폐기 재고 증빙 관리

재고 폐기 증빙이란?

유통기한 경과, 파손, 불량, 진부화로 더는 팔 수 없는 재고를 버릴 때 실제로 버렸다는 사실을 제3자가 확인할 수 있게 남기는 자료예요. 재고가 장부에서 사라지는데 근거가 없으면, 세무서는 이를 폐기가 아니라 세금계산서 없이 몰래 판 것(무자료 매출)으로 의심할 수 있습니다. 증빙이 있어야 폐기손실을 비용(손금)으로 인정받아요.

갖출 증빙

예시

식품 유통업체가 유통기한이 지난 상품 1,200개(원가 300만 원)를 폐기했습니다.

1. 품의서에 품목·유통기한·수량·원가를 적고 대표 결재를 받습니다.
2. 폐기업체에 넘기며 계량증명서와 처리 영수증을 받습니다.
3. 분개: 재고자산폐기손실 300만 원 / 상품 300만 원
4. 재고 원장에서 1,200개를 차감하고 증빙을 결산 자료와 함께 보관해요.

세무 처리

• 법인세·소득세: 사업과 관련해 정상적으로 폐기한 재고는 손금(필요경비)으로 인정돼요. 증빙이 부실하면 부인되고, 매출 누락으로 보면 매출과 부가세까지 추징될 수 있어요 → 매출 누락 적발 처리 — 부가세 수정신고·법인세 상여처분
• 부가가치세: 폐기는 재화를 공급한 것이 아니므로 부가세를 내지 않고, 이미 공제받은 매입세액을 돌려낼 필요도 없습니다.
• 결산일 현재 파손·부패로 정상 판매가 불가능한 재고는 실제 폐기 전이라도 처분가능한 시가로 감액할 수 있어요 → 상품 재고 평가손실 체크

처리 순서

1. 폐기 대상과 사유를 확정하고 품의를 받습니다.
2. 폐기 전 사진을 찍고 입회자를 정해요.
3. 폐기업체를 통해 처리하고 외부 증빙을 받습니다.
4. 폐기손실을 분개하고 재고 수량을 정리해요.
5. 증빙을 신고기한부터 5년 이상 보관해요.

자주 하는 실수

• 사진·외부 증빙 없이 내부 메모만 남기고 폐기
• 폐기 수량을 연말 실사 차이(감모)와 섞어 한 번에 처리해 사유를 설명하지 못함 → 재고자산 감모손실 — 정상 감모와 비정상 감모 회계처리
• 팔 수 있는 반품·재고를 폐기로 처리했다가 나중에 되팔아 매출 누락 발생
• 직원에게 무상으로 나눠 준 재고를 폐기로 처리(무상 제공은 성격이 달라요)

자주 묻는 질문

Q1. 소량이라 폐기업체를 부르기 어렵다면요?

사진·품의서·입회자 서명을 꼼꼼히 남기고, 일반 쓰레기 배출이라도 날짜와 수량이 드러나게 기록해요. 외부 증빙이 없을수록 내부 기록의 구체성이 중요해요.

Q2. 폐기손실은 어떤 계정으로 잡나요?

정상적으로 반복되는 폐기는 매출원가에, 화재·사고 같은 비정상 폐기는 영업외비용으로 잡는 것이 일반적입니다.