세무자료 외부수신자 권한목록: 세무대리인·거래처·전문가 접근 정리
- 외부수신자 권한목록에는 수신자, 소속, 자료명, 권한, 만료일, 회수 상태를 기록합니다.
- 세무대리인, 거래처, 노무사, 법무사 권한은 목적별로 나누고 기본값을 보기권으로 둡니다.
- 월마감 때 권한목록을 기준으로 미회수 링크와 회수확인서를 연결합니다.
추천 대상 · 세무대리인과 거래처에 남아 있는 세무자료 접근권을 정리해야 하는 회계 담당자, 외부 수신자별 보기권, 다운로드권, 편집권을 구분하려는 사업자, 담당자 변경 때 외부 공유 권한 목록을 인수인계하려는 관리자
세무자료를 외부에 공유하면 파일별 링크뿐 아니라 수신자별 권한도 남습니다. 세무대리인, 거래처, 노무사, 법무사, 외부 컨설턴트가 각각 어떤 자료에 접근할 수 있는지 모르면 월마감 때 권한 회수가 어렵습니다. 그래서 외부수신자 권한목록을 따로 관리해야 해요.
공유폴더의 소유자와 관리자 권한은 세무자료 공유폴더 소유자·관리자 점검표: 보관책임자와 권한 정리, 미회수 링크 관리는 세무자료 미회수 공유링크 추적표: 아직 닫히지 않은 외부 접근 정리에서 확인할 수 있습니다.
1. 외부수신자 권한목록이 필요한 경우
아래 상황에서는 수신자별 목록을 둬요.
| 상황 | 필요한 이유 |
|---|---|
| 세무대리인에게 월마감 자료 공유 | 반복 접근권이 남을 수 있습니다. |
| 거래처에 증빙 보완자료 공유 | 거래처별 자료 분리가 필요합니다. |
| 노무사에게 급여자료 공유 | 개인정보와 소득정보 접근을 제한해야 합니다. |
| 법무사·전문가에게 계약서 공유 | 자료 목적과 기간을 제한해야 합니다. |
| 세무대리인 교체 | 기존 담당자 권한 회수가 필요합니다. |
| 내부 담당자 변경 | 외부 수신자 목록을 인수인계해야 합니다. |
외부수신자 목록은 “자료별 링크 목록”과 달라요. 사람 또는 기관 기준으로 접근권을 보는 표입니다.
2. 권한목록 기본 양식
아래 항목을 기록해요.
| 항목 | 작성 예시 |
|---|---|
| 수신자 | 세무대리인 김OO |
| 소속 | OO세무회계 |
| 자료명 | 2026년 5월 부가세 신고자료 |
| 공유 방식 | 지정 수신자 링크 |
| 권한 | 보기, 다운로드, 편집 불가 |
| 공유일 | 2026-06-04 |
| 만료일 | 2026-06-11 |
| 승인자 | 경리 책임자 |
| 회수 상태 | 회수 예정 |
| 회수 확인일 | 2026-06-12 |
수신자 이름과 소속을 같이 적어야 담당자가 바뀌어도 누구의 권한인지 확인할 수 있습니다.
3. 권한 유형 구분
외부수신자 권한은 세 가지로 나눠요.
| 권한 | 기준 |
|---|---|
| 보기권 | 자료 확인만 필요할 때 |
| 다운로드권 | 파일 보관이나 검토가 필요한 때 |
| 편집권 | 공동 작성이 꼭 필요한 때 |
세무자료 외부공유의 기본값은 보기권입니다. 다운로드권과 편집권은 별도 승인 대상으로 봐요.
4. 수신자별 권한 기준
수신자 유형별로 권한을 제한해요.
| 수신자 | 권장 권한 |
|---|---|
| 세무대리인 | 신고 기간 동안 보기 또는 다운로드 |
| 거래처 | 해당 거래처 파일만 보기 |
| 노무사 | 필요한 급여·4대보험 자료만 보기 |
| 법무사 | 계약서 또는 등기 관련 자료만 보기 |
| 외부 컨설턴트 | 검토 범위와 기간을 제한 |
| 이전 담당자 | 필요 없으면 권한 제거 |
거래처 자료는 세무자료 거래처별 폴더 정리: 세금계산서·계약서·거래명세서 보관 구조 기준으로 분리해야 해요.
5. 만료일과 회수 상태
권한목록에는 만료일과 회수 상태를 같이 둬요.
| 회수 상태 | 의미 |
|---|---|
| 공유 중 | 아직 업무 목적이 남아 있습니다. |
| 회수 예정 | 만료일이 정해져 있습니다. |
| 회수 지연 | 예정일이 지났지만 권한이 남아 있습니다. |
| 회수 완료 | 회수확인서까지 작성했습니다. |
| 재확인 필요 | 권한 상태가 불명확합니다. |
회수 완료는 세무자료 외부공유 회수확인서: 링크·다운로드·수신자 접근 종료 기록 작성까지 끝났을 때로 봅니다.
6. 월마감 점검
월마감 때 외부수신자 권한목록을 확인해요.
- 이번 달 새로 추가된 외부수신자를 확인해요.
- 만료일이 지난 권한을 찾습니다.
- 다운로드권과 편집권이 남아 있는 수신자를 먼저 확인해요.
- 거래처가 다른 거래처 자료에 접근하지 않는지 확인해요.
- 회수 지연 권한은 미회수 링크 추적표로 옮깁니다.
- 회수 완료 권한은 회수확인서와 연결해요.
공유링크 만료 기준은 세무자료 공유링크 만료 점검표: 외부 공유·다운로드 권한·회수 기록에서 이어서 확인할 수 있습니다.
7. 담당자 인수인계 항목
담당자가 바뀌면 아래를 넘겨요.
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 외부수신자 목록 | 현재 접근 가능한 외부 사람과 기관 |
| 자료명 | 수신자가 열 수 있는 파일 또는 폴더 |
| 권한 | 보기, 다운로드, 편집 |
| 만료일 | 회수 예정일 |
| 회수 지연 권한 | 아직 닫히지 않은 권한 |
| 승인자 | 공유 연장을 승인한 사람 |
세무자료 인수인계는 세무자료 담당자 인수인계표: 월마감 파일·권한·미결항목 넘기기에 외부수신자 권한목록 위치를 함께 남겨요.
8. 체크리스트
- 외부수신자 이름과 소속을 기록했나요?
- 수신자가 볼 수 있는 자료명을 적었나요?
- 보기권, 다운로드권, 편집권을 구분했나요?
- 다운로드권과 편집권은 별도 승인으로 관리하나요?
- 만료일과 회수 상태를 적었나요?
- 회수 지연 권한을 미회수 링크 추적표로 옮겼나요?
- 회수 완료된 권한은 회수확인서와 연결했나요?
- 담당자 인수인계 때 권한목록 위치를 넘겼나요?
9. 핵심 정리
외부수신자 권한목록은 “누가 어떤 세무자료에 접근할 수 있는지”를 사람 기준으로 보는 표입니다. 자료별 링크 목록만으로는 수신자별 접근권을 한눈에 확인하기 어렵습니다.
수신자, 소속, 자료명, 권한, 만료일, 회수 상태를 기록하면 월마감과 담당자 변경 때 외부 접근권을 빠르게 정리할 수 있습니다. 다운로드권과 편집권은 기본값이 아니라 별도 승인 대상으로 관리하는 것이 좋습니다.