세무자료 외부공유 회수확인서: 링크·다운로드·수신자 접근 종료 기록

세무자료 외부공유는 자료를 보내는 것으로 끝나지 않습니다. 신고가 끝나거나 보완자료 확인이 끝난 뒤 링크가 여전히 열리고, 다운로드 권한이 남고, 이전 수신자가 계속 접근할 수 있으면 외부 공유가 계속 유지되는 상태입니다. 그래서 공유 종료 후에는 회수확인서를 남겨야 해요.

공유링크 만료 점검은 세무자료 공유링크 만료 점검표: 외부 공유·다운로드 권한·회수 기록, 공유 전 승인기록은 세무자료 외부공유 승인기록표: 공유 전 승인자·목적·자료 범위 남기기에서 확인할 수 있습니다. 이 문서는 공유 후 “닫혔는지”를 확인하는 기록입니다.

1. 회수확인서가 필요한 상황

아래 상황에서는 회수확인서를 작성해요.

회수확인서는 사고가 난 뒤 쓰는 문서가 아니라, 월마감과 인수인계 때 반복해서 쓰는 종료 기록입니다.

2. 회수확인서 기본 양식

아래 항목을 기록해요.

공유 번호는 승인기록표와 같은 번호를 사용하면 시작 기록과 종료 기록을 연결하기 쉽습니다.

3. 회수 확인 항목

회수확인서에는 실제 확인 결과를 적습니다.

링크만 삭제하고 폴더 권한을 남겨두면 회수가 끝난 것이 아닙니다. 수신자 권한과 폴더 권한을 함께 봐요.

4. 자료 종류별 회수 포인트

자료 성격에 따라 회수 기준을 다르게 봐요.

계좌거래내역은 세무자료 계좌거래내역 부분공유 발췌표: 필요한 거래만 추려 보내기, 급여자료는 세무자료 급여자료 외부공유 승인표: 급여대장·인건비 자료 범위 제한 기준과 연결해 회수해요.

5. 회수 실패 시 처리

회수 확인 중 문제가 있으면 기록을 남기고 즉시 조치해요.

보관책임자 변경과 연결되는 경우 세무자료 보관책임자 변경 체크리스트: 폴더 권한·백업·접근 회수에 회수확인서 위치를 함께 남겨요.

6. 인수인계 때 넘길 항목

담당자가 바뀌면 회수확인서도 인수인계해요.

자료 담당자 인수인계는 세무자료 담당자 인수인계표: 월마감 파일·권한·미결항목 넘기기에 회수확인서 목록을 붙여 관리합니다.

7. 월마감 체크리스트

• 이번 달 외부로 공유한 세무자료 목록을 확인했나요?
• 공유 번호와 승인기록표를 연결했나요?
• 회수 예정일이 지난 링크를 확인했나요?
• 링크 접속이 실제로 차단됐나요?
• 수신자 이메일 권한이 제거됐나요?
• 다운로드 권한과 편집권이 남아 있지 않나요?
• 폴더 전체 권한이 열려 있지 않나요?
• 회수 확인일과 확인자를 기록했나요?
• 담당자 인수인계 자료에 미회수 링크를 남겼나요?

8. 핵심 정리

세무자료 외부공유는 시작 기록과 종료 기록이 모두 있어야 관리돼요. 승인기록표가 “왜, 누구에게, 무엇을 보냈는지”라면 회수확인서는 “언제, 누가, 실제로 닫았는지”를 남기는 문서입니다.

링크 접속, 수신자 권한, 다운로드 권한, 폴더 권한을 모두 확인해야 회수가 끝나요. 회수확인서를 남기면 월마감, 담당자 변경, 세무대리인 변경 때 외부 접근 경로를 빠르게 정리할 수 있습니다.