근로계약서 관리 — 필수 기재사항과 보관 의무

근로계약서 관리란?

근로계약서 관리는 근로기준법 제17조에 따라 임금·근로시간·휴일 등 필수 사항을 서면으로 작성·교부하고, 계약 유형별 특칙을 반영하며, 퇴직 후 3년간 관련 서류를 보존하는 실무입니다.

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근로계약서 작성 의무

「근로기준법」 제17조에 따라 근로 시작 전 또는 입사 즉시 근로계약서를 서면으로 작성해야 해요.

• 2부 작성 → 회사·근로자 각 1부 보관
• 미작성·미교부 시 제재: 일반 근로자(정규직 등)는 근로기준법 제114조에 따라 500만 원 이하 벌금(형사처벌) 대상이고, 기간제·단시간 근로자는 「기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률」 제24조에 따라 500만 원 이하 과태료(행정처분) 대상입니다.

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필수 기재사항 (근로기준법 §17)

> 단시간 근로자(파트타임)는 근무일·근무시간도 명시 필수

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계약 유형별 주의사항

정규직

• 기간 정함 없는 계약
• 수습 기간(3개월) 별도 명시 권장

기간제 (계약직)

• 계약 기간 명시 필수
• 2년 초과 시 자동으로 무기계약직 전환 (「기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률」 제4조)
• 단, 전문직(박사학위·기술사 등 전문자격 보유자)·55세 이상 고령자·휴직 대체인력 등은 예외

단시간 근로자 (파트타임)

• 주 15시간 미만: 주휴수당·연차휴가 제외

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계약서 보관 기간

근로기준법 제42조 및 시행령 제22조에 따라 3년 보관 의무가 있으며, 근로관계가 끝난 날(퇴직일)부터 기산해요.

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표준 근로계약서 양식

고용노동부 홈페이지(moel.go.kr)에서 무료 다운로드:

• 일반 근로자용
• 단시간 근로자용
• 연소 근로자용 (18세 미만)

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근로계약 변경 시 처리

급여 인상, 직무 변경 등 계약 내용 변경 시:

• 변경 계약서 재작성 또는
• 계약 변경 확인서 작성 및 상호 날인

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연소 근로자 (18세 미만) 특칙

• 부모·후견인의 동의서 첨부
• 근로계약 당사자는 본인 (부모가 대신 계약 불가)
• 야간·휴일 근로 원칙 제한 (고용노동부 인가 필요)

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자주 하는 실수

• 계약서를 회사만 보관하고 근로자에게 교부하지 않습니다. 서면으로 작성만 하고 1부를 건네지 않으면 여전히 위반이므로, 교부 확인 서명이나 수령란을 따로 만들어 두는 것이 안전해요.
• 기간제 근로자의 계약 기간이 2년을 넘는 시점을 관리하지 않습니다. 갱신을 반복하다 예외 사유 없이 2년을 초과하면 무기계약직으로 전환되는데, 이 시점을 놓쳐 뒤늦게 분쟁이 되는 경우가 많습니다.
• 급여 인상·직무 변경 후 계약서를 갱신하지 않습니다. 구두로만 조건을 바꾸고 변경 계약서나 계약 변경 확인서를 남기지 않으면, 최초 계약서 내용이 그대로 유효한 것으로 다투어질 수 있습니다.

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Q&A

Q1. 근로계약서를 구두로 해도 되나요?

안 돼요. 반드시 서면으로 작성한 뒤 교부해야 해요.

Q2. 재계약 시에도 새로 써야 하나요?

네. 계약기간이 새로 시작되면 재작성이 필요해요.

Q3. 외국인 근로자도 동일한가요?

동일해요. 필요하면 해당 국가 언어를 병기하는 것이 좋습니다.

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