소액현금 전도금

소액현금(전도금)이 뭔가요?

소액현금(전도금, imprest fund)은 부서나 임직원에게 운영 자금 명목으로 미리 지급해 둔 현금이에요. 출장비·소액 비품 구입·다과비 등 매번 결재를 받기 번거로운 지출에 사용해요. 사용 후 영수증·증빙으로 정산하고, 사용한 금액만큼 다시 보충해 일정 한도를 유지하는 방식이에요.

회계상 현금성자산으로 분류되지만, 실물 현금이 부서에 흩어져 있어 내부통제·감사에서 중점 관리 대상이에요.

전도금 도입이 필요한 회사

• 부서·지점이 여러 곳에 분산돼 매번 본사 결재가 비효율적인 경우
• 출장이 잦거나 현장 작업비가 빈번한 업종 (건설·물류·이벤트 등)
• 카드 사용이 곤란한 비공식 거래처와의 소액 거래 처리

신생 스타트업이나 1인 사업자는 보통 법인카드로 대체 가능하니 전도금 제도가 불필요해요. 부서가 5개 이상이거나 월 현금성 지출이 5백만원 이상일 때 도입을 검토해요.

단계별 관리 절차

1단계: 한도·지급 규정 수립

부서별 한도를 정해요. 일반적인 권장치:

한도 책정 기준은 직전 3개월 평균 사용액 + 안전 마진 20%로 산정해요.

2단계: 전도금 지급 (분개)

본사에서 부서로 전도금 50만원 지급.

• (차) 전도금 500,000 / (대) 현금 500,000

전도금 계정은 자산 — 부서가 사용 후 정산할 때까지 자산 상태 유지.

3단계: 부서에서 사용 + 영수증 보관

부서장 책임 하에 사용. 사용할 때마다 적격증빙 수취. 3만원 초과 거래는 반드시 신용카드매출전표 또는 세금계산서.

4단계: 정산·보충 (월말)

월말에 영수증을 본사에 제출. 사용액만큼 비용 인식 + 한도까지 보충.

예: 50만원 한도 중 35만원 사용, 영수증 35만원어치 제출.

• (차) 소모품비·여비교통비 등 350,000 / (대) 전도금 350,000 *(사용분 비용 인식)*
• (차) 전도금 350,000 / (대) 현금 350,000 *(보충)*

정산 후 다시 50만원 잔액 유지.

5단계: 결산 시 잔액 확인

분기·연말 결산 시 부서별 전도금 실물 잔액과 장부 잔액 일치 여부 점검. 차이가 발생하면 분실·횡령 가능성 조사.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 전도금과 가지급금은 어떻게 다른가요?

전도금은 부서 운영 도구, 가지급금은 정리해야 할 세무 리스크예요.

Q2. 전도금 잔액이 한도를 초과하면 어떻게 하나요?

기준이 잘못 설정된 거예요. 정산 후 한도까지만 보충하고, 초과분은 본사로 반환. 한도 자체를 재산정하는 것도 검토.

Q3. 부서장이 전도금을 개인적으로 사용했어요. 어떻게 처리하나요?

내부감사·인사 절차에 따라 처리하되, 회계상으로는 가지급금으로 대체. 이후 회수 또는 기업업무추진비·복리후생비 등으로 재분류 처리. 미회수 시 대손충당금 설정 또는 손금 처리.

Q4. 전도금에도 부가세 매입세액 공제가 되나요?

전도금 자체는 자산 이동이라 부가세와 무관. 부서가 사용한 거래에서 세금계산서·신용카드매출전표를 받으면 그 거래의 매입세액 공제 가능. 단 적격증빙 4종이 아니면 공제 불가.

자주 하는 실수

1. 전도금을 비용으로 즉시 인식 — 자산 이동이지 비용이 아니에요. 사용·정산 시점에 비용 인식이 맞아요.
2. 한도 초과 사용분을 비공식으로 처리 — 초과분 자체를 가지급금으로 분개하지 않고 영수증만 누락해 두면 세무조사에서 적발 위험.
3. 부서별 잔액 미점검 — 분기 결산 누락 — 부서 5개 × 매월 검증 안 하면 연말 한꺼번에 차액 발견. 즉시 조사 불가능.

시작 전 체크리스트

• 부서별 전도금 한도 규정 문서화 (이사회 또는 대표 결재)
• 부서장 인수증 + 부서원 사용 권한 명문화
• 매월 말 영수증 일괄 제출 — 영수증 무수취 거래는 사유 별도 보고
• 3만원 초과 거래는 신용카드매출전표 우선, 부득이한 현금 사용은 거래 상대방 인적사항 확보
• 분기 결산 시 부서별 실물 잔액 vs 장부 잔액 일치 확인
• 부서장 변경·퇴직 시 즉시 정산 + 후임자 인수