법인카드 관리·정산 실무 — 발급부터 증빙·회계처리까지
요약
- 법인카드는 증빙이 자동 생성(카드매출전표)되는 장점. 월별 정산 시 계정과목 분류·부가세 공제 여부 확인 필수. 개인 사용 시 근로소득 처리 or 환수.
추천 대상 · 신입 회계 담당자, 회계 담당자
법인카드란?
법인카드(기업신용카드)는 법인 명의로 발급받은 카드로, 업무 경비를 지출할 때 사용해요. 카드 사용 내역이 자동으로 적격증빙이 되어 영수증 관리 부담이 줄어요.
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법인카드 발급 기준
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 발급처 | 거래 은행 or 카드사 (신한·KB·롯데·비씨 등) |
| 발급 대상 | 임직원 (직책별 한도 설정) |
| 한도 설정 | 부서별·개인별 한도 설정 권장 |
| 부대 조건 | 주 거래 통장과 연결 (청구계좌) |
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월별 정산 절차
1단계: 카드 내역 다운로드
- 카드사 홈페이지 or 인터넷뱅킹 → 법인카드 이용 내역 다운로드 (Excel)
- ERP 연동 기업은 자동 가져오기
2단계: 경비 분류
| 지출 내용 | 계정과목 | 부가세 공제 여부 |
|---|---|---|
| 사무용품·소모품 구입 | 소모품비 | 공제 가능 (세금계산서 아니어도 매입세액 공제) |
| 직원 식대 (회의·업무 관련) | 복리후생비 | 공제 가능 |
| 접대·거래처 식사 | 접대비(기업업무추진비) | 공제 불가 |
| 교통비 (택시·KTX 등) | 여비교통비 | 공제 가능 (단, 개인 통근 불가) |
| 주유비 (업무용 차량) | 차량유지비 | 공제 가능 |
| 개인 사용 | 가지급금 or 근로소득 | 공제 불가 |
3단계: 회계 처리 (청구 시)
(차) 계정과목(경비) 100,000
부가세대급금 10,000
(대) 미지급금-법인카드 110,0004단계: 청구서 납부 시
(차) 미지급금-법인카드 110,000
(대) 보통예금 110,000---
업무추진비(접대비) 한도
접대비(기업업무추진비)는 법인세법 제25조에 따라 손금 한도가 정해져 있어요.
| 기준 | 한도 |
|---|---|
| 기본 한도 | 1,200만 원/년 (중소기업 3,600만 원) |
| 수입금액 기준 추가 한도 | 100억 원 이하분 0.3%, 100억~500억 원분 0.2%, 500억 원 초과분 0.03% (구간별 누진 적용) |
| 건당 증빙 | 3만 원 초과 시 신용카드·세금계산서·현금영수증 의무 (경조사비는 20만 원) |
정확한 계산 순서와 예시는 기업업무추진비 한도 계산 문서에서 단계별로 확인할 수 있어요.
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개인 사용 발생 시
직원이 법인카드로 개인 지출(온라인쇼핑, 개인 식사 등) 시:
- 즉시 환수 요청 → 법인 통장으로 입금
- 미환수 시 → 가지급금으로 처리
- 연말까지 정리되지 않은 가지급금 → 인정상여: 사외유출 소득처분과 대표자 세금 처리 (근로소득세 추가 부과, 법인세법 시행령 제106조)
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부정 사용 방지
- 사용 알림 서비스 가입: 사용 즉시 담당자 SMS
- 사용 한도 설정: 업종별·시간대별 제한
- 정기 점검: 월 1회 전 임직원 사용 내역 대조
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세금계산서 수취 여부
법인카드로 결제해도 세금계산서를 별도 수취하는 경우:
- 일반과세자에게 카드로 결제하고 매출전표에 부가세가 따로 적혀 있으면 세금계산서 없이도 매입세액 공제를 받을 수 있어, 세금계산서를 따로 받을 필요는 없음
- 단, 세금계산서와 카드 결제가 중복되면 부가세 공제를 한 번만 받아야 함 (이중 공제 금지, 부가가치세법 제39조)
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Q1. 법인카드로 결제하고 세금계산서도 따로 받았어요. 매입세액공제를 두 번 받아도 되나요?
아니요. 같은 거래에 대해 카드 매출전표와 세금계산서를 둘 다 받았더라도 부가세 매입세액공제는 한 번만 가능해요. 세금계산서를 기준으로 회계처리했다면 카드 매출전표는 증빙 보관용으로만 남기고, 이중으로 공제받으면 나중에 가산세 대상이 될 수 있어요.
Q2. 직원이 개인 카드로 업무 경비를 냈는데 법인카드처럼 정산할 수 있나요?
네, 가능해요. 법인카드가 아니어도 지출결의서와 함께 신용카드매출전표·현금영수증 등 적격증빙을 첨부하면 경비로 인정받아 개인 계좌로 환급받을 수 있어요. 다만 접대성 경비는 법인카드 사용이 원칙이라 개인카드로 결제하면 손금 인정이 제한될 수 있어요.
Q3. 법인카드 한도를 초과해서 결제하면 어떻게 되나요?
설정된 한도를 넘으면 카드사에서 승인이 거절되거나, 사전에 등록된 예외 한도까지만 결제돼요. 부서별·직급별 한도를 미리 설정해 두고, 대량 구매처럼 한도를 넘길 상황은 사전 품의를 받아 임시로 한도를 조정하는 방식으로 관리하는 게 안전해요.
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자주 하는 실수
- 접대성 지출을 복리후생비 등 다른 계정과목으로 분류하는 경우예요. 거래처 접대 목적인데 회의비·복리후생비로 처리하면 세무조사 시 손금부인되고 가산세까지 붙을 수 있어요.
- 개인 사용분을 바로 환수하지 않고 방치하는 경우예요. 연말까지 정리되지 않은 가지급금은 인정상여로 처리돼서 예상하지 못한 근로소득세가 추가로 나올 수 있어요.
- 세금계산서와 카드 매출전표로 매입세액을 이중 공제받는 경우예요. 전표 발행과 회계 확인 절차가 분리돼 있으면 자주 발생하니, 정산 시 두 증빙을 대조하는 절차를 꼭 넣어야 해요.
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