제각 단계에 별도 증빙이 발생하고, 모두 매칭돼야 거래 사실 입증.
5단계 증빙 매트릭스
| 단계 | 증빙 | 발급자 | 역할 |
|---|---|---|---|
| ① 견적 | 견적서 | 공급자 | 거래 가능성 |
| ② 발주 | 발주서·구매발주 | 매입자 | 거래 약정 |
| ③ 납품 | 거래명세서·물품 수령증 | 공급자·매입자 | 인도 사실 |
| ④ 청구 | 세금계산서·청구서 | 공급자 | 결제 청구 |
| ⑤ 결제 | 입금증명·송금명세 | 은행 | 자금 흐름 |
5종이 모두 매칭되면 거래 사실 명확.
견적부터 결제까지 단계별 증빙
① 견적 (Quotation)
- 매입자 요청 또는 공급자 자발 제안
- 가격·기간·조건 명시
- 법적 구속력 약함 (단순 제안)
견적서 필수 항목
- 견적 일자·유효 기간
- 공급자 정보
- 견적 품목·수량·단가·합계
- 거래 조건 (결제·납품·세금)
② 발주 (Purchase Order)
- 매입자가 발주서 발행 → 공급자 수령·확인
- 계약 성립 (민법 제527조 청약·승낙)
- 발주서 vs 견적서 매칭 검증
발주서 필수 항목
- 발주 일자·번호
- 매입자·공급자 정보
- 발주 품목·수량·단가
- 납품 일자·장소
- 결제 조건
- 발주자 결재
③ 납품 (Delivery)
- 공급자가 물품·용역 제공
- 매입자가 인수·검수
- 거래명세서 발행
납품 증빙
- 거래명세서 (공급자 발행)
- 물품 수령증 (매입자 서명)
- 검수 보고서 (장기 거래 시)
④ 청구 (Billing)
- 공급자가 세금계산서·청구서 발행
- 결제 조건에 따라 즉시 또는 후 청구
청구 증빙
- 전자세금계산서 (의무 사업자)
- 청구서 (비공식)
- 일반 영수증 (3만 이하)
⑤ 결제 (Payment)
- 매입자가 공급자 계좌로 송금 또는 카드 결제
- 결제 완료 → 거래 종결
결제 증빙
- 은행 송금명세서
- 카드 매출전표
- 어음·수표
매칭 검증 — 4단계
거래 종결 후 모든 증빙 매칭 확인:
| # | 매칭 대상 | 확인 항목 | 차이 발생 시 처리 |
|---|---|---|---|
| 1 | 견적서 vs 발주서 | 가격·수량·거래 조건이 일치하는지 | 합의 변경 기록 + 발주서 재발행 |
| 2 | 발주서 vs 납품(거래명세서) | 납품 품목·수량이 발주 내용과 일치하는지 | 부족·과다 납품 협의 (환불·추가 납품) |
| 3 | 납품 vs 청구(세금계산서) | 납품 합계 = 청구 합계, 부가세 정확한지 | 수정세금계산서 발급 검토 |
| 4 | 청구 vs 결제(송금명세) | 청구액 = 결제액, 차감·할인 반영 여부 | 미수금 추적 + 결제 사유 확인 |
4단계 매칭 안 되면 거래 분쟁 또는 회계 오류.
회계 분개 — 5단계 흐름
발주·견적 단계
회계 분개 없음 (계약 단계).
납품 받음 + 청구 수령
(차) 매입 100만 / (대) 외상매입금 110만
(차) 부가세대급금 10만결제
(차) 외상매입금 110만 / (대) 보통예금 110만자주 발생하는 매칭 오류
오류 ① 발주 vs 납품 수량 차이
발주 100개 → 납품 95개. 차액 5개 환불 or 추가 납품 협의.
오류 ② 거래명세서 vs 세금계산서 금액 차이
명세서 합계 1,000만 vs 세금계산서 1,100만 (10% 부가세 오해). 매칭 필요.
오류 ③ 결제 후 발주 변경
이미 결제했는데 발주 변경 → 차액 환불 + 수정세금계산서.
오류 ④ 거래 단계 누락
견적·발주 없이 바로 납품·청구 → 분쟁 발생. 사후 발주 작성.
단계별 절차 (회사 입장)
1단계: 견적 요청·수령
발주 부서가 견적 의뢰. 비교·검토.
2단계: 발주서 작성·결재
지출결의서 절차에 따라 결재. 발주서 + 결재 라인.
3단계: 납품 인수·검수
물품 인수 + 거래명세서 수령. 검수 결과 기록.
4단계: 세금계산서 수령·검증
청구 도착 후 발주·납품과 매칭. 차이 시 협의.
5단계: 결제
결제 기한 내 송금 또는 카드. 결제 증명 보관.
6단계: 5년 보관
5단계 증빙 모두 보관. 전자 또는 종이.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 견적·발주 없이 거래 시작 가능?
가능하지만 분쟁 위험. 사후라도 발주서 작성 권장.
Q2. 청구서와 세금계산서 차이?
청구서 = 비공식 결제 요청. 세금계산서 = 정식 부가세 증빙. 동일 의미라도 양식 다름.
Q3. 발주서를 전자로 작성?
Web EDI·ERP 시스템 일반. PDF·이메일·웹폼.
Q4. 결제 지연 시 처리?
연체이자 약정 또는 분쟁 절차. 미수금 추적 시스템.
Q5. 모든 거래에 5단계 필요?
소액·반복 거래는 간소화 가능 (예: 자동 정기 결제). 단 큰 거래는 5단계 권장.
자주 하는 실수
- 단계 건너뛰기 — 견적 없이 발주, 발주 없이 납품. 분쟁 위험.
- 단계 간 금액 불일치 방치 — 차이 발생 즉시 협의.
- 결제 후 거래 변경 미처리 — 수정세금계산서·환불.
- 물품 수령증 미서명 — 인수 증거. 사후 분쟁 방어.
- 5년 보관 누락 — 단계별 증빙 모두 보관.
시작 전 체크리스트
- 표준 5단계 거래 흐름 정비 (견적·발주·납품·청구·결제)
- 각 단계별 양식 표준화
- 발주서·거래명세서·세금계산서 매칭 시스템
- 결제 후 거래 변경 절차
- 5년 보관
- ERP·Web EDI 도입 검토