출납 업무 실무 — 현금·통장 관리와 일일 마감 방법

출납 업무란?

출납(出納)은 현금과 통장의 입출금을 관리하고 기록하는 경리의 기본 업무예요. 매일 잔액을 확인하고 전표를 처리하며 자금 흐름을 투명하게 유지해요.

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일일 출납 업무 흐름

아침 (출근 직후)

1. 전일 마감 확인: 어제 처리한 내용 재검토
2. 통장 잔액 확인: 주요 계좌 잔액·입출금 조회
3. 당일 지출 예정 확인: 결제 예정 금액 파악 (어음·세금·급여 등)

오전 (업무 시간)

1. 입금 확인: 거래처 입금 여부 조회 → 분개 처리
2. 지출 처리: 인터넷뱅킹 이체·세금 납부·어음 결제
3. 영수증 수집: 법인카드·현금 영수증 취합

오후 (마감 전)

1. 현금 실사: 현금시재(현물 현금) vs 장부 잔액 대조
2. 통장 조회: 모든 계좌 거래 내역 확인·전표 작성
3. 일일 마감: 잔액 일치 확인 → 자금일보 작성

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소액 현금(Petty Cash) 운용

소액 현금이란?

• 매일 소액의 업무 경비(우편, 택배, 소모품 구입 등)를 현금으로 지출
• 보통 10~30만 원 수준 현금을 금고에 보관 (법적 기준이 아니라 회사 내규로 정하는 실무 관행이에요)

운용 방법 (정액법 권장)

1. 기초 현금 설정: 예) 20만 원 출금 후 금고 보관
2. 지출 시: 영수증 받고 지출 기록
3. 보충 시: 지출 영수증 합계만큼 다시 출금 → 항상 20만 원 유지

(차) 소액현금  200,000   ← 처음 금고 충전 시
    (대) 보통예금  200,000

(차) 소모품비   15,000   ← 소액 지출 정산 시
     우편비       5,000
    (대) 소액현금   20,000

(차) 소액현금   20,000   ← 보충 출금 시
    (대) 보통예금   20,000

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현금 실사 방법

현금 실물 부족 시:
(차) 현금과부족   5,000
    (대) 소액현금   5,000

원인 불명으로 결산 시:
(차) 잡손실  5,000
    (대) 현금과부족  5,000

현금과부족이 자주 반복된다면 사고나 착오가 구조적으로 생기고 있다는 신호예요. 소액현금 시고 전표처리를 참고해 원인을 단계별로 점검해 보세요.

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통장 잔액 확인·대사(Bank Reconciliation)

매일 할 일

• 주요 거래 통장 조회 (1일 1회 이상)
• 당일 입출금 내역 전표 처리
• 잔액 장부 기록

월말 대사

• 통장 거래 내역과 회계장부 비교
• 차이 발생 원인: 미청구 어음, 미수입 이자, 오기입 등
• 차이 조정 후 잔액 일치 확인

월말 대사를 단계별로 따라 하려면 통장 거래내역과 장부 대조 방법을 참고하세요.

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전표 처리 기본

전표 작성 필수 항목

• 날짜, 적요(거래 내용), 계정과목, 금액, 담당자 서명
• 증빙 첨부 (영수증·세금계산서·이체확인증)

전표 작성 방법을 항목별로 자세히 보려면 전표 작성 실무를 참고하세요.

전표·증빙 보관 기간

• 전표: 상법 제33조에 따라 5년간 보존해야 해요. 상업장부 자체는 같은 조문에 따라 10년 보존이 원칙이에요.
• 증빙서류(세금계산서·신용카드매출전표·현금영수증 등): 법인세법 제116조에 따라 법인세 신고기한이 지난 날부터 5년간 수취·보관해야 해요.
• 서류 종류별 정확한 기간·전자 보관 요건은 영수증 보관 의무 기간에서 확인해 주세요.

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출납 규정(내부 통제)

회계 담당자 혼자 출납을 전담하면 부정 위험이 높아져요. 최소한 아래 통제 장치를 마련해야 해요.

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자주 묻는 질문

Q1. 현금과부족이 계속 발생하면 어떻게 처리하나요?

일단 현금과부족 계정으로 임시 처리한 뒤 원인(거스름돈 착오, 영수증 누락 등)을 확인해요. 원인이 밝혀지면 해당 계정(소모품비 등)으로 대체하고, 결산 때까지 원인을 못 찾으면 잡손실(부족 시) 또는 잡이익(초과 시)으로 정리해요. 같은 유형의 차이가 반복되면 담당자 교체나 이중 확인 절차 도입을 검토하세요.

Q2. 전표와 증빙서류는 각각 얼마나 보관해야 하나요?

전표는 상법 제33조에 따라 5년, 상업장부는 같은 조문에 따라 10년 보관이 원칙이에요. 세금계산서·신용카드매출전표·현금영수증 같은 증빙서류는 법인세법 제116조에 따라 법인세 신고기한 경과일로부터 5년간 수취·보관해야 해요. 실무에서는 세법 기준보다 긴 상법 10년 기준에 맞춰 두는 경우가 많아요.

Q3. 소액현금 담당자는 반드시 따로 정해야 하나요?

직무 분리 원칙상 현금을 다루는 사람과 장부를 기록하는 사람은 분리하는 게 원칙이에요. 다만 인원이 적은 소규모 회사에서는 완전한 분리가 어려울 수 있어서, 그 경우엔 대표이사나 다른 담당자가 정기적으로 교차 확인하는 절차로 보완하는 게 좋아요.

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자주 하는 실수

1. 현금 실사를 월말에만 몰아서 하는 것 — 매일 확인해야 차이가 생긴 시점을 빨리 찾을 수 있어요. 월말까지 미루면 원인 추적이 어려워져요.
2. 증빙(영수증) 없이 소액현금을 지출 처리하는 것 — 나중에 세무조사나 감사에서 소명이 안 돼요. 영수증을 못 받았으면 지출결의서 등 대체 증빙이라도 남겨야 해요.
3. 출납 담당자 한 명이 보관·기록·승인을 모두 전담하는 것 — 이중 서명·직무 분리 같은 최소한의 내부 통제 장치 없이 방치하면 부정 위험이 커져요.

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