경조사비 회사규정 증빙관리

경조사비 처리란?

결혼·출산·장례 같은 경조사에 회사가 돈이나 화환을 보내는 지출입니다. 누구에게 주느냐가 처리를 갈라요. 임직원에게 주는 경조금은 복리후생비로 비용 처리되고 사회통념상 적정한 범위면 직원 급여로도 과세하지 않습니다. 거래처에 주는 경조금은 기업업무추진비로 보아 한도 계산에 들어가고, 현금으로 주는 특성상 증빙 기준이 따로 있습니다. 임직원 경조사비의 기본은 임직원 경조사비 — 사회 통념상 적정 수준 손금에 있습니다.

대상별 처리

거래처 경조금은 현금으로 주므로 카드 전표 같은 적격증빙이 나올 수 없습니다. 그래서 건당 20만원 이하일 때만 경조사 사실을 보여 주는 자료로 비용이 인정되고, 20만원을 넘으면 넘는 부분만이 아니라 전액이 손금에서 빠져요. → 경조사비 세무처리 (법인·개인)

회사 규정 예시

아래 금액은 규정 형식을 보여 주기 위한 예시이며, 회사 규모와 관행에 맞게 정해요.

규정에는 대상(정규직·계약직 포함 여부), 신청 방법(증빙 제출 기한), 직급별 차이가 있다면 그 기준을 적습니다. 임원에게만 직원보다 훨씬 많이 주면 급여 성격으로 보아 과세되거나 손금이 제한될 수 있어, 전 직원에게 같은 기준을 적용하는 것이 안전해요.

직원·거래처 경조금 처리 예시

• 직원 부친상 조의금 50만원(규정 지급): 부고 문자·가족관계 자료와 지급 결의서로 복리후생비 처리, 직원 과세 없음
• 거래처 대표 자녀 결혼 축의금 20만원: 청첩장 사본과 지출 결의서로 기업업무추진비 인정
• 같은 결혼식에 축의금 30만원: 적격증빙이 없어 30만원 전액이 손금 불인정

처리 절차

1. 경조사 발생 시 신청서와 사실 증빙(청첩장·부고·가족관계 자료)을 받습니다.
2. 규정 금액인지 확인하고 결재를 받습니다.
3. 법인 계좌에서 이체하고 이체 기록을 남겨요. 현금 봉투로 줄 때는 수령 확인을 받습니다.
4. 임직원분은 복리후생비, 거래처분은 기업업무추진비로 나눠 기록해요. → 경조금 회계처리
5. 거래처 경조금 대장에 날짜·거래처·금액·증빙을 적어 연간 한도 계산에 써요.

자주 하는 실수

• 거래처 축의금을 25만원 주고 20만원 초과분만 부인된다고 생각함 — 전액이 부인돼요.
• 청첩장·부고를 보관하지 않아 20만원 이하도 증빙이 없음.
• 대표 개인 인맥의 경조사비를 회사 비용으로 처리함 — 업무 관련성이 없으면 대표 개인 지출입니다.